Les transkripsjon av podkasten.
ARE:
Ja, 2020 ble året for digitale møter og konferanser. Hva bør du tenke på dersom du skal arrangere en digital konferanse? Det skal vi snakke om i denne podkasten fra Digitaliseringsdirektoratet.
ARE:
Velkommen. Jeg heter Are Kvistad, og i dag skal det altså handle om å arrangere digitale konferanser. Med meg har jeg to gode kolleger, seniorrådgiver Linda Johansen og seksjonssjef Nina Munthe Olsen, som begge har fått krasjkurs i hvordan man arrangerer digitale konferanser i året som har gått. Og de er nok ikke alene om det. Saken er at de mer enn gjerne deler sine erfaringer fra året som er gått. Men først, Nina, hvis vi stikker fingeren i jorda, trenger vi egentlig disse digitale konferansene? Har vi ikke fått nok av å sitte foran skjermen nå?
NINA:
Jo, Are, jeg tror nok det er mange som har den følelsen av at det har vært altfor mye tid hjemme, alene, og med lite sosialt og faglig, som er viktig i jobbsammenheng. Men samtidig ser vi jo at koronaen, den er ikke over, så vi må nok regne med at det blir digitale konferanser også i årene som kommer, og ihvertfall neste år. Så tenker jeg jo at det er en del fordeler også, med å kunne gjennomføre konferanser digitalt. Man sparer jo både tid og penger, og vi ser jo for egen del at vi har fått med oss veldig mange flere på våre konferanser når vi nå har gjennomført digitalt, og det budskapet vi har, det synes vi er så viktig at vi liker jo å ha veldig mange med oss. Så dette er noe vi kommer til å fortsette med.
ARE:
Ja. Nå kan vi vel ikke påberope oss at Digdir er eksperter på digitale konferanser, men vi har faktisk arrangert et par skikkelig store konferanser det her året.
NINA:
Ja, det har vi. Vi hadde jo Digitaliseringskonferansen tjuefemte august, en veldig proff og gjennomført konferanse, og så hadde vi Brukerrådet åttende og niende september. Dette var heldigitale arrangementer. og vi nådde nesten fire tusen deltagere. Så det er jo en ganske ... Det er jo veldig mange flere enn det vi tidligere har hatt på fysiske konferanser. Så har vi jo tatt i bruk digitale arenaer på flere områder, for eksempel arrangerer vi jevnlig informasjonsmøter om det temaet som går på informasjonsforvaltning, og det har blitt en stor suksess. Kan også nevne at da vi åpnet Nasjonalt ressurssenter for deling av data, skjedde det digitalt. Da hadde vi også med oss digitaliseringsministeren, og dette ble i tillegg streamet. Det tenker også er en bra ting med digitale konferanser, at de blir gjerne streamet, og det gjør at du ikke nødvendigvis må være tilgjengelig akkurat den dagen på det stedet, for du kan ta det frem igjen og se det når det passer for deg.
ARE:
Nettopp. Du var inne på det her, men vi når mange flere enn til vanlig ved å gjennomføre digitale arrangement. Hvordan har deltagelsen vært i forhold til den tradisjonelle måten å gjennomføre konferanser på?
NINA:
Da tenker jeg at jeg vil lenke det mot Brukerrådet vårt. I 2019 hadde vi «all time high» deltagere på vårt fysiske Brukerråd på Lillehammer, da var vi tre hundre deltagere. Og vi var jo helt over oss av begeistring da vi så påmeldingen i år på den digitale konferansen, hvor det var nesten tusen påmeldte. Vi så at underveis da vi gjennomførte den, hadde vi nesten nitten hundre som streamet konferansen. Og sytti prosent svarte at de ikke hadde deltatt tidligere.
ARE:
Ja, så det var mange ekstra som ble med.
NINA:
Veldig mange flere. Og som sagt, det er veldig viktig for oss å nå ut med vårt budskap om de digitale fellesløsningene som skal forenkle, forbedre og fornye offentlig sektor. Så når vi når ut til nitten hundre, er det mange som får med seg det gode og glade budskap.
