Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Hovedredningssentralen og Røde Kors: Støtteverktøy for redningstjenesten 2.0

Dere må få fram hvilke utfordringer dette prosjektet skal løse og hvorfor prosjektet er viktig. Sett prosjektet inn i den store sammenhengen. De prosjektene som er gode på å formidle historien sin er de prosjektene som har de beste forutsetningene for å lykkes. Dere forteller en god historie om redningstjenesten og samfunnsoppdraget. Bygg videre på denne. Beskriv hvordan det fungerer i dag og hvordan det skal se ut i fremtiden med moderne digitale verktøy. Bruk gjerne visuelle virkemidler som film, bilder og kart for å understøtte fortellingen. Den gode historien skal treffe hjertene til folk og trekke dem med. Dere ønsker at mange, ulike aktører skal ta i bruk løsningene dere utvikler. Dette betyr at lederne, både i HRS, RK og gjerne en egen dedikert ressurs (for eksempel en gevinsteier) må gjenta den gode historien mange ganger og i mange sammenhenger.

I regjeringens digitaliseringsstrategi Én digital offentlig sektor er et viktig mål at offentlig sektor skal tilby sammenhengende tjenester. Viktige situasjoner og livshendelser for brukerne skal velges som utgangspunkt for utvikling av sammenhengende tjenester. Dere kan definere prosjektet Støtteverktøy for redningstjenesten 2.0 som å tilhøre en slik livshendelse: Starte og gjennomføre en redningsaksjon. Dette kan gjøre det lettere å utvikle fortellingen rundt prosjektet.

Dere kan ta utgangspunkt i livshendelsen for å utvikle en brukerreise. Denne kan vi kalle Redningsreisen. Del reisen i aktiviteter før, under og etter en redningsaksjon. Dette vil gjøre det enklere å definere hvilke aktører som har viktige oppgaver og aktiviteter i løpet av en redningsaksjon. Vi anbefaler dere å invitere aktørene inn i arbeidet med brukerreisen. Hvilke behov har de ulike aktørene i de ulike fasene av redningsreisen? Hvilke behov skal prosjektet dekke? Når dere utvikler brukerreisen sammen med de ulike aktørene, vil det være lettere å oppnå en felles forståelse mellom aktørene om hvilke behov prosjektet skal dekke.

Vi anbefaler at dere lager et aktørkart som viser alle aktører og hvilken rolle de har i verdikjeden. Ta for eksempel kommunene. Dere sier at kommunene ikke har relevante gevinster av prosjektet. Samtidig jobber kommunene aktivt med å få på plass god beredskap for å kunne ivareta hendelser på en tilfredsstillende måte. Er dette en aktuell aktør som bør kobles på?

Dere har orientert departementet om prosjektet. For å få drahjelp til den viktige forankringen i andre virksomheter i justissektoren anbefaler vi at dere involverer departementet enda mer. Det er viktig at de avdelingene i departementet som er berørt har en felles forståelse av prosjektet.

I ESAS-prosjektet (Elektronisk Samhandling mellom Aktørene i Straffesakskjeden) spilte Justis- og beredskapsdepartementet en nøkkelrolle. De var tungt inne og styrte aktørene sammen. En slik drahjelp kan være nødvendig for å oppnå prioritering hos andre relevante aktører.

Dere forteller at dere skal opprette et prosjektstyre med deltakelse fra HRS, RK, leverandører og politiet. Politiet leder den lokale redningstjenesten og får stor nytte av prosjektet. De er derfor en svært sentral aktør. Vi anbefaler at dere inviterer politiet til å delta også i prosjektarbeidet, blant annet når dere utformer brukerreisen og behovsbeskrivelsen. Politiet og de lokale frivillige aktørene er viktige brukere av de systemene dere skal utvikle. Planlegg og gjennomfør derfor testing og utprøving av produktene godt sammen med disse aktørene.

Samhandlingsprosjekter som dette vil være mer utfordrende å gjennomføre enn organisasjonsinterne prosjekter. Det vil være behov for god og tydelig styring av prosjektet i sin helhet. Slik prosjektet er organisert per i dag kan det virke noe løst ved at ansvaret for de ulike produktene er fordelt mellom organisasjonene.

