Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Domstolsadministrasjonen: Digitale domstoler

Det er behov for en kompetent brukerstøtte for å understøtte domstolene, og det er avgjørende at teknologien fungerer, ikke minst under selve rettsmøtet. Dere planlegger en modell som innebærer at hver enhet har en brukerstøtte lokalt (1.linje) som er selvhjulpen, og at den har kompetanse og kapasitet til å løse de fleste problemer. DA sentralt vil ha 2. linje. Denne løsningen kan bli kostnadskrevende.

Digitaliseringsrådet har stor forståelse for at det er spesielle forhold i domstolene, men vi mener samtidig at dere bør være åpne for at andre modeller for brukerstøtte over tid kan være mer effektive. DA bør, sammen med ledelsen i domstolene, kontinuerlig vurdere behovet for brukerstøtte i virksomheten og hvordan denne best skal organiseres fremover. Erfaringen fra andre virksomheter, blant annet digitalisering av politiske prosesser i Bergen kommune, viser at støttebehovet i en oppstartsfasen er et annet enn når brukeren har fått mer erfaring.

Når større virksomheter omorganiserer brukerstøtten er det vanlig å samle brukerstøtteressurser på lokale enheter under en felles sentral ledelse. Det gir mulighet for kompetanseheving, arbeidsdeling og bedre utnyttelse av ressursene. Dette er en organisering DA kan vurdere.

Det er god praksis å sette brukeren i sentrum. Digitaliseringsrådet anbefaler at dere gjør et grundig arbeid med interessentanalysen; kartlegger alle interne og eksterne brukere av ny løsning, og finner ut hvilke behov de har til denne. Dere bør tydeliggjøre hva de konkrete gevinstene vil være for hver enkelt brukergruppe. Vurder bruk av interne og eksterne referansegrupper i det videre forankringsarbeidet.

Effektene av den digitale løsningen er avhengig av at de profesjonelle brukerne (advokater mv.) velger å ta løsningen i bruk. For å få full effekt skal sakene starte digitalt, ofte hos advokat.

Det er ikke gitt at advokatene og DA deler synet på hva som er motiverende for å ta løsningen i bruk. Erfaringer fra Fri rettshjelp viser at økonomiske insentiver, det å for eksempel få utbetalt salær tidligere, ikke er nok til å ta digitale løsninger i bruk. UDIs erfaring med sin løsning, eDialog, viser at insentivet om lettere tilgang til dokumenter etc. heller ikke er nok for å få advokater til å ta løsningen i bruk.

DA har etablert gode fyrtårn i domstolene. På hvilken måte kan dere sørge for at de positive erfaringene fra eksempelvis Fredrikstad tingrett bidrar til læring i virksomheten? Vi mener det er et viktig suksesskriterium at dere finner et større antall engasjerte advokater som kan løfte fanen høyere enn i dag. eDag-prosjektet hadde lignende behov når det gjelder involvering av eksterne brukere i et stort antall autonome enheter. Prosjektet valgte å ha et meget tett samarbeid med interessenter, som regnskapsførere og arbeidsgivernes organisasjoner. Vi anbefaler at dere tar kontakt med eDag/Skatteetaten for å lære av erfaringene fra deres arbeid.

Digitaliseringsrådet mener det knytter seg stor usikkerhet til om advokatene vil ønske å ta de nye løsningene i bruk, særlig med tanke på erfaringene fra andre virksomheter. DA bør derfor vurdere å skaffe hjemmel i domstol-loven slik at advokatene blir pålagt å bruke de nye løsningene.

Rådet mener at dere bør koble gevinstene til de ulike interessentene, så ser dere tydelig hvor de ulike gevinstene kommer og for hvem. Vær konkret og synliggjør mindre gevinster som kommer underveis. Digitaliseringsrådet anbefaler dere å involvere de profesjonelle aktørene i det videre arbeidet med gevinstrealiseringsplanen, ref. anbefalingen om å involvere brukerne over.

Slik rådet forstår det, vil hver enkelt domstol ha ansvar for å realisere gevinstene. DA skal bidra til at domstolene har best mulig utgangspunkt for å realisere gevinstene lokalt og vil følge opp hvordan domstolene gjør dette. For at gevinstansvarlig i den enkelte domstol skal kunne ta ansvar for gevinstrealisering i sin linje, bør dere forankre gevinstarbeidet i hver enkelt domstol.

DA jobber allerede med å implementere nye saksbehandlingssystemer, LOVISA og Aktørportalen for alle domstolene. Digitale domstoler overlapper dette arbeidet og vil derfor få en del rest-oppgaver fra disse prosjektene. Tydeliggjør hvilke restoppgaver som gjenstår fra LOVISA og Aktørportalen, hvilke av disse restoppgavene dere skal løse, og forankre dette i domstolene før dere går i gang med utviklingen av Digitale domstoler.

