Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev KS: Felles journalløft

Aktørbildet er omfattende og den nye digitaliseringsstrategien Fremtidens digitale Norge er tydelig på at vi må få til sterkere samordning av digitalisering på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Tydelige roller og ansvar for de sentrale aktørene er nødvendig for å skape trygghet og forutsigbarhet for kommuner som skal anskaffe og for leverandørmarkedet som skal levere.

Arbeidet deres bidrar til et digitalt økosystem. Aktørene har beslutningsrett for ulike deler av helheten, i kraft av den rollen de har, men kan ikke bestemme over de andre. Aktørene må engasjere seg for hverandre og for felles mål.

Vi anbefaler dere å skape forutsigbarhet for alle aktørene som skal inn i arbeidet. Hva slags ansvar skal tas kommunalt gjennom anskaffelse av journalløsning? Hva slags rolle skal løsningen spille i den kommunale tjenesteutøvelsen? Hva må leverandørene levere i løsningene og hva er handlingsrommet for innovasjon og konkurranse?

Vi tror dere trenger en avtale som beskriver hva dere skal få til sammen. I tillegg bør én aktør få ansvaret for å se helheten. Det kan være en slags anbefalingsrolle, oversiktsrolle eller påpekningsrolle. Det er viktig å ikke stanse framdriften i påvente av fastlagte roller eller en endelig struktur.

Økosystemet må ha en viss stabilitet og forutsigbarhet, samtidig som de sentrale aktørene har muligheter for å ivareta sine roller og påvirke arbeidet. Hver kommune har ansvar for sine anskaffelser, men alle må forstå at og hvordan de skal bidra til helheten. I et økosystem er både ansvaret og risikoen fordelt imellom aktørene. Det forutsetter at det er avklart hvem som har hvilken risikoaksept og at man anerkjenner hverandres risiko. Vi tror en form for forpliktende, men ikke juridisk bindende, intensjonsavtale kan være til hjelp for dere.

Lær av samarbeidet i Digital Samhandling Offentlig Privat (DSOP), et vellykket samarbeid mellom offentlig sektor og privat næringsliv om digitalisering av viktige prosesser i samfunnet. Samarbeidserklæringen til DSOP regulerer og beskriver samarbeidet (hvordan det skal fungere og hvem som beslutter hva) og bidrar til å skape nødvendig eierskap og forpliktelse.

Vi anbefaler at dere blir enige om hva dere skal oppnå sammen og lager en intensjonsavtale som signeres av alle lederne hos aktørene. Den bør blant annet inneholde:

• Tydelig konkretisering av roller og ansvar hos sentrale aktører som NHN, Helsedirektoratet (Hdir), KS, KS Digital, leverandører og de første kommunene. Hva er for eksempel grensesnittene mellom NHN og KS Digital?
• Hvem skal ha ansvar for å se helheten?

NHN har ansvar for den nasjonale samhandlingsplattformen og bidrar også i utvikling og utprøving av tjenester i den kommunale samhandlingsplattformen. Vi tror det er behov for å trekke NHN i enda større grad inn som operativ bidragsyter og tydeliggjøre rollen til NHN overfor kommunene og leverandørene. Det bør gjøres i sammenheng med de anskaffelsene som er i gang. Det må for eksempel ikke være noen tvil om rollen og ansvaret til NHN, hvilke krav en plattformeier stiller, eller om informasjonsmodeller. Det er viktig å tydeliggjøre hva som skal deles sentralt gjennom NHN og hva som skal være en del av det lokale ansvaret og journalleverandørenes rolle. Her vil standardiseringsarbeidet være avgjørende. Den nasjonale plattformen skal ikke ha all helseinformasjon om pasienten, bare den informasjonen som er riktig og relevant å dele.

Vi anbefaler at dere:

• samarbeider tett med NHN for å sikre konsistente krav, standarder og informasjonsmodeller mellom kommunenes løsninger og nasjonal løsning. Det vil sikre at det første steget for hver enkelt kommune ikke medfører store utfordringer på veien mot målsituasjonen.