Vi anbefaler at dere avklarer spørsmål som:

• hvem som tar hvilke beslutninger slik at dere ivaretar helheten
• hvilke fullmakter prosjektledelsen har
• hvem som skal disponere over de totale ressursene
• hvorvidt ressurser kan flyttes på tvers

Det er en fordel for dere å delta i hverandres delprosjekter og dere må ha en daglig ledelse som ivaretar fleksibilitet og dynamikk i gjennomføringen.

Det er dessuten viktig med en god og vedvarende lederforankring hos alle de viktigste aktørene.

De prosjektene som lykkes best, er de som klarer å tilpasse seg endringer underveis og deretter prioritere det som gir størst verdi. Vi anbefaler at dere lager rutiner for å håndtere endringer og prioriteringer sammen.

Vi anbefaler også at dere benytter agile metodikker for å sikre at dere utvikler løsningen basert på riktig innhold og prioritering. Hyppige brukertester i hele prosjektperioden gir et grunnlag for å vurdere endringer og prioriteringer underveis. En god start kan være å lage en oversikt over funksjonalitet som viser hva dere «må ha» i motsetning til hva dere «bør ha».

For eksempel er vår erfaring at uegnet hyllevare kan være en viktig årsak til at flere prosjekter får problemer. Når dere vurderer hyllevare i prosjektet, så anbefaler vi dere å være realistiske og kritiske til hyllevarens evne til å dekke behovene, og hvilken grad av «skreddersøm» som vil være nødvendig. Mye skreddersøm kan føre til store kostnader i etterkant og et komplisert produkt. Det kan være lurt å utvikle kritiske og kompliserte deler tidlig, slik at dere raskt vil kunne iverksette en alternativ plan dersom hyllevaren viser seg å være uegnet.

Vi anbefaler at dere kartlegger usikkerheter (muligheter og risikoer) for prosjektet. Både de dere kan og ikke kan påvirke. Noen usikkerheter kan virke inn på muligheten til å utvikle gode løsninger, mens andre har betydning for utbredelsen av løsningene. Beskriv usikkerhetene sammen med viktige samarbeidspartnere. Et grundig arbeid med usikkerhetsanalysen vil hjelpe dere å finne fallgruver, muligheter og kritiske områder som dere sammen må ta tak i. Det er viktig at analysen viser en tydelig avgrensning på hvem som er ansvarlig for hvilke tiltak, både i prosjektet og eksternt (for eksempel hyllevareleverandørene).

En risiko som prosjektet må håndtere på en god måte er problematikken med personvern og informasjonssikkerhet. Dette kan dere håndtere ved å oppnevne en person i prosjektet som har ansvar for dette gjennom hele prosjektløpet.

Dere fortalte i rådsmøtet at HRS vil måtte ta en rolle i driften av alle løsningene. Vær forsiktig med å bruke begreper som «gå over i drift». Selv om prosjektet er avsluttet, vil det alltid være behov for videreutvikling av en løsning. Vi anbefaler at dere allerede nå avklarer hvordan dere skal håndtere videreutviklingen og vedlikehold. Hva vil dette kreve av de ulike aktørene? Hvor rustet er dere til et videre utviklings- og driftsløp? Ta gjerne dette opp i dialogen med leverandørene.

Dersom dere planlegger å overføre utgiftene til drift og videreutvikling av løsningene til offentlige budsjetter, anbefaler vi at dere raskt avklarer mulighetene for dette med Justis- og beredskapsdepartementet. Alternativt må dere vurdere andre muligheter for finansiering.

Det er flere andre dere kan lære fra. Vi vil trekke fram BarentsWatch sitt arbeid med «Felles ressursregister» som et eksempel på samhandling mellom mange offentlige instanser og frivillig sektor. ESAS er, som nevnt, et eksempel på hvordan Justis- og beredskapsdepartementet har styrt aktørene sammen. Dere kan også kontakte Lånekassen for å høre hvordan de håndterte endringer som medførte at de måtte gå bort fra bruk av hyllevare.