Usikkerheten rundt langsiktig finansiering kan medføre at dere må gå et steg av gangen mot målet uten at dere har finansiering og en tydelig tidsplan for hele gjennomføringen. Ved manglende finansiering kan dere vurdere muligheten for å finansiere et utviklingstrinn av gangen ved bruk av gevinstene fra forrige trinn.

Både restoppgaver fra tidligere prosjekter og usikkerhet knyttet til finansiering, tilsier at det kan være klokt å stykke opp prosjektet i selvstendige leveranser som hver for seg gir gevinster. Digitaliseringsrådet anbefaler at DA gjør en tydelig prioritering: hvilke produkter som må leveres (need to have) for å opprettholde kravene til saksbehandlingstid, kvalitet og sikkerhet i løsningen og hvilke som kan settes ut i tid (nice to have). Gjennomfør hyppige leveranser og reell utprøving av systemet tidlig.

Dersom dere legger opp prosjektet som en trinnvis utvikling og implementering av funksjonalitet, må dere legge opp kontrakter med tilsvarende fleksibilitet. Finansieringssituasjonen vil gjøre dette helt nødvendig, herunder må terminering av kontrakter også være regulert.

Risikovurderingene fremstår som grundige og ærlige, og de fleste risikoene svares med relevante tiltak. Vi mener likevel at dere bør videreutvikle og presisere usikkerhetsanalysen; hvordan har dere tenkt til å ta ned risikoene i praksis, når og av hvem? Omfanget av risikoer og tiltak gjør at dere må være oppmerksomme på om dere har energi og ressurser til å følge opp de relevante tiltakene.

I møtet ble ikke bruk av eksterne leverandører drøftet eksplisitt. Digitaliseringsrådet ønsker likevel å trekke frem noen risikoer i tilknytning til dette:

• DA har valgt å bruke eksterne leverandører til både drift og utvikling av systemer. Anslagsvis bruker DA dobbelt så mange eksterne som interne ressurser innen IKT. DA bør vurdere om dette er en hensiktsmessig fordeling i sitt videre strategiarbeid.

• Av dokumentasjonen fremkommer det at DA, i gjennomføringsperioden for Digitale domstoler, skal gjennomføre konkurranse om ny driftsleverandør og ny utviklingsleverandør for LOVISA (pågående prosjekt) samtidig som DA skal ha én eller flere konkurranser som skal dekke behovene i det nye prosjektet. Det er en risiko at det blir et komplekst leverandørbilde som krever mye ressurser og kompetanse å følge opp på en god måte.

Digitale domstoler vil bygge videre på det som allerede er utviklet (LOVISA, Aktørportalen mv.) Samtidig identifiserer prosjektet hvilke ulike komponenter som er nødvendige for å oppnå målet om den digitale rettsprosessen. DA har et klart ønske å bruke fellesløsninger når det finnes slike. Flere av løsningskomponentene som DA planlegger har likheter/grenseflater inn mot arbeid som gjøres innen Difi og Skatesamarbeidet.

Difi har utviklet en referansearkitektur for meldingsutveksling i, og med, offentlig sektor. Den legger til rette for en effektiv og pålitelig informasjonsutveksling, på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. En teknisk løsning for meldingsutveksling er under utprøving i regi av Difi. Vi anbefaler at DA tar kontakt med Difi for hvordan dere i størst mulig grad kan benytte dere av eksisterende løsninger og få hjelp til å se mulighetene som ligger i fellesløsningene.

En annen fellesløsning som DA kan nyttiggjøre seg er digital signatur. Digitaliseringsrådet forstår at dere har et godt samarbeid med Difi med hensyn til denne løsningen.

Digitaliseringsrådet ser at DAs digitaliseringsarbeid vil kunne dra stor nytte av en helhetstenkning rundt arkitekturarbeid i justissektoren.

Sekretariatet kan hjelpe dere med kontaktperson i Difi.

For å få full effekt av nye løsninger og nye arbeidsmåter, må regelverket utvikles. Regelverket bør fortrinnsvis bli teknologifremmende, og som et minimum teknologinøytralt; det vil si at lovverket likestiller papirbasert og elektronisk kommunikasjon. DA opplyste i møtet at dere forventer at Justisdepartementet bidrar til dette og at regelverket vil være på plass til 2018. Digitaliseringsrådet understreker viktigheten av at DA er en tydelig pådriver for å få dette til.

Vi ønsker dere lykke til i det videre utviklingsarbeidet, og vil ta kontakt for å høre hvordan prosjektet utvikler seg. Ta gjerne kontakt hvis dere har spørsmål til anbefalingen eller eventuelt ønsker ytterligere dialog.