Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Kulturdirektoratet: Ny systemstøtte (NYSS)

Dere har nylig vedtatt en ny virksomhetsstrategi. Nå må den også ut i organisasjonen. Strategien er et godt utgangspunkt for den gode historien om endringene dere skal igjennom. Historien må binde sammen målene i strategien og gjøre endringene meningsfylte for hver enkelt – både ansatte, aktører i sektoren og i departementet.

Det engasjementet som både ledelsen og de ansatte i direktoratet har for samfunnsoppdraget og for målene i den nye strategien er det viktigste grunnlaget for endringene. Vi anbefaler at dere bygger videre på det sterke engasjementet i Kulturdirektoratet.

Dere ønsker å være en kunnskapsdriver ved å bruke data og ny teknologi til å skape ny kunnskap og innovasjon i sektoren. Det er dette som er det engasjerende. Navnet NYSS, som klinger godt, må romme mer enn bare «ny systemstøtte».

Nytten for aktørene i sektoren må være en del av historien. Endringene kan også visualiseres gjennom animasjoner, bilder og film. Historien må formidles igjen og igjen, og på ulike måter.

Den nye strategien til Kulturdirektoratet peker i retning av et mer framoverlent direktorat, som tar på seg en tydeligere rolle som aktiv pådriver. Andre statlige etater har gått en lignende vei. Særlig Innovasjon Norges reise fra passiv finansieringskilde til foredler av gode ideer kan være verdt å være nysgjerrig på.

Nye systemer åpner muligheter for å tenke nytt om arbeidsprosesser og organisering. Vi anbefaler at dere er spesielt oppmerksomme på hvordan dere kan redusere personavhengighet og sårbarhet gjennom dette arbeidet.

Dere har hatt tett involvering av saksbehandlere i arbeidet med nytt system. Bygg videre på dette. Involver alle medarbeidere og utvalgsmedlemmer som vil bli påvirket. Ta med de tillitsvalgte tidlig i endringene. Jobb sammen med dem og få fram risikovurderinger for selve gjennomføringen.

Dere ønsker å gå fra tradisjonell prosjektjobbing til å bli mer produkt- og tjenesteorientert. Vi anbefaler at dere etablerer rollene knyttet til en produktorganisering og bemanner disse som en varig endring, ikke bare for en prosjektperiode. Da kan dere få en smidig overgang fra utvikling til drift. Det kan også redusere usikkerheten for de ansatte og forberede organisasjonen for framtida.

Bruk denne prosessen til å bygge kompetansen dere trenger på sikt. Gjennom å involvere saksbehandlere tidlig i utviklingsarbeidet bygger dere opp kompetansen hos de medarbeiderne som er der.

Dere har et høyt ambisjonsnivå for å samle, sammenstille og bruke data. Det kan handle om data fra andre aktører, også utenfor sektoren. Dette vil kreve ny kompetanse i direktoratet. Dere er avhengige av å ta ut effektiviseringsgevinster i saksbehandlingen for å få dette til, og det vil ta tid.

Dere har allerede fått inn en IT-arkitekt og en tjenestedesigner og er i gang med å rekruttere dataanalytikere. Dere vil møte flere utfordringer med standardisering, strukturering og personvern/GDPR. I tillegg trenger dere spesifikk kompetanse på ny teknologi og smidig arbeid.

Vi anbefaler at dere legger en plan for kompetanseutvikling internt og for hva dere må rekruttere inn.

Det er veldig bra at alle avdelingsdirektørene er engasjerte i prosjektet og at de sitter i styringsgruppen. Samtidig er det direktøren som vil være den fremste formidleren av endringene som kommer og mange av beslutningene underveis må tas av henne.

Vi anbefaler derfor at direktøren går inn som leder av styringsgruppen. Vi anbefaler også at direktøren knytter til seg en ekstern rådgiver med relevant erfaring som kan bistå i endringsprosessene.

Dere beskriver en god leveransemodell med flere trinn. Vi anbefaler at dere gjør en oppdeling basert på nytteverdi. Dette er et av hovedmomentene i smidig og kontinuerlig utvikling.

En mulighet kan være å starte med et utvalg av ordningene dere forvalter. En annen mulighet er å se på hvordan dere kan organisere arbeidet med tjenestene i framtiden. Velg et område som skaper engasjement og reduserer usikkerhet i organisasjonen.

Oppdelingen av arbeidet har også mye å si for gevinstrealiseringen. Samtidig som dere etablerer ny systemstøtte skal dere opprettholde dagens drift. Såkalte «pukkelkostnader» vil i en periode medføre en ekstra belastning på organisasjonen. Det kan gjøre det vanskelig å frigjøre ressurser for å rekruttere ny kompetanse. Ta høyde for at dere kan bli nødt til å revurdere oppdelingen.

En hyllevareløsning kommer med standarder og setter rammer for hvordan behov kan løses og noen ganger for hvilken rekkefølge ulike områder kan jobbes med. Løsningen dere velger for saksbehandling må være fleksibel slik at dere har det nødvendige handlingsrommet til å definere roller og prosesser som passer for Kulturdirektoratet.

Leverandøren vil være en samarbeidspartner som kan bidra som en innovativ utfordrer for hvordan prosessene skal være. Vi anbefaler at dere involver leverandøren i hvordan dere kan jobbe smidig sammen, med utforming av løsningen. Glem ikke de nasjonale fellesløsningene.

Det er flere som har gått igjennom en lignende endringsreise som dere. Enova er en virksomhet som jobbet mye med å utvikle seg fra å behandle søknader til å være datadrevet. De har gjennomført flere organisasjonsendringer på den reisen. Enova bruker også tredjepartsløsninger.

Husbanken er i en endringsprosess som har fellestrekk med Kulturdirektoratet. De har erfaringer med å bli mer datadrevet som kan være nyttige for dere å høre mer om.