Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet: Prosjekt DigiBarnevern

Prosjektet er ett av tre prosjekter som samarbeider på tvers av stat og kommune. Kommunene jobber nå med å samordne seg og har startet et arbeid rundt finansieringsmodeller, forvaltningsmodeller og leverandørsamarbeid.

Prosjektlederne på kommunesiden snakker sammen og utveksler erfaringer i de ulike fasene av prosjektene. Vi mener den statlige delen kan få nytte av et lignende samarbeid. Kan dere ta initiativ på statlig side til et lignende samarbeid de statlige aktørene i DigiSos og DigiHelse.

Målet med prosjektet er å heve kvaliteten i barnevernet. Dere skal lage et kvalitetssystem som skal bidra til dette. For å oppnå dette målet er dere avhengige av utbredelse i kommunene, det vil si at kvalitetssystemet blir tatt i bruk. Kommunene er selv ansvarlige for å ta systemene i bruk.

KS jobber med å utarbeide en modell for stat og kommune i denne typen samarbeidsprosjekt. I tillegg er vi er kjent med at Hordaland jobber med en modell for utbredelse i hele fylket blant annet basert på erfaringene i prosjektene DigiSos, DigiHelse og DigiBarnevern. Vi anbefaler at dere engasjerer dere i dette arbeidet i samarbeid med KS, selv om deres ansvar er den statlige delen av prosjektet.

Dere fortalte at dere vurderer å gjøre en samfunnsøkonomisk analyse av kvalitetssystemet. Vi mener det er klokt, men mener det er hensiktsmessig å gjøre en analyse av prosjektet som helhet. Dere må uansett involvere kommunene i et slikt arbeid, fordi gevinstene forutsetter utbredelse i kommunene.

Hele prosjektet DigiBarnevern må lykkes for å kunne ta ut gevinster. Vurder om styringsgruppa kan bestille en slik analyse. Dette arbeidet vil også gi dere betydelig hjelp i når dere skal jobbe med å planlegge og realisere gevinstene.

Dere har beskrevet målene for prosjektet, og det er mange. Vi anbefaler at dere forenkler målene og tydeliggjør samfunnsmål, effekt- og resultatmål. Fordi det er kommunene som skal følge opp gevinstene er det viktig at dere velger dere ut mål som er enkle for kommunene å følge opp. Målene for prosjektet bør være strategiske viktige og si noe om i hvilken grad prosjektet lykkes eller ikke. I tillegg må målene være målbare.

Gevinstene av løsningene dere lager kommer i kommunene. Dere bør ta medansvar for å legge til rette for en modell hvor kommunene kan dokumentere gevinstene sine. For å få til dette trenger dere nullpunktsmålinger og et rammeverk for å følge opp gevinstene. Styringsgruppa bør behandle gevinstanslagene og modellen for å dokumentere gevinstene. Det er opp til kommunene å måle og følge opp gevinstene.

Kvaliteten i barnevernet avhenger av mange faktorer. I møtet fortalte dere at selve barnevernsprosessen består av forholdsvis enkle arbeidsprosesser. Utfordringen ligger i vanskelige vurderinger og krav til kompetanse. Dere planlegger en kompetansesatsing, kompetansesatsingen 2018-2024, som består av ulike tiltak for å heve kvaliteten i barnevernstjenestene. Dette er gode tiltak. Digitaliseringen i seg selv vil kunne hjelpe noe, men ikke alene heve kvaliteten i barnevernet til ønsket nivå.

Vil det være mulig å etablere et kvalitetssystem før de kommunale barnevernsløsningene er på plass? På denne måten kan dere få formidlet kvalitetskravene til barnevernet tidligere.

Når det gjelder prosjektene i statlig del, anbefaler vi at dere i arbeidet med å lage enklere mål (se anbefaling 4) også prioriterer hva dere skal gjøre først. Bruk prioriteringene til å dele opp de konkrete leveransene.

Vi anbefaler også at dere vurderer hvordan dere kan leverer nytte underveis. Klare prioriteringskriterier for ønsker og behov vil gjøre dette arbeidet lettere. Det som gir størst nytte bør prosjektet levere først. Kan dere levere enkleste brukbare produkt? Et annet viktig suksesskriterium er å få løpende tilbakemeldinger fra brukerne. Ved å levere deler av løsningen underveis, vil dere kunne feile raskt, uten for store kostnader, lære av det som ikke fungerte, og justere det videre arbeidet.

