Én blir pappa, en annen mister mamma, og en skal endelig realisere den geniale forretningsidéen, og tar sats. Men det som er én kritisk øvelse for brukeren, lander for ofte i en offentlig stafett med mange etapper og svake vekslinger mellom etatene.
Forventningene til flere sammenhengende digitale tjenester i samfunnet er store. Og potensialet er enormt. Men bedre sammenheng og enkelhet for brukeren betyr som oftest økt kompleksitet «under panseret» for virksomhetene som står bak løsningene. Komplekse løsninger på tvers stiller krav til samarbeidsformen både innad i, og mellom, virksomheter. Utvikling av enkle og sammenhengende digitale tjenester er multisport for utøverne, med flere kompliserte øvelser samtidig.
I programmet Nye Altinn trener vi på smidige vekslinger, både mellom virksomheter og mellom fagdisipliner. Vi er i mål når det ser lett ut, og er lett. For brukeren, først og fremst, men nye Altinn skal også gjøre det enklere å utvikle offentlige digitale tjenester - som henger sammen.
Utvikling av enkle og sammenhengende digitale tjenester er multisport for utøverne, med flere kompliserte øvelser samtidig.
Helhet krever samarbeid
I Nye Altinn jobber vi daglig med balansegangen mellom helhet og særpreg, styring og autonomi, smidighet og planmessighet.
Uten at du som bruker skal merke det, samarbeider Digdir med Skatteetaten, Brønnøysundregistrene, Statistisk Sentralbyrå (SSB) og cirka 70 andre virksomheter for å modernisere Altinn og re-etablere og levere cirka 900 brukertjenester på ny plattform. Og det gjør vi med en tidsfrist som ikke kan endres: I juni neste år slukker vi lyset i gamle Altinn. Innen da MÅ vi være i mål, for fristen er endelig.
Gjennom arbeidet med Nye Altinn får Digdir viktig erfaring med koordineringsansvar for store, tverretatlige satsninger. Det finnes ikke en ferdig oppskrift for hvordan man lykkes med det. Styringsmodell og samarbeidsform må tilpasses kompleksiteten i oppgavene som skal løses, og mengden og typen aktører som er involvert.
Men vi tror det finnes noen forutsetninger for arbeidet som gjelder alle, der stikkordene er felles forståelse, samarbeid og smidighet.
I Nye Altinn jobber vi daglig med balansegangen mellom helhet og særpreg, styring og autonomi, smidighet og planmessighet.
Felles forståelse
Når en ny løsning krever innsats fra flere virksomheter, og kanskje også at virksomhetene må jobbe på nye måter, må alle ha en felles forståelse av hvor de skal (målet), hvorfor de skal dit (nytten) og hvilke rammer som gjelder for oppgaven som skal løses.
For arbeidet med Nye Altinn ble dette fastsatt gjennom et felles mandat som ble utformet i samarbeid mellom de sterkest berørte virksomhetene. Formelt er mandatet besluttet av de tre departementene som har ansvar for etatene i satsningen, og uttrykker felles forståelse på departementsnivå. Det sikrer koordinert styring av etatene. På grunnlag av mandatet har hver virksomhet tatt ansvar for å forankre forståelsen videre til intern ledelse og relevante fagmiljø i sine organisasjoner.
I produktutviklingen må felles forståelse av brukernes behov ligge til grunn både for funksjonelle valg og for prioriteringer. Når flere systemer skal integreres eller bygges på hverandre for å skape sammenheng for brukeren, må alle teamene ha blikk for gjensidige avhengigheter, og hva som er mest kritisk. Alle må se utover eget team og egen virksomhet, for at alle skal komme i mål.
Hva er program Nye Altinn?
- Det er Digdir som har ansvar for å bygge og klargjøre en ny utgave av Altinn. Men omtrent 75 små og store tjenesteeiere må tilpasse til sammen rundt 900 tjenester til ny plattform.
- De tre etatene som har flest tjenester i Altinn er Skatteetaten, Statistisk sentralbyrå og Brønnøysundregistrene. Hos disse kreves det så omfattende endringer og tilpasninger at de har etablert egne, store prosjekter som jobber med å klargjøre tjenestene og reetablere dem.
- Framdriften i disse tre prosjektene og Digdirs Altinn-prosjekt er i stor grad gjensidig avhengige av hverandre, og tiden fram til lyset må slukkes i dagens Altinn-løsning er kort. Derfor er arbeidet i de fire prosjektene organisert som et koordinerende program – ledet av Digdir.
Vi ser hvordan tett samarbeid med åpen og konstruktiv dialog mellom produktteamene på tvers av virksomhetene er avgjørende i utviklingen av løsninger som skal henge sammen. Problemer løses på lavest mulig nivå, med definerte toleransegrenser for hvem som beslutter hva, og for når problemstillinger skal løftes.
Når flere virksomheter skal samarbeide om en tjeneste, er det også viktig med felles forståelse av ansvarsdelingen. Hvilken virksomhet har ansvar for informasjon og support mot brukerne av tjenesten? Eller for prosessene rundt melding og retting av feil?
Alle teamene må ha blikk for gjensidige avhengigheter, og hva som er mest kritisk. Alle må se utover eget team og egen virksomhet, for at alle skal komme i mål.
Samarbeid
Felles forståelse oppnås ikke basert på antagelser om hverandre. Vi må jobbe sammen.
