Sjekkliste for å involvere kommunal sektor

Vi føreset at problemskildring, behov og alternative tiltak er utgreia i tråd med Utgreiingsinstruksen og at det er vedteke å setje i verk eit digitaliseringstiltak. Det inneber mellom anna at KS må involverast i konseptfasen, og vere med i vurderinga av alternative konsept. Det går også fram av digitaliseringsrundskrivet (Regjeringen.no) at verksemder som førebur digitaliseringstiltak som i vesentleg grad påverkar kommunesektoren, i ein tidleg fase skal drøfte tiltaket med kommunesektorens interesseorganisasjon KS. I samband med dette viser vi også til Digdirs prosjektvegvisar.

I tråd med Utgreiingsinstruksen og digitaliseringsrundskrivet (Regjeringen.no) skal staten involvere kommunal sektor når den planlagde løysinga også kan ha verknad for kommunal sektor. For å opprette kontakt og involvere kommunal sektor, skal staten kontakte KS i ei tidleg fase for å drøfte tiltaket med KS, og avklare korleis kommunal involvering skal sikrast og organiserast. Tidleg fase betyr at staten må kontakte KS allereie før konseptfasen startar, det vil seie allereie ved identifisering av problem, prosjektidé og behov.

KS kan kontaktast på e-post: ks@ks.no

Kvar kommune og fylkeskommune er eit eige rettssubjekt og kan ta avgjerder på eige initiativ og ansvar. Kommunane og fylkeskommunane utøver sitt sjølvstyre innanfor nasjonale rammer. Avgrensingar i det kommunale og fylkeskommunale sjølvstyret må ha heimel i lov. Det kommunale og fylkeskommunale sjølvstyret bør ikkje avgrensast meir enn det som er nødvendig for å ta i vare nasjonale mål. Statlege utviklingsprosjekt skal med andre ord ikkje avgrense det kommunale sjølvstyret.

Utgreiingsinstruksen krev at prosjekteigar skildrar kva verknader tiltaket får for kommunal sektor. Dette betyr at alle verknader for kommunal sektor av digitaliseringstiltaket skal inngå i vurderingane, både økonomiske (kostnader og kompetanse), juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske.

Orienter dykk også i rettleiar om statleg styring av kommunar og fylkeskommunar, særleg om utgreiing av vesentlege verknader for kommunane. I prosjektplanlegging- og gjennomføring skal prosjektvegvisaren nyttast.

Ved utvikling av digitale løysingar bør kommunal sektor si tenesteplattform FIKS leggjast til grunn viss det er føremålstenleg.

Personvernforordninga fastsett reglar om vern av fysiske personar i samband med behandling av personopplysningar og sikrar vern av fysiske personar sine grunnleggande rettar og fridomar. Personvernforordninga sine prinsipp for behandling av personopplysningar ligg til grunn for all behandling av personopplysningar. Prinsippet om ansvar understreker ansvaret for å opptre i samsvar med reglane for behandling av personopplysningar. Dette ansvaret ligg på alle verksemder som behandlar personopplysningar, både behandlingsansvarlege og databehandlarar.

Kapittel IV i Personvernforordninga regulerer kva som er pliktene til behandlingsansvarleg og databehandlar, og relasjonen mellom desse rollene. Det er viktig at det på eit tidleg tidspunkt vert avklart kva for roller og ansvarsfordeling som vil liggje føre for dei ulike aktørane i samarbeidet. Det er særleg viktig å avklare om det ligg føre eit felles behandlingsansvar mellom stat og kommune/fylkeskommune.

Val av riktig og avtaletype, er avhengig av ei felles forståing av korleis roller og ansvar skal plasserast mellom statleg verksemd og kommunal sektor.

Det er viktig å vurdere kva investeringskostnader tiltaket medfører i kommunesektoren. Dette omfattar innkjøp av nye IKT-system eller modular, integrasjonskostnader og kostnader knytt til implementering. Andre viktige vurderingar er om tiltaket medfører auka driftskostnader og om det oppstår endrings- eller omstillingskostnader.

Aktuelle spørsmål i denne samanheng vil vere:

Kva investeringskostnader medfører tiltak i form av

• innkjøp av nye IKT-system eller modular?
• integrasjonskostnader?
• kostnader knytt til implementering?

