Overordnet formål med prosjektet er å spare menneskeliv. Prosjektet skal utvikle et datasystem som gir de offentlige etatene med et operativt ansvar for å sikre liv, helse, miljø og eiendom, oppdatert informasjon om tilgjengelige ressurser.

Departement:
Årstall:

Prosjektet startet i 2014. Ved utgangen av 2015 var det etablert en fullverdig løsning. Hovedredningssentralene kjører test i parallell med gammel løsning. Målene for 2017 og fremover er å tilpasse systemet til flere ressursbrukere (politidistrikt/lokale redningssentraler med flere) og ressurseiere, samt å sikre at systemet spres/tas i bruk og blir landsomfattende.

De problemstillinger som Kystverket ønsket å drøfte med Digitaliseringsrådet var rigging av prosjektet og grunnlaget for gjennomføring. I anbefalingene under forsøker vi å besvare Kystverkets problemstillinger. I tillegg kommer noen vurderinger og råd i tilknytning til andre problemstillinger.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Prosjektet er organisert som et prosjekt hvor daglig leder i BarentsWatch fremstår som hovedprosjektleder. I organisasjonsstrukturen over daglig leder i BarentsWatch, er det en styringsgruppe, som i møtet ble omtalt som en «rådgivende styringsgruppe», en overordnet departementsgruppe, ledelsen i Kystverket og departementet.

Det er svært mange departementer involvert i arbeidet og mange virksomheter med et mangfoldig bruker- og interessentbilde. Vi oppfatter organiseringen av arbeidet mellom utviklere og operativ ekspertgruppe som smidig og effektiv. Den overordnede styringen av arbeidet fremstår mer utydelig.

  • Hvordan kan dere ivareta de store, strategiske prioriteringene for helheten fremover? Frem til nå har det vært én sterk aktør (Hovedredningssentralen). – Tenk gjennom hva dere gjør når det blir flere sterke aktører.

  • Hvordan sørger dere for at disse aktørene går i samme takt? Vi anbefaler at dere gjennomgår organiseringen av prosjektet, for å sikre at de overordnede, strategiske prioriteringene blir ivaretatt. – Lag klare spilleregler for prioritering når dere får mange sterke aktører inn.

Prosjektet jobber smidig med korte sprinter som leverer funksjonalitet som går i produksjon. Utviklingsteamet har også ansvar for forvaltning og oppfølging av driften.

Kystverket er meget bevisst på at forvaltning/drift ikke skal slå ut utviklingskapasiteten i BarentsWatch. Det er likevel slik at hver gang man utvikler noe nytt, så påtar man seg ansvar for forvaltning, og kompleksiteten øker.

Vår erfaring er at drift trumfer utvikling ved knapphet på ressurser. Hendelser i systemet som påvirker redningssentralenes evne til å utføre sitt samfunnsoppdrag må ha høy prioritet. Fra årsskiftet vil systemet støtte operativ drift hos hovedredningssentralene. Dette stiller krav om solid drift og overvåking av systemet. Vi anbefaler derfor at dere etablerer en hensiktsmessig forvaltningsmodell med tilstrekkelig ressurser og kompetanse. Dere bør ikke vente for lenge med å avklare om det er hhv. Kystverket eller eksterne leverandører som skal ha ansvar for drift og forvaltning fremover.

Felles ressursregister vil få en gradvis utbredelse. Innholdet i registret vil vise lokalisering og status på en mengde beredskapsressurser. Til sammen kan dette utgjøre svært sensitiv informasjon som dere må håndtere deretter. Krav til håndtering av denne informasjonen vil legge føringer for hvor systemet kan driftes og hvem som kan drifte det.

Det er mulig at anskaffelsene må håndteres etter et spesielt regelverk. NSM vil kunne bidra her. – Innled samarbeid med noen støttespillere som har god kompetanse på disse områdene.

Digitaliseringsrådet oppfatter prosjektet som en kontinuerlig videreutvikling av et system. Det er ikke satt en endelig ramme for innholdet i registeret, funksjonalitet, interessenter, varighet på utviklingsperioden eller integrasjoner. Mange integrasjoner gjør systemet svært komplekst.

Avgrensningen for systemet er resultat av prioriteringer underveis; de behov som prioriteres høyest er de som utvikles. Dette er en bevisst valgt tilnærming for prosjektet, og er viktig prinsipp innen smidig utviklingsmetodikk. Selv om dere i stor grad benytter standard format og standardløsninger som ID-porten, er risikoen ved en slik tilnærming at helheten i den tekniske løsningen og arkitekturen blir krevende å forutsi og kan bli vanskelig å håndtere etter hvert som flere brukere kommer på.

Dokumenter kompleksiteten i løsningen og få kontroll på omfanget. Kystverket må ta ansvar for at arkitekturen tåler de prioriteringene som gjøres løpende.

Vi synes det er krevende å forstå hva som er det endelige målet for prosjektet. Dere viste til at dere har fått i oppdrag å etablere ressursregisteret fordi dette vil bidra til å redde menneskeliv. Kystverket har utvidet rammen for registeret fra kystressurser til å også omfatte landbaserte ressurser. Dette er en betydelig utvidelse av prosjektets opprinnelige mandat. Vi anbefaler derfor at dere tydeliggjør prosjektets endelige målsetning.

Begrunnelsen for opprettelsen av prosjektet er blant annet funn i Gjørv-kommisjonen. Selv med denne bakgrunnen for prosjektet, mener vi dere må definere hvilke gevinster prosjektet vil gi. Dere bør legge til rette for at de aktørene som får gevinstene kan realisere dem og at aktørene kan dokumentere at gevinstene er realisert.

Vi forstår at det er vanskelig å måle hvordan systemet bidrar til å «redde et menneskeliv», men mener at dere bør operasjonalisere målformuleringene. – Gjør målene målbare! Eksempler som kom opp i møtet var å måle innsparing i rutinearbeid i ulike etater og hvor raskt ulike ressurser kan koordineres og komme ut til en hendelse (responstid).