Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) skal sammen med KS utvikle ny, felles digital tilskuddsforvaltning for kommuner og fylkeskommuner.
Tiltaket skal i første omgang utvikle en ny løsning som skal erstatte dagens regionalforvaltning.no som eies av KDD og driftes av ekstern leverandør. Ny digital løsning skal gi en vesentlig bedre og sømløs arbeidsflyt gjennom standardisering, effektivisering og automatisering. Det er et langsiktig mål om at løsningen skal gi rom for så mange eksisterende tilskuddsordninger fra stat, fylkeskommuner, kommuner m.m. som mulig.
Å samle flest mulig tilskuddsordninger på ett sted skal gjøre det enklere for søkere og forvaltere. Det vil blant annet redusere risiko for at dokumentasjon går tapt eller blir misbrukt, forenkle oppfølging av prosjektene, og gjøre det mulig å gjenbruke integrasjoner til arkiv- og økonomisystemer samt etablere nye integrasjoner til for eksempel støtteregisteret.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Dere forteller at dere ønsker å tenke stort, men starte smått. I første omgang skal tiltaket erstatte regionalforvaltning.no. Det langsiktige målbildet er mye større og inkluderer flere aktører. Ikke bare fra fylkeskommuner, men også fra kommuner, statlige aktører og kanskje andre.
Den nye digitaliseringsstrategien "Fremtidens digitale Norge" er tydelig på at vi skal ha et taktskifte i digitaliseringen med sterkere styring og samordning av digitalisering på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Dere har dermed et ansvar for å tenke bredt, også i en tidlig fase.
Vi anbefaler at dere:
- inviterer andre tilskuddsaktører, departement og andre relevante aktører inn i arbeidet på en passende måte. Hvilke erfaringer fra andre kan dere lære av?
- lager et tydelig langsiktig målbilde i samarbeid med aktørene.
- starter en dialog om hva det langsiktige målbildet skal bety for de andre aktørene. Hvordan kan dere spille hverandre gode og bidra til én, moderne, offentlig sektor i framtiden?
Tiltaket deres skal gjøre det enklere for søkere og forvaltere. Dere er ambisiøse og begrenser dere ikke bare til brukerne av dagens løsning, men også framtidige brukere med ulike roller. God involvering av ulike brukergrupper hele veien i prosjektarbeidet bidrar til at løsningene treffer. Vår erfaring er at deltakelse i referansegrupper sjelden er nok.
Siden det er snakk om mulige framtidige brukere, er det viktig at deres behov kartlegges og eventuelt ivaretas i en tidlig fase. Det må være åpent for andre aktører å bli med på sikt og nye brukere må også har nytte av løsningen.
Vi anbefaler at dere:
- lager et aktørkart som viser de forskjellige rollene. Vis forskjellen på for eksempel brukerne hos tilskuddsaktørene (saksbehandlere), og brukerne som er mottakere av tilskuddene.
- kartlegger de ulike brukerreisene. Bruk tjenestedesign og tegn pengestrømmene.
- tar med brukerne hele veien. Undersøk hva problemene er, hva som er nyttig for dem, og hva de er villige til å betale.
- er åpne for at brukerperspektivet kan endre prioriteringer underveis i arbeidet.
Arbeidet med kommunikasjon blir ofte undervurdert. Tiltaket har et sammensatt og komplisert aktørbilde og det er begrensede muligheter til å pålegge aktørene å bruke den nye løsningen. Det øker behovet for god kommunikasjon. Dere må lykkes med å være transparente og formidle en felles historie. Dere er avhengige av at dere klarer å formidle historien slik at «alle» velger å ta i bruk den nye løsningen.
Vi anbefaler at:
- dere øker kommunikasjonskapasiteten vesentlig.
- dere henter inspirasjon fra privat sektor. Hva skal til for at aktørene skal få lyst til å ta løsningen i bruk?
- dere etablerer en egen kommunikasjonsstrategi for kommunene. Det er i hovedsak fylkeskommunene som er brukere av dagens løsning. For kommunene må det komme tydelig fram hva som er verdien av å ta i bruk den nye løsningen.
- KDD deltar i kommunikasjonsjobben for å treffe toppledere i aktuelle kommuner, etater og fylkeskommuner.
Markedsføringen overfor kommunene vil være avgjørende for at dere skal lykkes med senere gevinstrealisering. Gevinstrealisering må jobbes med fra start, gjennom prosjektfasen og videre under drift og videreutvikling.
Vi anbefaler at dere:
- lager en rolle (gevinstansvarlig) som er ansvarlig for nyttestyring underveis. Både for å følge opp uttak av gevinster, og for å være med på å identifisere nye gevinster.
- lager gode, konkrete nyttebeskrivelser som kommunene og andre aktører kan kjenne seg igjen i.
- måler, evaluerer og rapporterer gevinstene underveis i prosjektet.
Når tre linjestyrte virksomheter skal samarbeide, kan det fort bli uklart hvem som skal bestemme hva. Er det enkeltpersoner eller flertall i et råd som skal ta beslutninger ved uenighet? Dette bør avklares før uenighetene oppstår.
Vi anbefaler at dere:
- avklarer hvem som har hvilke fullmakter.
- er spesielt nøye med å avklare KDD sin rolle og beslutningsmyndighet i prosjektgjennomføringen.
- skiller mellom styringsmodeller for den pågående utviklingen, for eventuelle utvidelser og for forvaltningen av den til enhver tid gjeldende løsningen. Hvem må inkluderes for å ta vare på de ulikes behov?
I lys av den nye digitaliseringsstrategien vil aktørene ha et ansvar for å tenke på det nasjonale perspektivet. Vi mener det ansvaret bør ligge hos KDD. Blant annet kan det bli behov for å identifisere, redusere eller eliminere begrensninger som ligger i gjeldende lover og forskrifter. Det kan også bli nødvendig å hjemle nye behov. Regelverksendringer tar tid, så det er hensiktsmessig å sette i gang så fort som mulig.
Vi anbefaler KDD å:
- ta ansvar for det nasjonale perspektivet. Hvem bør dere invitere inn for å nå bredt ut og sikre at hele statlig, kommunal og fylkeskommunal sektor får øyene opp for tiltaket? Hvordan skal dere samarbeide med andre nasjonale digitaliseringsaktører som for eksempel Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)?
- jobbe aktivt med regelverksendringer og andre endringsforslag som kan fjerne begrensninger og forbedre rammebetingelsene til aktørene.