I 2022 fant Skatteetaten og Brønnøysundregistrene ut at de hadde et behov for å videreutvikle sine interne begrepskataloger. I samarbeid med Digdir er virksomhetsintern begrepskatalog videreutviklet på data.norge.no (Felles datakatalog), og dekker nå interne virksomhetsbehov. Et godt eksempel på samarbeid på tvers!
Hva er en begrepskatalog?
En begrepskatalog er en samling med definisjoner av begreper som brukes i en organisasjon eller innenfor et fagområde. Den skal gi en felles forståelse av begrepene og deres betydning. Målet er å unngå feilinformasjon og misforståelser.
Bakgrunnen for samarbeidsprosjektet var et behov for å videreutvikle den eksisterende begrepskatalogen som ble lansert i 2019. Skatteetaten og Brønnøysundregistrene oppdaget at de hadde mange av de samme behovene, og sammen gikk de gjennom hvilke funksjoner de savnet.
– Vi satte oss ned sammen med Skatteetaten våren 2022, og fant raskt ut at vi hadde mange felles behov internt, sier Synne Solbakken som jobber med informasjonsforvaltning i Brønnøysundregistrene.
Noen av de helt nødvendige behovene var API med alle begrep, endringsforslag, endringslogg, filtrering og søk, kommentarfunksjon, merkelapper, mulighet for virksomhetsinterne kodelister, tilgangskontroll og roller, tildeling av begrep, statuser og publiseringstilstand, samt virksomhetsspesifikt design.
Data.norge.no
Med bakgrunn i de felles behovene kontaktet de Digdir for å se på mulighetene til å videreutvikle begrepskatalogen som ligger på data.norge.no.
– Vi ønsket å samarbeide med Digdir for å støtte opp under felles offentlig forvaltning. Det er flott med et samarbeid mellom aktører som forholder seg til samme standard og som har lignende behov.
Ønsket resultat var en katalog som støtter både Brønnøysundregistrene og Skatteetaten sine behov for begrepskatalog-verktøy til intern bruk. Ved å lykkes med dette kan alle virksomheter, både offentlige og private, også ta i bruk felles begrepskatalog.
– For å utvikle denne løsningen har vi lagt vekt på både funksjonalitet og det tekniske. I motsetning til tidligere, er denne utviklet som en fullverdig løsning for begrepsarbeid, i stedet for en minimumsløsning, sier Kjersti Steien, produkteier for data.norge.no.
Hva er nytt?
Begrepskatalogen støtter de begrepsprosessene virksomhetene har internt. Alle ansatte kan være med på begrepsarbeidet ved å definere nye begrep, foreslå endringer og oversette. Alle kan melde inn ønsker om endringer, men noen få sitter på kontrollen på hva som godtas og implementeres i katalogen.
– På sikt ser vi for oss at et slikt verktøy, som støtter versjonering og endringsforslag, legger til rette for bedre samarbeid på tvers. I tillegg til deling av data gjennom mer stabile begrepsbeskrivelser, sier Solbakken.
Det er også mulig å få opp historikk, slik at en kan se hvilke endringer som er gjort tidligere.
– Det er dessuten opprettet et internt API som er beskyttet av Maskinporten. Dette kan hver virksomhet bruke for å ta i bruk begrepene i sine systemer, slik at de blir gjenbrukt. Det skaper blant annet muligheter til for eksempel tjenester som bygges i Altinn Studio, sier Steien.
Slik fungerer begrepskatalogen
Virksomheter som har et eierskap til begreper kan, ved å publisere begrepsbeskrivelser på data.norge.no, synliggjøre sin forståelse av begrepet slik at andre virksomheter kan gjenbruke begrepsbeskrivelsen i stedet for å lage egne.
– Når begrepsbeskrivelsene er publisert, vil vi få bedre forståelse av hvordan hver virksomhet definerer begrepene de bruker, og kunne samkjøre definisjonene på tvers av offentlig sektor. Når vi vet hva hverandre mener med begrepene vi bruker, får vi et bedre utgangspunkt for samarbeid på tvers, sier Steien.
Livshendelsen Dødsfall og arv har et økt fokus på å kartlegge og samordne begrep, og jobber med å få begrepene sine inn i katalogen.
– I tillegg får vi også flere henvendelser utenfra fra virksomheter som ønsker å komme videre med begrepsarbeidet internt og å dele begrep med andre. Med alle disse forbedringene håper vi det skal bli lavere terskel for å ta i bruk denne løsningen, sier Steien.
Felles designsystem
Katalogen er bygget opp på felles designsystem, en verktøykasse med grunnleggende designelementer, UI-komponenter og mønstre for å lage brukervennlige digitale tjenester på tvers av løsninger. Formålet med felles designsystem er å bidra til mer helhetlige brukeropplevelser på tvers av offentlig sektor.
– Designsystemet er åpent for alle og kan tas i bruk uten å inngå noen formaliserte avtaler. Systemet gir raskere utvikling av tjenester og enklere etterlevelse av universell utforming. Å bygge begrepskatalogen på felles designsystem har gjort utviklingsjobben mye enklere for oss, sier Steien.
Samarbeid gir økt kvalitet
Ved å samarbeide om å løse felles behov, kan offentlig sektor både få mer ut av ressursene sine og øke kvaliteten i arbeidet som gjøres.
– Dette samarbeidet har i stor grad økt kvaliteten på rammeverket vårt, ved at vi har fått innsikt i behov og praksis utenfor Brønnøysundregistrene, sier Solbakken.
Samarbeidet om å videreutvikle begrepskatalogen og utviklingen av et felles designsystem for offentlig sektor er gode eksempler på dette.
– Slike eksempler på samarbeid på tvers av etater tvinger seg fram, til vår store glede. Vi jobber med åpen kildekode, blant annet for å være transparente og åpne for slike samarbeidsprosjekter.
Bildet viser hvordan Skatteetaten og Digitaliseringsdirektoratet definerer begrepet «samboer».
Ordet «begrep» har flere ulike definisjoner. Her er fire av dem.