Mineraler for alle er et ledd i DMFs arbeid for å legge til rette for vekst i mineralnæringen.
Formålet med prosjektet er å tilby en ny og etterspurt tjeneste som vil medføre store besparelser for prospekterende (aktører som leter etter nye mineralforekomster) og effektivisere interne oppgaver i DMF.
Det er også et mål at tjenesten skal bidra til at mineralske ressurser ivaretas bedre i offentlig arealforvaltning.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Bergrettigheter er et vanskelig fagfelt å forstå for utenforstående. Finn en god måte å fremstille sammenhengen mellom behov, mål og løsning og hvordan prosjektet bidrar til å dekke dette.
Vi anbefaler at dere fremstiller de ulike prosessene dere har i direktoratet på et overordnet nivå. Vis hvordan bergrettighetsprosessen henger sammen med disse, for eksempel søknader om konsesjon. Beskriv prosessen fra en sak starter til den avsluttes. Vis hvor i prosessen utfordringene ligger, hvem aktørene er på de ulike områdene og hvem dere må samarbeide med. Når arbeidsprosessene er beskrevet, kan dere vise hvor og hvordan de ulike prosjektene kommer inn, hvilke brukere og interessenter som er involvert og hvor det er tenkt at gevinstene kommer.
I møtet med oss forklarte dere at dere har god oversikt over brukernes behov. Samtidig snakket vi om de ulike brukernes forutsetninger for å bruke de nye løsningene og hva som skulle til for at brukerne leverer søknader som er så gode at dere kan behandle dem med en gang.
For å være sikre på at dere får ivaretatt alle de ulike brukernes behov, anbefaler vi at dere beskriver de ulike brukerne, fra de internasjonale til norske, fra de som er proffe til de uten PC. Det kan dere gjøre ved å beskrive deres brukerreise. En brukerreise er en visuell og strukturert fremstilling av hvordan brukeren opplever en tjeneste. Den kan være basert på dagens hendelsesforløp eller et ønsket scenario.
På denne måten kan dere sikre at de rette interessentene og brukerne får løst sine problemer. Dette arbeidet kan dere også knytte opp mot arbeidet med fellesføringen i tildelingsbrevet for 2017 og workshopen med Digitalt førstevalg i Difi.
Dere fortalte at dere involverer brukerne blant annet gjennom en workshop. Vi anbefaler at dere i enda større grad involverer de eksterne brukerne i prosjektet. Et eksempel kan være å arrangere en innovasjonscamp med ulike brukere hvor dere får hjelp fra studentene fra NTNU til å finne løsninger som møter brukerens behov.
Dere bruker smidig utviklingsmetodikk og Prosjektveiviseren som prosjektmetode.
Vi har forståelse for at dere ikke dokumenterer for dokumentasjonens skyld, men vi mener dere vil ha nytte av å supplere dokumentasjonen noe.
Ingen bør være i tvil om problemene prosjektet forsøker å løse og hvordan disse skal løses. Målet med å dokumentere er å bidra til økt felles forståelse av mål, interessentbilde, hvordan dere skal håndtere usikkerhetene osv.
Dokumentasjon på et minimum vil bidra til at alle involverte forstår historien om hvorfor dere gjennomfører prosjektet og hva dere skal få ut av det. I tillegg vil dokumentasjonen bidra som referansepunkt hvis det blir utfordringer i prosjektet.
Eksempler på hva vi mener dere bør dokumentere er: mål formulert på en tydelig måte, herunder samfunnsmål, effektmål og resultatmål. Dere har laget en god usikkerhetsanalyse, bruk denne videre i det videre arbeidet. Interessenter, brukere og deres behov bør også inngå i denne dokumentasjonen. Dette arbeidet behøver ikke være omfattende, innholdet er allerede godt kjent for ledelsen. Det handler bare om å kommunisere det på en enkel måte. Vi legger ved det vi mener er noen gode eksempler på beskrivelse av mål.
Det er fint at dere jobber med smidig utviklingsmetodikk og leverer nytte underveis.
Samtidig er det noen utfordringer: Tenk gjennom på hvilken måte dere sikrer at utviklerne ser helheten (nytte, bruk etc.). For å lykkes med smidig utvikling er det viktig å unngå at utviklerne prioriterer på egen hånd hva som er viktigst, eller at interessenter kommer med egne bestillinger til teamet. En helhetlig forståelse for mål og hvilke behov som skal dekkes må ligge til grunn for utviklingen. Klare prioriteringskriterier for ønsker og behov vil gjøre dette arbeidet lettere. Det som gir størst nytte bør leveres først.
Et annet viktig suksesskriterium er tilbakemelding fra brukere underveis. Dere må sikre at dere involverer brukerne deres underveis når det gjelder å teste løsningene dere leverer. Hensikten med dette er å både feile og lære. Barents Watch gjør dette på en god måte. Ta kontakt med dem for å høre hvordan de løpende involverer sine brukere og interessenter.
Dere har laget en god gevinstplan hvor dere identifiserer gevinster. Denne legger godt til rette for det videre arbeidet med gevinstrealisering. Vi anbefaler at dere fortsetter å bruke gevinstplanen når dere skal prioritere leveranser fremover. Når dere prioriterer de leveransene som gir størst nytte letter det arbeidet med gevinstrealiseringen, se også anbefaling 5.
Videre må dere lage en gevinstrealiseringsplan som beskriver hvilke aktiviteter dere skal gjennomføre for at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Oppdater gevinstrealiseringsplanen kontinuerlig og beskriv hva dere og andre eksterne aktører skal gjøre for å realisere gevinstene. Ved å måle gevinstene kan dere si noe om hvilken nytte prosjektet faktisk har levert.
I møtet fortalte dere at det ikke foreligger en digital karttjeneste for reguleringsplaner i hele Norge. Vi anbefaler at dere tar direkte kontakt med KS for å synliggjøre deres utfordringer og etablere et godt samarbeid med KS for å håndtere denne utfordringen.
Dere fortalte i møtet at dere opplever utfordringer med pålogging for utenlandske brukere.
Dette er en utfordring dere deler med flere i offentlig forvaltning. Vi anbefaler at dere tar kontakt med for eksempel Brønnøysundregistrene, Patentstyret, Utenriksdepartementet og Sjøfartsdirektoratet for å høre hvordan de håndterer samme utfordring.