Målet er at innbyggerne skal møte helhetlige, gode og bærekraftige tjenester. Hva det vil si på kort og lang sikt blir det viktig å tydeliggjøre og kommunisere. Vi anbefaler at dere våger å være konkrete på hva det betyr og hvordan felles journalløft bidrar. Dere må kommunisere beslutningene som er tatt på en måte som blir forstått og skaper engasjement, både i leverandørmarkedet og hos innbyggerne. Lag en engasjerende historie som beskriver alle aktørene, viser hvordan tiltakene skal møte innbyggernes grunnleggende behov og hva som skal skje framover.

Dere skal jobbe med stegvis utvikling og utprøving av løsninger. Det er viktig at alle aktørene er enige om at dere jobber kontinuerlig med læring og forbedring og at dere dermed kan gjøre nødvendige endringer etter hvert som dere får mer erfaring.

Arbeidet innebærer høy risiko. Derfor kan det være lurt å utforme en gjennomføringsstrategi med en tydelig definert risikoprofil. Samtidig er det også potensial for store gevinster. Hver kommune kan oppleve at de bidrar med en liten del, men den samlede effekten er betydelig dersom samfunnet klarer å bruke ressursene smart.

Vi anbefaler at dere:

• forteller historien om hva en helhetlig, god og bærekraftig tjeneste betyr.
• kommuniserer tydelig hva felles journalløft vil innebære av gevinster for både pasientene og for ansatte i helsesektoren og hvorfor arbeidet derfor er nødvendig.
• forsikrer dere om at konsekvensene av beslutningene som er tatt, er forstått – hos aktørene, media, departementene etc.
• særlig involverer departementene slik at de er innforstått med historien, utviklingsrisikoen og gevinstpotensialet.
• sikrer at alle de sentrale aktørene kommuniserer den samme historien.

Vi oppfatter felles rammer og anbefalinger som relativt overordnet. De bør konkretiseres og detaljeres etter hvert som dere innhenter erfaringer fra de pågående anskaffelsene og utprøvningene. Det vil mange kommuner ha nytte av. Vi tror det gjøres best ved at dere er tett involvert i anskaffelser og utprøvninger, som allerede er i gang.

Vi anbefaler at dere:

• fortløpende henter inn erfaringer fra anskaffelsene og utprøvningene som skjer nå.
• setter av ressurser for å kontinuerlig forbedre felles rammer og anbefalinger.
• tar ansvar for at elementer i felles rammer og anbefalinger standardiseres eller foreslås
  forskriftsfestet. Hdir er ansvarlig for å forskriftsfeste når standarder er modne nok, men
  er avhengig av KS som kjenner helhetsbildet med kommunene.
• videreutvikler godkjenningsordningen for leverandører og legger til rette for at markedet
  kan bestå av flere moduliserte leveranser, i stedet for totalleveranser.
• tydeliggjør hva slags kontrakter kommunene bør inngå med leverandørene. Kan KS
  utvikle standardkontrakter? Kommunene må stille konkrete og tydelige krav om blant
  annet tilgang til og deling av data i utlysninger og kontrakter for å sikre bedre
  dataforvaltning og -deling.
• foreslår utprøvingsbestemmelser i kontraktene, inkludert hvordan avtaler kan avsluttes
  underveis hvis det blir nødvendig.

Vi anbefaler at dere forsterker brukerorienteringen i arbeidet. Det er flere nivåer dere kan samhandle med, for eksempel innbyggere, pasient- og brukerorganisasjoner, arbeidstakerorganisasjoner, kommunalt ansatte og fastleger. Involver dem og dra nytte av all den kompetansen de har. Det vil både bidra til gode løsninger, og det kan sikre aksept for retningen dere velger. Tenk helhet og sammenhengende tjenester for brukeren.

Ta hensyn til at arbeidet vil pågå i lang tid framover og at det alltid vil være noen kommuner som er i ferd med å skifte løsningene sine. Hvis alle kommunene går ut i markedet samtidig, kan det blant annet ha uheldig påvirkning på prisene. Dere samarbeider allerede med LUP. Hvordan kan dere sammen med LUP sikre balanse mellom tilbud og etterspørsel? Sammen kan dere bidra til bedre ressursutnyttelse og stabilitet for både kommunene og leverandørmarkedet.