Nye Altinn har en stram tidslinje, og teamene som har tekniske og funksjonelle avhengigheter til hverandre, møtes hyppig. Samarbeidet begrenser hvor autonom det er mulig å være innenfor et enkelt produktteam, men gir teamene store muligheter i hva de kan løse sammen. En taktisk koordinerende tverretatlig gruppe møtes cirka månedlig og rapporterer til en felles ledergruppe på tvers av etatene (i vårt tilfelle et programstyre).
Vi forsøker å holde de administrative og koordinerende oppgavene som følger av den tverretatlige samstyringen, på et minimum. Programnivået er tynt bemannet i forhold til hvor stor satsningen Nye Altinn er. De områdene vi ser at vi særlig må samordne, er risikostyring, avhengigheter og kriterier for prioritering.
Koordinerte budsjettprosesser mot departementene har også vært viktig. Med unntak av en reserve som vi styrer fra programnivå, tildeles hver etat i programmet midler direkte fra sitt departement. Tildelingene gjøres på grunnlag av én samlet investeringsbeslutning i Stortinget, der etatene samarbeidet om et felles beslutningsgrunnlag. Et tverrdepartementalt koordineringsforum får et par ganger i halvåret samlet informasjon om status. Det bidrar til helhetsforståelsen i departementene for hvordan vi samarbeider om å følge opp den samlede investeringsbeslutningen.
Sammenhengende løsninger krever også kontinuerlig samarbeid på tvers av fagområder. Problemstillingene er uoversiktlige, og løsningene er sammensatte. Tekniske, juridiske og kommunikasjonsfaglige ressurser må samarbeide om å nå dem.
Smidig i alle ledd
Nei, vi snakker ikke om artrose, men om behovet for en smidig arbeidsmetodikk på alle nivåer i satsningen.
Smidig produktutvikling: Smidig produktutvikling må legge felles forståelse av brukerbehovene til grunn, og ha fokus på helheten. Gjennomføringen må dessuten være planmessig nok til å holde nødvendig marsjtakt.
Smidig ledelse: Også ledelsen som setter felles mål og prioriteringer, og styrer rammene og retningen for gjennomføringen, må evne å lede smidig. Det betyr at både etatene og departementene må akseptere at ikke alt er bestemt fra start, og tåle å justere både planer og strategier etter erfaringer underveis. Kanskje uvant, men nødvendig.
I arbeidet med Nye Altinn erfarer vi hele veien at smidig utvikling utfordrer hvordan vi jobber med endringsledelse og kommunikasjon.
Smidig kommunikasjon: I arbeidet med Nye Altinn erfarer vi hele veien at smidig utvikling utfordrer hvordan vi jobber med endringsledelse og kommunikasjon. Rekkefølge og prioritering av budskap og tiltak må løpende tilpasses endringer i den tekniske framdriften og nye eller endrede behov hos de samarbeidende etatene og hos sluttbrukerne. Samtidig gjør avhengigheter mellom virksomhetene at vi må legge til rette for hverandre og være forutsigbare. Det betyr at vi må klare å gi et minimum av informasjon på et tidligst mulig tidspunkt, skape forståelse for at alt ikke er spesifisert i forkant, gi forutsigbarhet ved å beskrive tidsspennet for når brukerne må gjøre noe, og komme med oppdateringer etter hvert som vi kan bli mer konkrete.
I tillegg til nye tekniske løsninger må sluttbrukerne også få god informasjon og veiledning om når og hvordan de skal ta tjenestene i bruk. Vi kan ikke på et tidlig tidspunkt fortelle hvordan alt blir når vi utvikler smidig, men hvis den nye løsningen krever at noen må gjøre ting på nye måter, må de få informasjon tidligst mulig.
Premie til alle ved målgang
Mye av dette kan virke som sunn fornuft, men er likevel enklere sagt enn gjort.
Eller løpt.
Målstreken for Nye Altinn ligger et drøyt år fram i tid. Vi vet hvor vi skal, og vet hva som gjelder på oppløpssiden: klar kommunikasjon, koordinerte vekslinger, og å holde balansen. Når Nye Altinn kommer i mål, har alle vunnet:
Digdir og virksomhetene i programmet vinner verdifull erfaring med smidige, tverretatlige satsninger, som det vil bli bruk for framover.
Virksomheter som bygger ulike tjenester med Altinn, premieres med en sikrere, mer fleksibel og brukervennlig plattform å lage løsninger for innbyggere og næringsliv på.
Samfunnet nyter godt av at Nye Altinn vil bidra til økt digitaliseringstakt, effektivisering og bedre utnyttelse av offentlige ressurser i en økonomisk krevende tid for Norge.
Og han som mistet mamma, hun med forretningsideen og den nybakte faren skal oftere få hjelpen de trenger, uten å bli kastet ut i en stafett med alt for mange etapper i møte med offentlige tjenester.
Hvorfor et nytt Altinn?
- Dagens Altinn er over 20 år. Teknologien plattformen er bygd på er gått ut på dato, og fyller ikke nødvendige krav til sikkerhet, personvern, universell utforming og stabilitet.
- I tillegg vil nye Altinn i enda større grad enn før bidra til økt digitaliseringstakt, større samfunnsøkonomisk gevinst av digitaliseringen og bedre, mer tilgjengelige og mer sammenhengende tjenester for innbyggerne.