Ny rapport om "Orden i eget hus"

Forsterkning og tydeliggjøring av gjeldende anbefalinger

Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) har gjennomført oppdrag 7 fra tidligere Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) som angitt i supplerende tildelingsbrev nr. 1. Oppdraget innebar å vurdere om anbefalingene om "orden i eget hus" bør tydeliggjøres og forsterkes på bakgrunn av at mange i dag ikke er kommet i gang med arbeidet. Arbeidsgruppen valgte å utvide oppdraget ved å utføre en bred årsaksanalyse. Resultatet er en rapport som identifiserer fem hovedutfordringer og tre tiltaksforslag for å fremme orden i eget hus i forvaltningen. Rapporten i sin helhet ligger vedlagt nederst i denne saken.

Utfordringer og tiltak

Siden 2015 har orden i eget hus blitt fremmet som et viktig virkemiddel i digitaliseringspolitikken. Digitaliseringsrundskrivet har siden 2016 pålagt statlige virksomheter å ha oversikt over egne data. Til tross for dette har forvaltningen i liten grad lykkes med å iverksette orden i eget hus, og mange virksomheter sliter med å komme i gang. Rapporten peker på fem hovedårsaker til disse utfordringene:

1. Uklart hva "orden i eget hus" betyr og hva det innebærer
2. Mangel på insentiver
3. Mangel på konsekvenser og oppfølging
4. Orden i eget hus alene løser ikke problemet
5. Lav databevissthet og tidkrevende modningsarbeid

Arbeidsgruppen har vurdert orden i eget hus som et positivt virkemiddel for virksomheter som ser verdien av og har ressurser til å følge opp arbeidet. Som et nasjonalt virkemiddel for å fremme økt deling og bruk av data, er imidlertid rammene ikke godt nok tilrettelagt for at orden i eget hus skal ha tilstrekkelig effekt. Derfor anbefaler arbeidsgruppen å endre tilnærmingen fra et mengdemål (massekartlegging og dokumentering av alle data) til et behovsbasert mål (dokumentering og deling av viktige, etterspurte data).

Rapporten presenterer tre tiltaksforslag for å forbedre situasjonen:

1. Snevre inn og spisse orden i eget hus-konseptet:
   1. Prioriter data med verdi for andre.
   2. Reduser mengden data som må dokumenteres.
   3. Forenkle prosessen i veilederen til kun de viktigste aktivitetene.
   • Effekt: Lavere terskel for å skape orden i eget hus.
2. Skape strukturerte samhandlingsarenaer for identifisering av databehov:
   1. Opprett samhandlingsarenaer som kobler datatilbydere og -konsumenter. Dataene som identifiseres skal dokumenteres i Felles datakatalog.
   2. Ta utgangspunkt i eksisterende samarbeid som f.eks. Digi-nettverkene i kommunesektoren og livshendelsene.
   3. Utrede videre hvordan samarbeidet skal fungere.
   • Effekt: Orden i eget hus basert på konkrete databehov.
3. Tettere oppfølging av orden i eget hus:
   1. Krav om rapportering av dokumentert dataoversikt.
   2. Tilpass rapporteringen etter samarbeidene og databehovene i tiltaksforslag 2.
   3. Utrede videre hvordan rapporteringen skal fungere.
   • Effekt: Økt verdi av orden i eget hus ved å koble rapportering til etterspurt data.
     

Samlet er tiltakene i rapporten et forsøk på å gjøre orden i eget hus mer tilgjengelig og overkommelig, og ikke minst peke på andre virkemidler som kan få fart på deling og bruk av data.

Digdir og arbeidsgruppen vil følge opp tiltakene sammen med relevante aktører. Tiltakene må justeres og utvikles etter hvert som de testes ut.

Tilbakemeldinger kan sendes til informasjonsforvaltning@digdir.no

Dersom du ønsker å lese rapporten i sin helhet, ber vi deg ta kontakt med Christiane Andrea Frölich for å få denne tilsendt (kontaktinformasjon ligger lengre ned).