Råd ved etablering av tverrsektorielle oppdrag

Utgangspunktet for denne veiledningsteksten er at virksomhetene og departementene som samarbeider nå har kommet godt i gang med arbeidet og har identifisert problemene brukerne står overfor. Dere har i fellesskap funnet ut at dere må jobbe sammen for løse brukernes behov. Dere har etablert et samarbeid og fått en felles forståelse av behovene. Dere har bestemt dere for å ta et felles ansvar for å skape en bedre og mer helhetlig brukeropplevelse på tvers av aktuelle sektorer og forvaltningsnivåer.

Anbefalinger til virksomhetene

For å sikre at oppgaven er likt forstått og får lik styring, prioritering og forankring i alle virksomhetene som skal samarbeide, ønsker dere et felles tverrsektorielt oppdrag fra overordnet departement, eksempelvis gjennom tildelingsbrevene.

Ha en god dialog med departementene underveis, med utgangspunkt i brukerperspektivet

Inviter departementene til dialog allerede fra starten, slik at de forstår problemstillingen dere ønsker å løse. Det er viktig å invitere alle departementene som har eierskap til deler av brukeropplevelsen.

Når dere har identifisert problemet dere skal løse sammen, beskriv det slik at departementene får forståelse av hvilket behov dere ønsker å løse. Det gjør jobben til departementene enklere, og bidrar til å øke treffsikkerheten i det tverrsektorielle oppdraget departementene skal gi.

Utforming av sammenhengende tjenester for spesifikke hendelser i brukernes liv handler hovedsakelig om å være brukerorientert. For å forstå utfordringene med dagens tjenester, må alle involverte kjenne til brukerens opplevelse. Brukerperspektivet bør være utgangspunktet for måten budskapet formidles på og for måten det jobbes på. Prøv å vektlegge brukerens perspektiv i hvorfor dere gjør oppgaven.

Historiefortelling er en god metode for å skape forståelse og engasjement hos aktørene som skal løse brukernes problemer.

Etabler en samarbeidsavtale tidlig

Erfaringer fra flere tverrsektorielle utviklingsløp er at det er nyttig å etablere en samarbeidsavtale tidlig.

Velg hvilken virksomhet som har koordineringsansvar

Samarbeid på denne måten krever at én virksomhet er i førersetet og har koordineringsansvar. Normalt sett er dette den virksomheten som har fått «lederansvaret» fra departementet som eier livshendelsen.

Skap god lederforankring

Det er avgjørende å sikre god lederforankring og en god styringsstruktur for samarbeidet hos alle samarbeidspartnerne.

Dette innebærer også å avklare forventninger til arbeidet tidlig. Erfaring tilsier at dette er viktig internt i egen virksomhet, mellom virksomhetene som skal bidra og i dialog med eierdepartement. Denne typen avklaringer skal bidra til å redusere risikoen for konflikt underveis i samarbeidet.

Anbefalinger til departementene

En av departementenes underliggende virksomheter har identifisert en problemstilling som de ønsker å løse for sluttbruker. For å få dette til må de jobbe sammen med andre virksomheter på tvers av sektorer og/eller forvaltningsnivå. Felles for virksomhetene er at de ønsker et felles tverrsektorielt oppdrag som styringsmekanisme for samarbeidet.

Under følger noen tips til departementene for hvordan dere kan bidra til at virksomhetene i fellesskap kan få løst utfordringene.

Bidra aktivt til samarbeidet

For at det tverrsektorielle oppdraget skal treffe problemstillingen så godt som mulig, bør departementene være en aktiv deltaker i samarbeidet. Med det menes at dere bør jobbe for å få en felles forståelse av problemer, interessenter og muligheter.

Erfaring tilsier at det er viktig å avklare og ha en felles forståelse for omfanget av og ambisjonsnivået for samarbeidet. Denne felles forståelsen bør dere jobbe for å få til både internt i departementet, mellom departementene og med underliggende virksomheter. En slik felles forståelse skal bidra til å redusere risikoen for konflikt underveis i samarbeidet.

Sett kompasskursen, men la virksomhetene selv finne veien

I tverrsektorielle oppdrag av denne typen er det viktig at virksomhetene får frihet med hensyn til hvordan de løser oppgaven. Ikke vær detaljstyrende i oppdraget. Vær tydelig på forventninger til effektene som skal oppnås for brukerne av tjenestene, men ikke bestill konkrete løsninger. Vær tydelig på forventninger til fremdrift og viktigheten av at virksomhetene lager en felles plan for oppdraget.

Det kan være enklere å gi virksomhetene denne friheten dersom dere blir enige om felles prinsipper og verdier som skal være styrende for arbeidet. Dette er prinsipper og verdier som skal være gjeldende både for departementene og de underliggende virksomhetene i samarbeidet.

Bruk tid på forankring

Tverrsektorielle oppdrag som støtter opp under livshendelser eller andre sammenhengende tjenester er oppdrag som vil gå over flere år. Det er da viktig med forankring på høyt nivå både politisk og administrativt i alle berørte departement. Det er viktig å bidra til forankringen i andre sektorer gjennom involvering og dialog på tvers i departementsfellesskapet. Det er også viktig å følge opp arbeidet med livshendelsene eller de sammenhengende tjenestene i styringsdialogen med underliggende virksomheter

Dialog om oppdraget

Ha dialog med virksomhetene om oppdraget som skal gis – i forkant av at oppdraget gis. Det er viktig at dette gjøres i fellesskap mellom berørte departementer og virksomheter/sektorer.