ARE:
Men nå sa jeg i stad her at vi er ikke eksperter på dette, men hvorfor mener du at det er en rolle vi som et direktorat kan ta, at vi faktisk deler erfaringer om digitale konferanser? For det er jo andre aktører som er flinkere og mer profesjonelle på det her?
NINA:
Men det viser jo bare at man trenger ikke å ha et stort apparat rundt seg sånn som kanskje store konsern og store private virksomheter. Man kan få dette til ved å ikke ha altfor mye penger og altfor mye erfaring. Og så tenker jeg at det kan være nyttig for oss å gå ut med hvordan vi har jobbet med å få til disse konferansene, som helt klart jeg tenker også er mulig for andre å få til, også mindre kommuner.
ARE:
Nettopp. For vi er jo en statlig etat, og da ligger det litt i kortene at vi står i en annen stilling til å faktisk dele erfaringer med store og små aktører rundt oss. Men så er det vel ... Det er vel heller ingen tvil om at det er ikke gratis å gå digitalt?
NINA:
Det er ikke gratis, men det er klart at for oss, når det gjelder å arrangere Brukerrådet, har det vært et arrangement vi ikke skal tjene penger på. Sånn at når vi har arrangert dette fysisk, har det vært etter selvkost-prinsippet, og når vi nå gjennomførte det digitalt, så var vi helt klare på at dette skal være gratis. Når det gjelder andre arrangement vi også har hatt, sånn som Digitaliseringskonferansen, der var det jo en liten egenandel, men samtidig er det jo en lav kostnad i forhold til det å skulle delta fysisk.
ARE:
Så er det sånn at ikke alt går på skinner selv om man legger ned timer i planlegging og forberedelser. For eksempel den tekniske plattformen som skulle brukes på Digitaliseringskonferansen i august, den brøt vel sammen, gjorde den ikke det?
NINA:
Det gjorde den, og sånn sett ... Det er jo kanskje feil å si det da, vi var jo glad for at det var noen som skulle gå opp det løpet før oss. Digitaliseringskonferansen brukte jo denne løsningen tjuefemte august, og vi skulle da åttende og niende, og den brøt sammen. Det er da en viktig læring å ha en backupløsning, og det hadde vi. Da fikk vi effektivt opp alle deltagerne over på denne reserveplattformen vår, og fikk allikevel gjennomført en flott konferanse. Vi fikk gjort det vi hadde bestemt oss for, som var å fortelle historien om pandemien som satte fart på digitalisering av Norge. Og så tror jeg også at det er en sånn ... ute blant folk, en aksept for at det kan gå galt når det er digitalt. Det kjenner vi til fra jobben også, at det er ikke alt som går smertefritt, nødvendigvis, så jeg tenker at det er en ganske høy terskel for at noe kan gå galt. Jeg tror ikke man skal være så redd for det, det må ikke stoppe en i å arrangere en digital konferanse ihvertfall.
ARE:
Redundans og backupløsninger er så viktig, også i den her sammenhengen. Vi skal høre litt med Linda, men først, Nina, hvis vi fordyper oss litt mer i Brukerrådet som case her, som gikk av stabelen i september, og som dere først og fremst jobbet med. Der gikk det meste etter planen, men kan du først si litt om hva ... Hva er Brukerrådet for et slags forum?
NINA:
Brukerrådet er en veldig viktig arena for oss. Dette er vårt viktigste møtepunkt med kundene våre, de virksomhetene som bruker løsningen, og da vil jeg bare få skyte inn og si at nå er det over tusen som bruker én eller flere av våre løsninger. Så her får vi muligheten til å fortelle om løsningene våre, hva slags planer vi har, og vi har også da muligheten til å kunne få innspill fra brukerne, fra kundene, på forbedringer og ønsker for nyutvikling. Det er derfor vi bruker ordet råd, det er en bevisst bruk av det, at det ikke er en konferanse, men et brukerråd.
ARE:
Og vi skal komme tilbake til det med dialog med deltagerne. Linda, koronaen kom. Hvordan var det å skulle forkaste de planene dere hadde startet på i fjor, for så å gå over på en digital løsning?
