Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Direktoratet for byggkvalitet: Prosjekt GeoLett

Dette er et innovativt og smidig prosjekt. Det har mange fordeler, og tilnærmingen kan bidra til store gevinster. For utenforstående kan det være utfordrende å forstå prosjektets overordnende mål. I dette prosjektet har dere mange ulike interessenter og flere etater som skal bidra inn. Da er det særlig viktig at de forstår hele historien om hvorfor dere gjennomfører prosjektet og hva dere skal få ut av det.

Det er litt uklart hva dere ønsker å få ut av nåværende prosjektfase hvor dere starter opp FoU-prosjektene. Vi anbefaler at dere beskriver målet for fasen tydeligere. I nåværende fase prøver og feiler dere, og finner ut av hva dere kan bygge videre på. Vær klare på at dere nå setter i gang med en del FoU-prosjekter, og at det kan være prosjekter dere, etter en evaluering, velger ikke å gå videre med.

Når de ulike FoU-prosjektene har kommet lenger, anbefaler vi at dere kommunisere hva de konkrete FoU- prosjektene skal bidra til. Forklar hvordan det enkelte prosjektet vil bidra til å oppfylle prosjektets overordnede mål, som for eksempel økt grad av selvbetjening. Målene bør være konkrete og evaluerbare (målbare).

I et innovasjonsprosjekt er det uklart hva det konkrete produktet blir. Samtidig er det viktig å ha noen klare mål og kriterier å styre etter. Sørg for at det dere gjør nå legger et godt grunnlag for neste fase. Definer kriteriene som dere skal vurdere de ulike FoU-prosjektene etter, både kvalitative og kvantitative. Det er også viktig at dere har kriterier for når et FoU-prosjekt skal avsluttes og hva som skal tas videre.

Det kan være utfordrende å stoppe prosjekter som ikke fører helt fram. Det kan være lett å la seg «rive» med og fortsette med prosjekter som burde vært stoppet tidligere. Det er lettere å starte prosjekter, enn å avslutte disse.

Dere har laget en usikkerhetsanalyse og det er viktig at dere dokumenterer tiltak og ansvarlige og følger opp i prosjektets levetid. Videre anbefaler vi at dere gjør en mer grundig risikoanalyse av leverandørmarkedet. Hvor store er de ulike leverandørene og kan de levere det dere ønsker over tid? Vær oppmerksom på at leverandørmarkedets evne er begrenset. Helsedirektoratet har erfaringer dere kan dra nytte av her.

Dere er avhengige av at flere etater bidrar inn i prosjektet, for eksempel pilotprosjekter med sektormyndigheter som Riksantikvaren og NGU. I tillegg er brukerne eksterne og gevinstene kommer i kommunene. Vi anbefaler at dere lager interessentanalyse og beskriver hvordan dere skal koble de ulike interessentene til prosjektet og forplikte dem.

Vær tydelig på hva de andre etatene skal bidra med inn i prosjektet, for eksempel kompetanse og ressurser. I møtet snakket vi også om at det er viktig å få tilstrekkelig forankring i de ulike virksomhetene. For å få til dette anbefaler vi at direktøren tar direkte kontakt med de andre etatslederne. Forklar hvilken viktig rolle de spiller og hva de kan få ut av samarbeidet. Vurder på hvilken måte dere skal forplikte etatene. Noen kan dere ta med i referansegrupper, andre er så viktige at de bør være med i styringsgruppa.

Videre kan dere vurdere å få dette inn i relevante tildelingsbrev. Dette vil være en viktig oppgave for Kommunal- og moderniseringsdepartementet som sitter i styringsgruppa.

I møtet fortalte dere at det har vært noen utfordringer knyttet til ulik arbeidsform og kultur mellom de samarbeidende partene. Nå er prosjektet i en tidlig, lærende og innovativ fase. Dere har startet noen FoU-prosjekter og leveransene er fremdeles noe uavklarte.

Når prosjektet går over i neste fase, anbefaler vi at dere går gjennom organisering og styringsform på nytt. Her bør dere blant annet ta stilling til hvordan dere skal involvere interessentene og vurdere om programorganisering kan være et alternativ i fremtiden.

Dere har valgt et konsept der leverandørene skal levere IT-løsninger som kommunene skal kjøpe og ta i bruk. Dette er det knyttet en del usikkerhet til, spesielt det som gjelder finansiering og utbredelse av løsningen. Det er flere spennende kommune-stat prosjekter som pågår nå, DigiHelse, DigiSos og DigiBarnevern. Disse har ulike løsningsmodeller for utbredelse og finansiering. KS har en finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter, DigiFin.

Det er nå mange pågående kommunesammenslåinger og IT-systemer skal kartlegges og muligens erstattes. Dette kan gi gode muligheter til å selge inn deres løsning til kommunene. Utnytt denne muligheten. Vi støtter også tilnærmingen med å involvere leverandørmarkedet for å sette dem i stand til å levere løsninger til kommunene.

På bakgrunn av erfaringer fra ovennevnte og andre prosjekter, kan dere vurdere hvilken modell som er best egnet for utbredelse og finansiering av deres løsning.

I dette prosjektet kommer gevinstene utenfor virksomheten og da hovedsakelig i landets over 400 kommuner. For å lykkes med gevinstrealiseringen må dere gå i dialog med gevinsteierne, sikre at gevinstanslagene er realistiske. I tillegg er det viktig at dere ansvarliggjør gevinsteierne.

Dere bør også prioritere de leveransene som gir størst nytte for brukerne. Dere planlegger smidig utvikling og involverer pilot-kommuner, det er positivt og legger et godt grunnlag for å lykkes. Dere har også laget en foreløpig gevinstrealiseringsplan, denne må dere videreutvikle. Vi anbefaler at dere konkretiserer hvilke tiltak prosjektet og gevinsteierne må gjennomføre for at gevinstene skal bli realisert. Legg til rette for at kommunene skal kunne ta ut gevinstene. - Lag en veiledning hvor dere forklarer hvordan virksomhetene kan måle og realisere sine gevinster.

Vi antar at nye systemer basert på selvbetjening vil kreve ny kompetanse, særlig i kommunene. Dette dreier seg om både kunnskap om de nye tekniske løsningene, men ikke minst de nye rollene som saksbehandlerne i kommunene vil få som følge av innføring av selvbetjening. Noen oppgaver faller bort, og andre oppgaver kommer til. Ta høyde for den kulturendringen som også må finne sted og det det vil kreve av endringsledelse i kommunene.