Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Havforskningsinstituttet: Programmet Ocean Link - digital transformasjon

Den digitale transformasjonen vil påvirke arbeidsprosesser, bemanning og roller i hele instituttet. Det er ikke noe HI Digital kan stå i alene. Både toppledergruppen og ledergruppen i HI Digital må stå samlet. Alle i direktørens toppledergruppe må ha den samme forståelsen for hvorfor de planlagte endringene er nødvendige og hvordan de skal iverksettes. Slik vi har forstått situasjonen skal instituttet samlet sett kutte kostnader, samtidig som HI Digital skal styrkes. Det kan være utfordrende å forstå for de ansatte og skape usikkerhet.

Vi anbefaler at dere:

• utvikler en historie om endringene dere skal gjøre. Historiefortellingen må være tydelig på virksomhetens mål om å gjøre mer for mindre. Fortell hva som da må gjøres, hvorfor og hvordan.
• forteller historien igjen og igjen. Bruk gjerne ukentlige nyhetsbrev som forteller hva som er gjort og hvor dere skal videre. Løft fram både små og store seire.
• fortløpende håndterer uro som følger av endringsprosessen.
• er tydelige på hvilke konsekvenser endringene får for de ansatte i HI Digital og for de ansatte i andre deler av organisasjonen. Bruk mellomlederne aktivt til å trygge medarbeiderne.
• sikrer at alle ledere på alle nivå i organisasjonen forteller den samme historien og forteller den ofte. I et tomrom av informasjon kan rykter og feilinformasjon spre seg.

Dere forteller at det er utfordrende å få aksept for endringsbehovet (sense of urgency). Kriseforståelse hos toppleder sammenfaller ikke alltid med organisasjonens. Det er lettere å skape forståelse for endring når dere er konkrete på hvilke muligheter endringene vil tilføre organisasjonens leveranser.

Vi anbefaler at dere skaper forståelse for nødvendig tjenesteutvikling. Legg vekt på hvilke positive og ønskede effekter arbeidet vil gi. I møtet fortalte dere for eksempel om den lange tiden det tar fra tokt til ferdig rapport. Hvordan kan dere bruke slike eksempler til å skape forståelse for endringsbehovet. Beskriv hvilke muligheter dere har for å korte ned den tiden og hva må som da må gjøres

Dere er opptatt av å bygge en organisasjonskultur og -struktur som skal forsterke de endringene dere har behov for å gjøre. Det innebærer blant annet å skaffe viktig kompetanse på plattformer, AI og virksomhetsarkitektur. Hvordan den kompetansen og de nye ansatte skal inkluderes i organisasjonen på en god måte er et felles ansvar for ledelsen, fagforeningene og den enkelte ansatte. Legg til rette for reell medvirkning for å løse det på en god måte.

Uavhengig av hvilken organisasjonsstruktur dere velger vil det være behov for å jobbe videre med organisasjonskulturen. Vi erfarer at stadig flere virksomheter kombinerer produkt- og tjenesteorienterte strukturer med tradisjonelle organisasjonsstrukturer. Det krever at det utvikles nye samarbeidsformer mellom fagavdelingene og Digital-avdelingen. Eksempler på noen som har lykkes med slikt samarbeid er NAV og Mattilsynet.

Vi anbefaler at dere:

• er oppmerksomme på hvordan dere kan inkludere ny kompetanse og nye ansatte i organisasjonen på en god måte.
• legger opp til reell medvirkning i hele organisasjonen. Bruk gjerne undersøkelser for å få fram synspunkter og forslag fra alle medarbeidere før beslutninger blir tatt. Vær tydelig på hvordan de valgene dere tar er forankret i innspillene dere har fått.
• vurderer nye arbeidsformer mellom forskningsavdelingene og HI Digital.

Dere beskriver at dere har høy teknisk gjeld. Mye av det tilskrives en praksis der forskere med stor digital kompetanse har etablert egne databaser og digitale løsninger rundt sin forskningsaktivitet. Uten vedlikehold og struktur vil slike løsninger blir utdaterte og vanskeliggjøre samhandling. I dag er det stort behov for å ta i bruk bedre og nyere teknologi og standarder som gjør at data kan deles og publiseres på nye måter. Det er et løft som vil kreve finansiering og endring i måten den enkelte arbeider på.

Vi erfarer at kunnskap og forståelse av teknisk gjeld ikke er noe som engasjerer bredt. Medarbeiderne er mer opptatt av nye produkter og tjenester for å kunne levere bedre, mens «andre» må håndtere den tekniske gjelden.

Dere kan hente inspirasjon fra Brønnøysundregistrene. De har samarbeidet med næringslivet for å redusere og håndtere sin tekniske gjeld. I arbeidet med Digital Selskapsetablering begrenser de seg til å tilby data, mens næringslivet lager sluttbrukerløsninger.

Vi anbefaler dere å:

• kommunisere tydelig hva teknisk gjeld er, hvilke konsekvenser den gir og hvorfor det er behov for å bruke ressurser på den. En inngang for å vise at det påvirker mange flere enn IT er å vise til tiden det tar fra tokt til produkt, og å synliggjøre eksempler på hvordan nye løsninger vil endre det. Nye løsninger vil eksempelvis gi tilgang til mer data på tvers av forskningsområder.
• legge en plan for hvordan dere skal prioritere og håndtere teknisk gjeld framover.
• organisere opprydningene rundt de nye tjenestene som skal leveres. Gå gjennom systemene dere har. Hvilke ønsker dere å videreutvikle, hvilke skal dere erstatte? Ta med brukerne av systemene i dette arbeidet.
• samarbeide med næringen om sluttbrukerløsninger.

Omstillingsprosesser er utfordrende for alle toppledere. I møtet fikk dere blant annet høre om Brønnøysundregistrene sine erfaringer. Ta kontakt med dem for å høre mer. Staten har en egen arbeidsgiverstøtte som også kan benyttes.

Vi anbefaler dere å:

• høste erfaringer fra andre virksomhetsledere som har vært gjennom lignende omstillingsprosesser.
• søke råd og støtte om omstilling hos Statens arbeidsgiverstøtte (DFØ).

Det er mange virksomheter som etablerer analyseplattformer i sky, og omstrukturer arbeidsform og metoder som følge av det. Vi kan trekke fram følgende organisasjoner: SSB, Statens Pensjonskasse, Norges Bank og SINTEF. Vi anbefaler at dere henter inspirasjon og erfaringer fra dem. Gjør det sammen med hele toppledergruppen og fagorganisasjonene. Da vil dere lettere kunne etablere en felles forståelse for mulige løsninger.