LINDA:
Det var jo ... Som resten av Norge, måtte vi også tenke annerledes og helt nytt. Det var vel allerede i midten av april vi bestemte oss for at årets Brukerråd skulle være heldigitalt. Bakgrunnen for det av at vi visste ikke hvordan verden ville se ut i september, det var langt frem og, ja ... hvor mange kunne vi egentlig møtes hvis vi var fysisk nære? Så da bestemte vi oss for å gå heldigitalt. Så ble veien litt til mens vi gikk, da. Det å avholde en digital konferanse ligner litt på en ... Det blir som en mini TV-produksjon, og det var jo helt nytt for oss. Så det var en bratt læringskurve, men også utrolig spennende å få jobbe med.
ARE:
Dere engasjerte jo et eksternt byrå for å hjelpe til med arrangementet. Hvorfor valgte dere egentlig det?
LINDA:
Vårt hovedfokus er selvfølgelig at det faglige innholdet skal være bra, og det er det vi skal fokusere på. Men det er klart at det var viktig òg at det ble gjennomført på en teknisk og bra måte, og i og med at dette var helt nytt for oss, innså vi at det var viktig at vi fikk hjelp med det tekniske og det praktiske. Da var vi blant annet nødt til å finne et egnet lokale som kunne fungere som studio, og ha tekniske ressurser som kunne styre lyd, lys, kamera. Vi trengte også en plattform å kjøre sendingen slik at det skulle nå ut til de som skulle se, og at det var enkelt for de å følge denne sendingen.
ARE:
Du sier plattform, da tenker du den nettsiden, det stedet man går som deltager for å følge konferansen?
LINDA:
Ja. Vi var også veldig glade for at vi hadde leid inn en dedikert produsent gjennom disse to dagene, som var vant til å jobbe med sånne typer produksjoner, og som sånn sett og var bindeleddet mellom oss og det som foregikk bak kamera, og de som styrte lyden og lyset.
ARE:
Nettopp. Jeg har jo bedt deg om å sette opp noen gode råd til lytterne her, dersom noen av dem som følger den her podkasten vurderer å arrangere en digital konferanse selv. Hva tenker du er råd nummer én?
LINDA:
Ja, det er mye som skal tenkes på. Det første jeg tenker på er rett og slett å lage gode, detaljerte planer. Det er mange detaljer som skal være på plass, og for å kunne kjøre sømløst. Det gjelder alt fra innholdet i programmet, lengden på de enkelte innslagene, pauser, hvor dere skal avvikle, om det skal kjøres opptak eller om det skal gå live. Og selvfølgelig, som vi snakket om, plattformen. Hva egner seg best for å nå ut til de som skal se det? Også er det veldig viktig med en dedikert kjøreplan, sånn at du vet alt, når det skal skje, og den må faktisk være ned på sekundnivå.
ARE:
Akkurat. Så du har egentlig fått ... Du har «svart belte» i å lage kjøreplaner og sjekklister?
LINDA:
Ja, jeg har ganske god erfaring med det nå ja.
ARE:
Ja, råd nummer to da?
LINDA:
Da tenker jeg at det kan være greit å finne en god samarbeidspartner. Nå har jo vi fått litt erfaring med å kjøre digitale events og konferanser, og det er en del byråer som har fått god erfaring på det, også studioer der ute. Og dette med å ha med en produsent, det kan være vel verdt den investeringen.
ARE:
Ja, nettopp. Et tredje råd?
LINDA:
Sørg for å ha mat og drikke tilgjengelig. En sånn avvikling kan ta tid. Vi er enkle, vi trenger mat og drikke for å duge. Da vi kjørte Brukerrådet, hadde vi sørget for nok kaffe og litt søtt å bite i, for oss som var til stede i studio, de som jobbet der. Men vi så jo det at ... vi fikk en liten tilbakemelding på det, at vi kunne kanskje supplere litt mer næringsrik mat.
ARE:
Ja, rett og slett fordi det kan bli mye venting og mange timers arbeid i strekk?
