Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Kulturdirektoratet: Infrastruktur for langtidsbevaring av museenes digitale og digitaliserte samlinger

Dere har utarbeidet et godt grunnlag for det videre samarbeidet med aktørene. Vi anbefaler at dere fortsetter med å definere og formidle det store bildet. Vær tydelig på hvilket problem dere skal løse for hvem. Beskriv prosessen fra museene til langtidsbevaring. Hvem tilfører informasjon, hvilken informasjon vil dere tilgjengeliggjøre og hvilken informasjon skal langtidsbevares? Synliggjør hvilken verdi (nytteeffekter) dere skal skape og for hvem. Beskriv nytteeffektene slik at de er evaluerbare. Det vil være nyttig å få fram hvilke konsekvenser det får for aktørene og samfunnet dersom dere ikke gjør noe. Et godt felles målbilde, med klare nytteeffekter, vil ikke bare være viktig for å kunne gjennomføre vellykkede leveranser, men også for å sikre finansiering.

Gjør dette før dere definerer tekniske løsninger på hvordan dere skal langtidsbevare, og baser valg av konsepter og tekniske løsninger på hva dere vil oppnå.

Dere skal finne løsninger på flere problemer. Selv om det er overlapp mellom disse, bør dere stykke opp arbeidet opp slik at dere kommer raskere i gang. Følg prinsippet om å tenke stort og starte smått. Legg gjerne opp til kontinuerlig utvikling, heller enn et stort prosjekt.

Vi anbefaler at dere setter i gang et forprosjekt. Tilfør ekstern kompetanse for å utfylle egen kompetanse i forprosjektet. Ta gjerne utgangspunkt i utredningsinstruksens hovedspørsmål. Vi anbefaler også at dere i forprosjektet adresserer de punktene vi tar opp i dette brevet.

Vi forstår at det er selve mellomlageret i KulturIT som vil være Kulturdirektoratets ansvar i det foreslåtte konseptet, mens det er Nasjonalbiblioteket og Arkivverket som skal ivareta langtidsbevaringen.

Vi anbefaler dere å være tydeligere på hva som er hensikten med mellomlageret på kort og lang sikt. Vil mellomlageret på sikt erstatte lokale databaser? Har dere en tidsbegrensning for avlevering til langtidsbevaring? Skal data slettes når de overføres til langtidsbevaring?

Mellomlageret er slik vi forstår det en levende database som skal inneholde alle data om museumsgjenstandene. Ny informasjon om disse vil tilføres etter hvert. Hva betyr slike oppdateringer for selve langtidsbevaringen? Vi anbefaler dere å beskrive konseptene rundt lagring, oppdatering og synkronisering tydeligere. I vår forståelse er langtidsarkiv noe som er behandlet ferdig. Gjelder dette for dere? I sykehussektoren er det etablert fjern- og nærlager for røntgen og journaldata. Når en journal ikke lenger er aktiv, avleveres den til helsearkivet og slettes i andre lagre.

Ved langtidsbevaring vil det også være et forvaltningsperspektiv. Hvordan skal dere forvalte ulike formater og hvem har ansvar når formater endres?

Konseptet dere legger opp til innebærer at data dupliseres flere ganger. Slik vi har forstått det har museene sine egne databaser. Dere ønsker å utvikle en sentral database (mellomlageret) driftet av KulturIT. Det er fra denne data kan gjøres tilgjengelig for andre og overføres til langtidsbevaring. Når data lagres flere steder, øker kostnadene og risikoen for feil.

Vi anbefaler at dere forklarer hvorfor dere foreslår flere databaser og drøfter alternativer til dette. Hvordan tenker dere at museene skal koble seg til mellomlageret? Kan API-ene gå direkte til langtidsbevaring? Kan dere oppnå besparelser ved å begrense antall lagringssteder?

I helsesektoren legges det nå til grunn en modell der alle tar ansvar for egne data. Andre får tilgang til data gjennom API-er og metadata, i stedet for at det er etablert en felles løsning for aktørene. Kan en lignende modell være aktuell for dere? Vi mener også det er klokt å undersøke hvordan andre land har løst dette. Dere viser til Danmark. EU jobber nå med såkalte «data spaces» (dataområder) som er basert på distribuert lagring og teknologier for lenkede data.

Dere står i et komplisert landskap når det gjelder aktørenes roller, eierskap og finansiering. Vår erfaring er at digitalisering åpner for nye måter å fordele roller og ansvar. Andre sektorer har stått i tilsvarende problemstillinger over tid. Helsesektoren har vært på en lang reise som har endret roller og ansvar, og ulike organisasjonsformer er testet ut. Kommunesektoren har vært på en lignende reise som har medført at de nå står samlet, og nye selskaper etableres. De har brukt mye tid på å etablere en organisasjonsform som sikrer at kommunene kan ta ut tjenester uten å gjennomføre krevende prosesser med markedet.

Vi anbefaler at dere lærer av de ulike erfaringene. Helse- og omsorgsdepartementet kan være en interessant samtalepart. Ta gjerne kontakt med rådsmedlem Kjetil Århus for nærmere informasjon om utviklingen i kommunesektoren.

Dere bør samle de viktigste aktørene som museene, KulturIT, og virksomhetene dere i dag samarbeider med rundt samme bord. Det er allerede etablert et tverrdepartementalt kulturarvsforum. Problemstillingene deres bør også kunne engasjere dette forumet.

Museumssektoren disponerer ikke store midler. Kostnadene for utvikling av slike løsninger kan etter vår erfaring bli større enn det som er anslått i notatet rådet har hatt tilgang til.

I dag tilføres det midler til sektoren over statsbudsjettet. Flere departement har budsjettansvar for sektoren. Er det mulig å øremerke midler til finansiering av slike fellesløsninger fra de ulike departementene? Dette krever godt samarbeid på tvers. Se også til hvordan andre sektorer finansierer driften av sine fellesløsninger ved å kombinere brukerbetalinger og overføringer.