I tillegg bør de vurdere livsløpskostnader og avskriving frå gamle system.

Kostnadene for digitaliseringstiltaket vil variere på tvers av kommunar og fylkeskommunar. Det kan vere behov for detaljerte analysar for å anslå nivået på kostnader. Vurdering av kostnadene krev innsikt i kva system kommunane bruker, kven som er leverandørane og korleis disse systema vert påverka av tiltaket.

For å sikre at både prissette og ikkje-prissette nytteverknader for kommunal sektor av digitaliseringstiltaket vert identifiserte, bør de drøfte med KS:

• korleis tiltaket forbetrar arbeidsprosessar i kommunar eller fylkeskommunar?
• om system i kommunane eller fylkeskommunane vert overflødige eller forbetra?
• korleis tiltaket hjelper kommunane til å levere kvalitativt betre tenester?

Som eit utgangspunkt for arbeidet er det mogleg å bruke malane frå Medfinansieringsordninga for små og mellomstore digitaliseringsprosjekt.

Digitaliseringstiltaket kan ha ulik påverknad på ulike kommunar og fylkeskommunar. Det bør gjerast vurderingar med omsyn til dei ulike eigenskapane til kommunane/fylkeskommunane. Slike eigenskapar kan til dømes vere kommunestorleik og kor mange tenester i kommunane/fylkeskommunane tiltaket eventuelt påverkar.

I planleggingsfasen av prosjektet bør de lage ein gevinstrealiseringsplan. Denne bør også omfatte gevinstar/nytteverknader som er identifiserte i kommunesektoren. I samarbeid med KS bør de drøfte ein plan for korleis verksemda og KS kan bidra til at kommunesektoren får henta ut gevinstar som følge av digitaliseringstiltaket. De bør også lage ein plan for korleis de kan måle at gevinstane faktisk vert henta ut.

Aktuelle spørsmål er:

• Er det laga ein gevinstrealiseringsplan?
• Er gevinstestimata drøfta med KS?
• Korleis skal gevinstar verte tatt ut?

Sjå Prosjektvegvisaren for døme på gevinstrealiseringsplan.

I gjennomføringsfasen bør de oppdatere og presisere estimatet på innføringskostnader og gevinstar etter kvart som føresetnadene endrar seg. Fordi det er mange ukjende faktorar i oppstarten av eit prosjekt, er det vanleg at ein del av estimata endrar seg. For å sikre gode estimat på innføringskostnader og gevinstar bør de oppdatere estimata etterkvart som det kjem ny informasjon og ytterlegare spesifikasjonar av løysing og regelverk. Det kan vere lurt å legge dette inn som ein del av prosjektplanen.

Frå kommunal side er det ønskeleg at oppdatering av innføringskostnader vert gjennomført i budsjettåret før innføringa skal skje og at dei er så presise at kommunar og fylkeskommunar kan bruke dei i samband med budsjettering.

Aktuelle spørsmål er:

• Er oppdatering av estimat ein del av prosjektplanen?
• Er investeringskostnadene oppdaterte innan budsjettåret før dei skal realiserast?
• Er alle avklaringar knytt til systemløysingar og regelverk på plass?

Verksemda bør legge til rette for at kommunesektoren kan hente ut gevinstane av digitaliseringstiltaket gjennom å bidra til at flest mogleg kommunar og fylkeskommunar tar i bruk løysinga. Aktuelle spørsmål å stille seg kan vere:

• Ligg det føre ein klar plan for korleis kommunane skal ta i bruk løysinga?
• Er planen drøfta med KS?
• Er føresetnadene til stades i kommunesektoren for å ta imot og drifte digitaliseringstiltaket?
• Viss føresetnadene er mangelfulle, har de drøfta med KS alternative måtar å sikre at løysinga likevel kan implementerast?
• Finst det ein plan for å måle om gevinstane vert henta ut i kommunesektoren?

Det er verksemda som har ansvaret for å informere kommunar og fylkeskommunar om digitaliseringstiltaket. Det bør drøftast med KS kva informasjonstiltak som er føremålstenlege å gjennomføre i det einskilde digitaliseringstiltak.