Dere har gjort et grundig arbeid i konseptfasen, blant annet ved bruk av metode for tjenestedesign og brukerreiser. Dere har beskrevet et overordnet arkitektur-målbilde. Dette er en forenkling av kompleksiteten i de ulike systemene i stat og kommune. Dere opplyser at det er identifisert ca 300 samhandlinger mellom 80 aktører.

Den forenklede figuren gir ikke oss god nok forståelse av hvordan disse 80 aktørene skal samhandle ved hjelp av de ulike løsningene. Dere bør derfor beskrive dette på et mer detaljert nivå. Få frem hvordan systemene skal fungere med 80 ulike aktører og beskriv helheten og grensesnittene for hvordan aktørene kan koble seg på de ulike systemene.

Dere gjennomførte en leverandørdialog om gjennomføringsstrategi i november 2017 og planlegger ny leverandørdialog om løsninger tidlig i 2018. Vær åpne for at denne dialogen kan avdekke mer effektive realiseringsstrategier. Dere vil i dialogen med leverandørene også få kjennskap til hvor store deler av behovene dere kan løse med hyllevare.

Vi tror at en realiseringsstrategi der hver enkelt kommune selv anskaffer løsning basert på en felles kravspesifikasjon innebærer en høy risiko. Vi registrerer at styringsgruppen ønsker seg mangfold i markedet. Vi vurderer det slik at leverandørmarkedet er sårbart. Når alle kommunene selv skal anskaffe løsningene, vil det være en risiko for at leverandørene ikke klarer å levere til hver kommune, og at barnevernet ikke vil få prioritet. Kan dette i kombinasjon med små kompetansemiljøer i mindre og mellomstore kommuner medføre risiko for svekket kvalitet og sikkerhet i barnevernstjenestene?

På bakgrunn av saksdokumentene dere sendte oss var det vanskelig å forstå argumentene for at hver kommune selv skal anskaffe en løsning på bakgrunn av en felles kravspesifikasjon. Vi anbefaler at dere revurderer realiseringsstrategien deres og for eksempel vurderer et modulbasert konsept hvor kommunene kan koble seg på. Modell må kunne ivareta oppgavene og ansvarsdelingen mellom stat og den enkelte kommune.

DigiBarnevern består av en kommunal del og en statlig del. Dere eier den statlige delen. Nasjonal styringsgruppe ledes av KS, som også har rollen som prosjekteier på nasjonalt nivå. Utøvende prosjekteier på vegne av KS og leder av styringsgruppen er Trondheim kommune. Saker der det er uenigheter skal avklares mellom de tre eierne (KS, Trondheim og Bufdir) i forkant av møter i styringsgruppa. Vi anbefaler at dere beskriver tydelige roller og ansvar. Beskriv hvilke beslutninger som skal fattes hvor og tegn det inn en beslutningsmatrise. Dere må sikre at det er en felles forståelse av hva som skal diskuteres hvor.

Fordi styringsgruppa består av mange medlemmer er det viktig med gode saksforberedelser og et godt saksunderlag. Formaliser hvem som har hvilket ansvar når det gjelder forberedelser og saksunderlag til styringsgruppe-møtene.

Dere kan vurdere om dere bør ha egne kontaktmøter om dette prosjektet med departementet. Slike møter kan forankre prosjektet ytterligere når det gjelder å håndtere usikkerhetene og gevinstarbeidet. Dere kan også vurder om dere skal ha felles møter med både Barne- og likestillingsdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet, der formålet vil være å drøfte konsekvensene for kommunene.

Dere kan vurdere å engasjere en ekstern kvalitetssikrer som følger prosjektet (hele DigiBarnevern) tett og som får god forståelse av hva prosjektet jobber med. Kvalitetssikreren vil kunne peke på de mest kritiske risikoene og anbefale hvordan dere kan håndtere dem. Vi anbefaler at kvalitetssikrer deltar på styringsgruppemøtene slik at han/hun kan drøfte risikovurderingen som fast punkt på agendaen. Digitaliseringsrådets erfaring er at periodisk sjekklistebasert kvalitetsgjennomgang av kvalitetssikrer som ikke følger prosjektet over tid og har dialog med prosjektledelsen, tilfører lite verdi.