Finanstilsynet har over lenger tid gjennomført tiltak for å effektivisere og forenkle virksomheten og øke kvaliteten på data. De ønsket å diskutere innovasjonsarbeidet deres.
De ønsket å diskutere er arbeidet med kunstig intelligens (KI). De er i gang med en pilot for å teste ut Microsoft 365 Copilot i Finanstilsynet. Pilotprosjektet involverer 70 deltakere. Formålet med piloten er å gi anbefalinger om videre innføring av Copilot i resten av virksomheten.
Om problemstillingene fra Finanstilsynet
I møtet med Digitaliseringsrådet ønsket Finanstilsynet i hovedsak å drøfte:
- Bruk av piloter og smidig utvikling gir behov for å ha gode rutiner for å ivareta hensyn til blant annet arkitektur, dokumentasjon, sikkerhet og tilgangsstyring. Hvordan bør vi gå fram for å ivareta slike hensyn uten å bremse innovasjonsevnen?
- Vi har god erfaring med å ha kontakt med andre etater, og har i noen situasjoner også benyttet eksterne til å evaluere eget arbeid. Hvordan kan eksterne evalueringer brukes for å fremme et innovasjonsarbeid som leverer robuste løsninger med lave forvaltningskostnader?
- Det er et mål å få alle ansatte med i digitaliseringsarbeidet (enten i utvikling eller som brukere). Hvordan bør vi gå fram for å identifisere og kommunisere kompetansebehov internt, og fremme nødvendig kompetanse blant ansatte?
- Stor utviklingsaktivitet på seksjons- og avdelingsnivå reiser spørsmål om hvor grensene går for at et system blir så omfattende og viktig at det bør kategoriseres som «virksomhetskritisk», og underlegges mer sentral kontroll. Hvordan bør vi gå fram her for å finne en god balanse?
Refleksjoner fra Digitaliseringsrådet:
Vi tror det er viktig at dere har oppmerksomhet på overgangene og har en strukturert prosess for å vurdere hva som er modent nok til å overføres til drift. Dere har satt i gang mange innovasjonsaktiviteter som etter hvert kan bli satt inn i drift. Et viktig spørsmål er når de er modne nok til det.
Samtidig er det helt vesentlig at dere legger til rette for både sikker drift/forvaltning og innovasjon. Det er krevende fordi ledelsen må hele tiden balansere behovet for kontroll med det å jobbe eksperimentelt. Dere må ha de rette strukturene og kunne lede begge deler. Det er viktig å ha kriterier for hva dere skal ta med videre i drift. Dere bør også ha kultur for å kunne gjøre feil og lære av det. Skal man først feile, er det viktig å gjøre det tidlig, sånn at man unngår å bruke tid, penger og ressurser på det som ikke bør bli satt ut i livet. Hvordan evaluerer dere hva som er vellykket og hva som ikke er vellykket? Har dere eksempler på en vellykket ide som er overført til drift?
I Digitaliseringsrådets erfaringsrapport 2024 skriver vi at «Ein digitalt moden organisasjon står aldri stille, han tilpassar seg raskt og tar leiinga». En digitalt moden virksomhet har komplementær tverrfaglig kompetanse og en kultur som hele tiden tilpasser seg nye teknologiske trender og utfordringer. Generativ KI er relativt nytt og noe vi ikke har sett før, og krever gode vurderinger for å sikre effektiv og trygg bruk i virksomhetene. De fleste virksomheter i både offentlig og privat sektor er usikre på hvordan de skal bruke KI på en forsvarlig og etisk måte.
Digitaliseringsdirektoratet har utarbeidet Veiledning for ansvarlig bruk og utvikling av kunstig intelligens som inneholder noen generelle retningslinjer. Den kan hjelpe dere å reflektere rundt for eksempel hva sensitiv informasjon er, og hvilken betydning det kan få for Finanstilsynet når dere gir Copilot tilgang til data. Dere vil ha nytte av å fortsatt reflektere og gjøre gode vurderinger om bruken av generativ KI. Det er flere virksomheter som har kommet et stykke på vei med uttesting av generativ KI. Helse og skatt er sektorer dere kan ha nytte å dele erfaringer med.
Dere har jobbet mye med brukerne i fagseksjonene og det har skjedd store endringer i kulturen. Når dere bevisst jobber for å få beskrevet behovet i organisasjonen og tar i bruk de ansattes kompetanse, skaper dere eierskap og får et bedre grunnlag for beslutningene dere tar.
Dersom dere skal innføre Copilot-løsningen i hele organisasjonen, trenger dere å få aktivisert alle ansatte. Digitalt modne virksomheter har en kultur som hele tiden tilpasser seg nye teknologiske trender og utfordringer.
For å lykkes er dere avhengige av å holde motivasjonen oppe hos ansatte som er nysgjerrige på teknologien og interessert i innovasjon og utprøving. Det kan for eksempel gjøres ved at enheter i organisasjonen på deling får ansvar for å vise frem «månedens nyhet» fra egen avdeling eller seksjon på en felles arena hvor alle ansatte kan melde seg på.
Det er viktig at de som jobber med drift og forvaltning, også får eierskap til innovasjon og forbedringer. I en organisasjon med stor interesse for innovasjon og utprøving er det for øvrig alltid viktig å lytte til ansatte som stiller kritiske spørsmål og har motforestillinger
Dere legger godt til rette for innovasjon og at de «tusen blomster kan blomstre». Samtidig er det som nevnt over nødvendig å ha trygghet for at dere ikke setter i gang initiativ som kan gå galt. Et tiltak dere kan vurdere, er å bruke en uavhengig internrevisjon som gjør noen vurderinger på vegne av virksomhetsleder. Det kan trygge virksomhetslederen å få et eksternt blikk på problemstillinger som kan utgjøre en risiko.
Den omstillingen dere er inne i, vil med høy sannsynlighet være til det bedre for samfunnet og for Finanstilsynet. Det vil likevel alltid være en risiko for at dere ikke lykkes og at noe kan gå galt. Risiko og konsekvens må vurderes både i selve innovasjonsarbeidet og ved overgang fra 4 innovasjon til drift. Hvor tydelig er dette kommunisert i styringsdialogen med departementet? Det er viktig å ha en tydelig og åpen dialog om risikoen ved endringsarbeidet og hvem som eier risikoaksepten
Dere er kommet lenger enn mange andre virksomheter. Vi håper dere fortsetter å dele erfaringer. Samtidig bør dere fortsette å være nysgjerrige, og søke erfaringer fra andre.