Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Forsvarsmateriell: Digitalisering av klareringsprosessen

Vår overordnede betraktning er at dette er et prosjekt som vil gi åpenbare gevinster, både kvalitative og økonomiske. Gevinstene vil bare øke ved å utvide målgruppene. Dere presiserte at dette prosjektet er avgrenset til personell som skal inn til førstegangstjeneste. Vi har forståelse for at dere har avgrenset prosjektet i første fase.

Det systemet dere utvikler skal kunne utvides til å dekke forsvarets øvrige klareringsbehov, men vil også kunne dekke behovene hos andre klareringsmyndigheter (sivil sektor). For å gjenbruke valgt løsning for flere målgrupper, bør Forsvarsmateriell involvere flere potensielle brukere allerede nå.

Dette vil kunne øke kostnaden noe i en første fase, men det ligger store gevinster i gjenbruk av den nye løsningen. Samlet sett vil dette være god økonomi for forsvaret og de øvrige klareringsmyndighetene.

Dere planlegger å involvere reelle brukere (personer som skal klareres i forbindelse med førstegangstjenesten) når dere skal teste den nye løsningen. Brukerne av denne løsningen er svært digitalt modne. Vi anbefaler derfor at dere involvere brukerne mye tidligere enn planlagt. Siden denne løsningen også skal kunne gjenbrukes av forsvaret forøvrig og eventuelt også sivil sektor, er det viktig at dere trekker med interessentene fra disse områdene i planleggingsarbeidet.

Det vil gi innsikt i brukerbehovene, og gjøre det mulig å ta hensyn til behovene som finnes hos de øvrige klareringsmyndighetene. Dette legger grunnlaget for å sikre en god brukeropplevelse. Gjennom en dialogbasert tilnærming kan dere unngå å «sette strøm på gammelt skjema».

Vi mener at digitalisering av klareringsprosessen åpner for større grad av fornyelse enn det som kom frem gjennom dokumentasjonen og dialogen med dere. Vi tror at det ligger et potensiale for fornyelse både i klareringsprosessen og kontrollregimet som prosessen bygger på.

Selv om vi ikke har fått innsikt i dagens klareringsprosess, anbefaler vi at dere går gjennom denne og vurderer muligheten for å fornye og effektivisere utover selve innrapporteringen og kommunikasjonen med de som skal klareres.

Er det ledd i klareringsprosessen dere kan forenkle eller fjerne uten å øke risikoen?
Ved å gjøre dette nå, vil dere kunne utnytte mulighetene for å fornye og effektivisere prosessen.

Vi har forståelse for at dere har behov for å vurdere søkerens sannferdighet når de fyller ut personopplysningsblanketten. Vi anbefaler at dere på nytt vurderer om dere kan gjøre dette på en annen måte enn ved at søkeren fyller ut stor mengde informasjon som forvaltningen allerede har tilgang til.

Vi viser til føringene i Digitaliseringsrundskrivet og kun én gang-prinsippet. Som eksempel inneholder folkeregistret noe av den informasjonen som dere samler inn på personopplysningsblanketten. Denne informasjonen er tilgjengelig for søkeren. Ved å presentere informasjonen dere allerede har for søkeren, kan søkeren bekrefte at opplysningene er korrekte. Den samme prosedyren kan gjelde flere datakilder.

Dere bør bruke smidig metodikk når dere skal utvikle den tekniske løsningen. En helhetlig forståelse av mål og hvilke behov løsningen skal dekke, må ligge til grunn for det dere skal utvikle. Klare prioriteringskriterier for ønsker og behov vil gjøre dette arbeidet lettere. Det som gir størst nytte bør leveres først. Et annet viktig suksesskriterium er tilbakemelding fra brukere underveis. Involverer brukerne når dere utvikler løsningen og når den skal testes.

Vår erfaring er at overgang fra analoge til digitale prosesser kan øke sikkerheten. Vi anbefaler dere å vurdere hvordan overgangen til digital håndtering kan bli et løft sikkerhetsmessig. Innhent erfaringer fra andre virksomheter som har gjennomført denne overgangen og som også forvalter sensitive data. Skatteetaten, NAV og Direktoratet for e-helse kan bidra med svært nyttig erfaring. Sørg også for å kartlegge de utfordringene som digitalisering kan representere. IT-sikkerhetsmiljøet i Difi har veiledet flere virksomheter i overgangen og har også god kjennskap til bruk av Altinn når det gjelder sensitive data. Ta gjerne kontakt med Håkon Styri i Difi.

Prosjektet har laget en generell gevinstoversikt og beskrevet kvalitative og økonomiske gevinster. Disse gevinstene burde være enkle å tallfeste. Gevinstpotensialet, litt avhengig hvor automatisert prosessen blir, burde være store og vil mest sannsynlig øke i takt med saksmengden. Hvordan gevinstene skal realiseres er en annen ting. Etter det vi forstår jobber dere med å konkretisere gevinstene nå. Gevinstrealiseringsplanen bør vise tydelig hvem som får hvilke gevinster og hvem som er ansvarlig for å ta ut gevinstene.

Dere må vise hvordan gevinstene skal brukes, for eksempel til å øke kvaliteten og korte ned saksbehandlingstid, og/eller redusere budsjettbehovet. Malen som er utarbeidet for Difis medfinansieringsordning kan være nyttig når dere utarbeider gevinstrealiseringsplanen.

Selv om prosjektet er relativt lite i forhold til andre prosjekter i Forsvaret, er det viktig at det er godt forankret i toppledelsen i Forsvarsmateriell. Toppledelsen må ha et tydelig eierskap til både faglig innretning, fremdriftsplaner og mulighetene som ligger i prosjektet. Dette er også viktig i dialogen med Forsvarsdepartementet om rammene for prosjektet. Et vellykket prosjekt er avhengig av ressurstilgang fra ulike deler av Forsvaret og må også være forankret hos eksterne interessenter.