Patentstyret har behov for å fornye sine arkivløsninger. De ønsker å være i «arkivfronten» og at deres tilnærming til arkivering skal skape begeistring både internt og eksternt.
Arkivering handler om å fange, sikre, lagre og avlevere informasjon fra alle prosessene i virksomheten. Patentstyret ser arbeidet i sammenheng med Arkivverkets Innebygd arkivering. Arkivverkets visjon for satsingen Innebygd arkivering er: «I 2025 bruker ikke ansatte i offentlige virksomheter tid på arkivering».
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Det viktigste grunnlaget for nye løsninger og utvikling vil være de behovene dere har, både på kort og lengre sikt. Bruk tilstrekkelig tid på å identifisere behovene.
I innovative anskaffelser er det viktig at behovene er tydelige, samtidig som man er åpen på hva som kan bli løsningen. Behovsbeskrivelsen er grunnlaget for dialogen med markedet.
God innsikt i behovene deres, drømmebildet for framtiden og dialog med markedet vil gjøre det lettere for dere å ta de valgene som kommer senere. Bruk metodikk som tjenestedesign og utarbeid aktørkart og brukerreiser. Beskriv arkivreisen, fra dere mottar informasjon til egen produksjon og gjenfinning. Det vil hjelpe dere å få fram de viktigste behovene. Ved å ha med Arkivverket i dette arbeidet vil dere også kunne identifisere hvilke behov som kan være viktig for større deler av forvaltningen.
Dere fortalte i møtet at dere nylig har inngått en partnerskapsavtale med Arkivverket. For å løse den store arkivfloken har Arkivverket behov for virksomheter som tør å gå foran og være piloter. Dere kan ha stor nytte av å ha tilgang til deres kompetanse på både det arkivfaglige og det tekniske.
Med utgangspunkt i behovene og prioriteringene deres bør dere sammen drøfte hvilke avgrensede områder dere skal være innovative og utprøvende på. Dere kan ha en fordel av å gå i dialog med andre virksomheter som samarbeider med Arkivverket.
Det er stor usikkerhet rundt hva som vil være rammer, standarder og løsninger for fremtidens arkivering. Når dere har innsikt i behovene og oversikt over hva som finnes på markedet, kan dere vurdere strategi for anskaffelse. Når leverandørene spiller inn sine forslag vil dere også kunne få en enda bedre forståelse av behovene.
Vi anbefaler at dere allerede nå kontakter Nasjonalt program for leverandørutvikling (LUP). De er en pådriver for at statlige og kommunale virksomheter skal skape innovasjon gjennom sine anskaffelser. Programmet er et samarbeid mellom NHO, KS, DFØ, Innovasjon Norge og Forskningsrådet. De kan veilede og bistå i innovative anskaffelsesprosesser. De har god kompetanse på blant annet arbeid med behovsbeskrivelser, anskaffelsesstrategi og gjennomføring av innovative anskaffelser.
Vi ser også en spennende overlapp på virksomhetsnivå mellom Patentstyret og LUP. Begge aktørene skal bidra innen næringsutvikling og innovasjon. Både knyttet til det konkrete tiltaket ny arkivløsning og på virksomhetsnivå. Vi anbefaler at dere tar kontakt.
Arkivfloken er utfordrende for hele forvaltningen og mange jobber med å lære hvordan denne kan løses på sikt. Patentstyret må vurdere hvilken rolle dere skal ta og hva dere kan bidra med i dette arbeidet. Vi anbefaler at dere lager et veikart for hvor dere skal på sikt. Prioriter de behovene som bidrar til at dere når de viktigste målene først. Hvor lenge dere kan beholde dagens løsninger vil også prege prioriteringene.
Det er flere andre innenfor satsingen til Arkivverket som jobber med å prøve ut løsninger på arkivområdet, blant annet i den regulatoriske sandkassen og StandardLabs. Når dere skal ta beslutninger, prioritere og avgrense, bør dere undersøke om noen har fått frem løsninger dere kan benytte. Tiden jobber dermed litt for dere.
Særlig i starten av innovasjonsprosesser er det stor usikkerhet knyttet til kostnader og tid. Dere har en tilnærming hvor dere ønsker å gå stegvis fram. Vi mener at dette er en riktig, og kanskje den eneste, strategien da usikkerheten om fremtidens arkivering er stor. Vi anbefaler at dere tenker stegvis også om finansieringen. Etter hvert vil dere ha et bedre grunnlag til å vurdere finansieringsbehovet, på kort og lang sikt.
I tillegg til finansiering innen egen ramme og satsinger som støttes av departementet, finnes det en del muligheter som dere kan vurdere. Disse passer inn i litt ulike faser av arbeidet. Dere er allerede kjent med StartOff. Andre ordninger dere kan vurdere er Stimulab (stimuleringsordning for offentlig innovasjon) og medfinansieringsordningen (kan dekke deler av kostnadene for samfunnsøkonomisk lønnsomme digitaliseringstiltak). Norges forskningsråd har også ordninger for støtte til innovasjonsprosjekter i offentlig sektor. I tillegg har Innovasjon Norge ordninger som kanskje kan benyttes, for eksempel å delfinansiere kostnader for utvikling av innovative løsninger (innovasjonskontrakter).