Mattilsynet ønsker med tiltaket å bli i stand til å tilby tjenester og løsninger for å samhandle med brukerne, og utvikle digital dialog og evne til å hente og dele data.
Mattilsynet opplever at det er et gap mellom forventninger i regjeringen og KS sin digitaliseringsstrategi og det Mattilsynet kan levere på i dag. Særlig gjelder dette å kunne ta del i digitale økosystemer gjennom bruk av felles datakilder, fellesløsninger og standardiserte innganger for brukerne. Det gjør det utfordrende å tilby tjenester og bidra til verdiskaping innenfor deres områder.
Med tiltaket Deling av data som gir økt innsikt og kunnskap ønsker Mattilsynet å bli i stand til å tilby tjenester og løsninger for å samhandle med brukerne. Prosjektet skal utvikle digital dialog og evne til å hente og dele data. Tiltaket handler også om sikkerhet og tilgangsstyring. De Mattilsynet har dialog med skal ha tillit til at dataene deres forvaltes på en ryddig måte.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Ikke vent med å involvere brukerne. Vi anbefaler at dere starter med å systematisere hvem brukerne og interessentene deres er. Lag en interessentanalyse. Fokuser på hvordan dere og aktørene samhandler. Bruk dialogen med aktørene til å finne hvilke tiltak dere skal starte med. Start gjerne med noen enkle grep som vil ha stor effekt. Det er lettere å finne fram til gevinstene i samarbeid med aktørene. Det gir dere også bedre oversikt over kostnadsbildet. Hva vil for eksempel være en stor forenkling for en viktig aktør som oppdrettsnæringen?
Når dere har prioritert hvilke målgrupper dere skal jobbe med kan dere bruke metoder som designsprint. Ved å utvikle piloter får dere blant annet testet gevinster tidlig.
Satsingsforslaget beskriver tiltakene dere skal gjennomføre. Vi anbefaler at dere også er tydelige på målene for den reisen dere skal starte på. Hvilken brukereffekt ønsker dere på de ulike områdene? Hvordan vil endringene innvirke på eksisterende virkemidler? Skal dere ha flere tilsyn, mer effektive tilsyn, eller gjøre tilsyn på andre måter? Når dere har fått på plass tydeligere mål, vil det være enklere å prioritere mellom tiltakene og gjennomføre de i riktig rekkefølge. Et vellykket produktteam vil være avhengig av å kunne jobbe og prioritere etter klare mål.
Ta ned barrierene mellom fag og utvikling ved å sette sammen team som inkluderer både fag- og kodekompetanse. Pass på at teamene ivaretar brukerperspektivet i hele prosessen.
Etter dere har identifisert tiltakene som vil ha størst effekt, kan dere konkretisere gevinstene. Gevinster handler både om sparte kostnader og målbare kvaliteter. Når dere effektiviserer kommunikasjonen med tilsynsobjektene og andre samarbeidsaktører, vil dette for eksempel endre jobben til inspektørene. Dette bør dere synliggjøre.
Beskriv gevinstene og vær realistisk på når de kan tas ut. Lag et gevinstkart. Gevinstkart klargjør, visualiserer og kommuniserer sammenhenger mellom leveranser, gevinster og strategiske mål til utviklingsteam, fagsiden og andre interessenter. Et eksempel er hvordan NAV har benyttet effektkart for Foreldrepengeprosjektets gevinstrealiseringsplan eller generelt om deres bruk av verdi-driver-tre. Se også rapporten Hvordan lykkes med digitalisering? og DFØs retningslinjer for gevinstkart.
Dere har vedtatt ny strategi, ny organisasjonsstruktur og rekrutterer nye ledere. Jobb videre med å finne handlingsrom og frigjøre interne ressurser til utviklingsarbeidet. Dette er ikke et rent IT-prosjekt, men et omfattende organisasjonsutviklingsprosjekt som vil påvirke kultur, kompetansebehov og arbeidsprosesser. Det er et systematisk arbeid som vil ta tid. Fortell organisasjonen hvorfor endring er nødvendig. Hva ønsker dere å oppnå? Gjør det igjen og igjen. Bygg både på det positive i dagens kultur og dit dere ønsker å komme. Skap kultur gjennom det å gjøre. Planlegg og gjennomfør noen raske og synlige forbedringer som skaper entusiasme både internt og eksternt.
Involver de operative delene av Mattilsynet. Kan noen av regionene for eksempel fungere som rollemodeller eller fyrtårn for den endringen dere vil oppnå? Her kan erfaringer fra fyrtårndomstoler hentes inn.
Bruk Mattilsynets viktige og engasjerende samfunnsoppdraget i rekrutteringen. La dere inspirere av erfaringer fra andre som er i en tilsvarende transformasjonsreise, for eksempel NAV og domstolene.
Ny teknologi som for eksempel kunstig intelligens, sensorer og prediksjon kan få stor betydning for dere framover. Vær modige og utfordre dagens prosesser. Lag et veikart og beskriv hvor dere skal være i 2025. Definer hva dere trenger av kompetanse innen både IT og organisasjonsutvikling. Vi anbefaler at dere for eksempel skaffer egen kompetanse på tjenestedesign. Denne kompetansen vil være verdifull i all tjenesteutvikling og er viktig for den konkrete brukerdialogen.
Hvordan kan fellesløsninger komme til nytte? Gå aktivt inn i de samarbeidsforaene dere deltar i, som TILDA, OPS sjømat og OPS landbruk. Det er mange som bygger plattformer, økosystemer og samler inn store mengder data. Vær oppmerksom på disse og hvilken type strategi og rolle dere skal ha både til forvaltning og kobling. Hvordan kan dere eksempelvis bygge på den felles strukturen som utvikles rundt KS? Dere kan gjerne utfordre Digitaliseringsdirektoratet til å hjelpe dere videre.
Dere sier at den største utfordringen i disse samarbeidene er at dere ikke kan ta imot data. Lær av de andre aktørene. Hva må dere gjøre for å bli en aktiv mottaker? Hva kan dere gjenbruke av andres løsninger? Hvordan kan dere samarbeide om det som kommer?
Parallelt med utviklingsarbeidet bør dere jobbe bevisst og målrettet med avvikling av gamle systemer/funksjonalitet hvor det er mulig. Dette vil også kunne frigjøre driftsressurser til utvikling.
Erfaring fra andre virksomheter er at det tar tid å komme i gang med prosjekter. Vi anbefaler at dere bruker tiden framover til å rigge dere, slik at dere er klare når midlene kommer. Lag en plan for hva dere skal gjøre dersom dere ikke får tildelt så mye midler som dere forventer. Bruk alternative finansieringsmuligheter der dere kan.