LINDA:
Absolutt. Vi glemmer ikke det til neste år.
ARE:
Nei, nettopp. Men det er viktig det, uten mat og drikke og så videre. Vi var så vidt inne på det tidligere, men et viktig poeng med konferanser og forum, det er jo dialogen med deltagerene. Brukerrådet er et godt eksempel på det, at man ønsker engasjement og innspill og spørsmål fra deltagerne for å bidra til at produktene som direktoratet leverer blir bedre. Men i en sånn setting der det er muligheten for å stille spørsmål, hvordan løser man det egentlig?
LINDA:
Som Nina var inne på, er jo Brukerrådet ... Det er viktig for oss å ha dialog. Det skal ikke bare være enveiskommunikasjon. Så der vi nødt til å finne en løsning, og det er klart at det blir jo ikke som på en fysisk konferanse der du får både den formelle praten, og kanskje den mer uformelle praten over en kaffekopp. Så det var viktig for oss da vi valgte løsning, at vi hadde en god chatløsning der deltagerne kunne stille oss spørsmål, og der de også kunne få svar underveis. Vi satt opp det, og underveis under sendingen på dag to, var våre flinke fagfolk rigget til å svare på de spørsmålene som kom inn.
ARE:
Så det er ikke bare de som holder innlegg og foredrag som skal svare, men dere satt faktisk opp en stab med fagfolk i bakhånd som fulgte chat’en og utarbeidet gode svar?
LINDA:
Ja, det stemmer.
ARE:
Hvor lang kan en digital konferanse være? Det er vel litt som å spørre hvor mange runder er det rundt Bislett - men det kan jo være slitsomt å sitte i flere stive timer foran en skjerm. Hva tenker dere om det?
LINDA:
Det var et tema som var stadig gjentagende under planleggingen. Målet vårt var at de skulle følge hele sendingen, selvfølgelig, og så hadde vi det her med at vi tidligere hadde for vane å arrangere to dager. Det holdt vi på, selv om vi skulle kjøre det digitalt, så ville vi kjøre det på to dager. Da bestemte vi oss for at dag én, det var på vel to timer. Dette her med å ikke ha et for langt program, og det er også med fare for å miste seere underveis. Dag to var noe lenger, den var vel fire timer og tjue minutter. Men det som var viktig for oss var at alle som skulle delta med innhold, de ble utfordret med henhold til tid, og vi var ganske strenge på taletid til sammenligning med hvordan vi er på en vanlig fysisk konferanse.
ARE:
Men kunne dere se på streamingsloggen om folk falt av ut over dagen?
LINDA:
Ikke på den løsningen vi hadde nå i år, men det er en ting som er viktig for oss nå som vi skal ha flere andre konferanser. At vi har muligheten til å se hvor folk kommer inn, og hvor de eventuelt ramler ut.
NINA:
Og så er det jo klart at den del to, eller dag to da, den var mer lagt opp til at de ikke nødvendigvis hadde samme målgruppe gjennom hele dagen. Der gikk vi jo gjennom de ulike produktene, og vi vet jo at det er litt ulikt hva de der ute er opptatt av. Bare sånn som dag én, hvor målgruppen var alle. Så klart, da var det jo en tanke å ha det litt kortere.
ARE:
Så deltagerne kan shoppe litt?
NINA:
Ja, jeg tenker òg det, og det er jo det som også er bra her, at vi tar det opp, så man har mulighet til å se det i etterkant.
ARE:
Det tenkte jeg å spørre om. Hva er det som ... Altså, etterbruken av de her opptakene, er det mange som etterspør det?
LINDA:
Ja, det er det jo. Som Nina sier, det er forskjellige interessefelt der ute. For oss er det viktig å gjøre opptak, og vi vil gjøre de tilgjengelig etter en gjennomføring. Vi vet, som Nina var inne på, at det er ikke alle som har anledning til å være til stede eller se det den dagen det går live. Da er det viktig at vi kan henvise inn til samarbeidsportalen vår, sånn at de kan se det igjen, enten det er hele sendingen eller de ønsker å se deler av sendingen, som kanskje er det de har interesse for, akkurat det de ønsker.
ARE:
Hvordan er det praktiske rundt å dele opp opptak og publisere?
LINDA:
Vi gjorde opptak av hele sendingen, og så ble det opptaket tekstet, og det er viktig, for det skal tilfredsstille kravene til universell utforming. Det er et krav når du skal publisere videoer på nett. Opptaket ble så lastet opp på Vimeo-kontoen vår, og så kan man da via nettleser se den tekstede sendingen. Der kan de gå inn på vår samarbeidsportal, samarbeid.digdir.no, der finner du lenke til opptakene.
NINA:
Det er jo det jeg tenker også med å gjennomføre digitalt, det blir jo mer fleksibelt, både for de som ser på, og ikke minst når vi skal lage det. Det gjør jo at vi kan ... Nå kombinerte vi både med live og med opptak, og det er klart at det er ikke alle foredragsholdere som nødvendigvis har tid og mulighet til å være til stede akkurat den dagen. Da kan man gjøre opptak. Blant annet hadde vi lyst til å ha med oss statsråden, men hun hadde jo ikke anledning, så da fikk vi henne i opptak. Men det gir så mange flere muligheter til å kunne få på interessante aktører, som man kanskje ikke alltid kan få til når man gjennomfører det fysisk.
ARE:
Ja, riktig. For å oppsummere litt da, Nina. Du har jo hatt en god del av dine medarbeidere i arbeid med digitale konferanser i år. Hva er den viktigste erfaringen du og dine folk har gjort?
NINA:
At det tar tid å arrangere en god konferanse, og at det er mye planlegging som ligger bak. Så har Linda vært litt inne på det, men jeg tror det er veldig viktig å ha én dedikert sånn som vi har hatt i Linda, som har øye for detaljer, liker å planlegge, og at man må starte i god tid og ha en som er pådriver for de tre viktige punktene. Samtidig har det vært veldig lærerikt, og utrolig morsomt å få innblikk i en annen verden som går på dette med filming og ... Ja. Det har vært kjempespennende, så dette gyver vi gjerne løs på flere ganger.
ARE:
Har du fått noen aha-opplevelser, sånne overraskelser av det dere har gjort i år?
NINA:
Det er jo veldig gledelig å se de tilbakemeldingene vi har fått, både på gjennomføring og på innhold. Det at folk sitter og ser det hjemme, det legger ikke noen demper på at de synes at dette har vært bra. Det har vært veldig, veldig hyggelig.
ARE:
Tilbakemeldingene er ... Dere kjører vel systematiske tilbakemeldinger her?
NINA:
Ja, for her har vi jo gjennomført en evaluering i etterkant. Alle som deltok fikk muligheten til å svare på noen spørsmål relatert til arrangementet. Sånn generelt grunnlag, så fikk vi fem i tilbakemelding på en skala fra én til seks. Det tenker jeg at det er nesten krevende å skulle arrangere noe nytt, for man vil jo gjerne alltid bli et hakk bedre, så jeg vet ikke om det er mulig å krype opp på fem komma fem.
ARE:
Man kan jo alltid bli bedre!
NINA:
Ikke sant. Så når du òg sier det i tillegg, så blir det jo ekstremt ... Nei, da tror jeg ikke det blir noe Brukerråd neste år [latter].
LINDA:
Å jo da [latter]
ARE:
Det var det jeg tenkte å spørre om, om det blir Brukerråd neste år også?
NINA:
Det blir Brukerråd neste år.
ARE:
Fint. Vi skal gå inn for landing. Takk til Nina Munthe Olsen og Linda Johansen for at dere delte noen erfaringer fra et veldig uvanlig år som vi faktisk snart har lagt bak oss. Men koronaen er jo ikke over, og vi må nok innstille oss på å bruke en del tid ved skjermen også i tiden som kommer. Husk at dere finner flere podkaster fra Digitaliseringsdirektoratet, enten du er innom samarbeidsportalen, digdir.no, og Digitaliseringsbloggen. Eller, der du vanligvis laster ned dine podkaster. Vi høres.
