Prosjektene vi har behandlet

Det er stor bredde på prosjektene vi får presentert. Noen virksomheter har et ferdig planlagt digitaliseringsprosjekt og er i gang med gjennomføringen når de kommer til oss. Stadig flere kommer imidlertid for å få råd på et mye tidligere stadium i prosessen. Noen ønsker veiledning i forbindelse med et oppdrag de har fått fra departementet sitt. Det er også flere som ønsker råd med tanke på et framtidig satsingsforslag til statsbudsjettet.

Oversikt med kostnadsanslag

Her får du oversikt over alle prosjektene vi har behandlet hittil, med informasjon om virksomheten, departementsområdet og prosjektstørrelsen. Størrelsen angir virksomhetens kostnadsanslag for å gjennomføre prosjektet. Anslagene kan imidlertid være foreløpige og usikre fordi prosjektene er i en tidlig fase når de kommer til oss, og noen av anslagene gjelder bare for forprosjektet.

Når det gjelder inndelingen av prosjektene, regner vi prosjekter som koster opptil 25 millioner kroner, for å være små prosjekter. De middels store har en kostnad mellom 26 og 200 millioner kroner, mens de store koster over 200 millioner kroner. Mange kommer til rådet før de har et kostnadsanslag.

Hva gir vi råd om, og hva spør virksomhetene om?

Når virksomhetene sender dokumentasjonen sin til oss, ber vi dem også om å sende konkrete problemstillinger og spørsmål som de ønsker å diskutere i rådsmøtet. Det gir oss mulighet til å tilpasse behandlingen i rådsmøtet etter deres behov.

Prosjektdokumentasjonen virksomhetene sender inn, vurderer vi ut fra seks faglige temaer som vi mener er sentrale for å kunne lykkes med et digitaliseringsprosjekt. Disse temaene er

• organiseringen og styringen av prosjektet
• behov, mål og løsning
• usikkerhet og usikkerhetsstyring
• gevinster og gevinstrealisering
• konkurransestrategi og samarbeid med leverandører
• IT-politiske føringer og muligheter

Fra oppstarten i 2016 og fram til og med august 2021 har vi til sammen fått 282 spørsmål fra virksomhetene og gitt 641 konkrete anbefalinger tilbake. De temaene virksomhetene selv tar opp, sier noe om hva de synes er vanskelig. Temaene vi gir råd om, gir et bilde av hva vi mener at de bør jobbe mer med framover.

Figuren under viser hvordan virksomhetenes spørsmål og våre anbefalinger fordeler seg prosentvis på de seks temaene som er sentrale for å lykkes med en digitaliseringsprosess.

Vi ser at det er temaene «organisering og styring» og «behov, mål og løsning» som står i sentrum. Hele syv av ti spørsmål og anbefalinger har dreid seg om disse to temaene siden Digitaliseringsrådet ble opprettet i 2016. De siste årene har nesten ni av ti anbefalinger handlet om disse. Vi regner med at denne trenden vil fortsette ettersom vi opplever at stadig flere virksomheter kommer til oss i en tidligere fase av arbeidet.

Det største misforholdet mellom hva lederne ønsker å diskutere med oss, og hva vi faktisk gir råd om, dreier seg om temaet «behov, mål og løsning». Bare 25 prosent av spørsmålene vi får, handler om dette temaet, mens hele 40 prosent av anbefalingene våre gjør det.

Hva handler organisering og styring om?

Dette temaet handler om hvordan virksomhetene legger opp til å gjennomføre prosjektet sitt. Det vil si hvordan de deler det opp i faser, hvordan de styrer det, når og hvordan de involverer brukerne, og hvilken gjennomføringsstrategi de har.

Dette er noen viktige anbefalinger vi har gitt det siste året:

• Skaff dere kompetanse på tjenestedesign
• Organiser dere tverrfaglig for den tjenesten dere skal levere
• Tenk stort, start smått
• Lag gevinstkart, driv nyttestyring

Hva handler behov, mål og løsning om?

Dette temaet handler om hvorvidt virksomhetene har klart for seg hvem brukerne er, hva som er brukernes behov, hvordan de skal få involvert brukerne tidlig, hva som er målene med prosjektet, og hvordan den nye løsningen skal bidra til at de når disse målene.

Dette er noen viktige anbefalinger vi har gitt det siste året:

• Lag interessent- og aktørkart
• Involver alle brukere fra start til slutt
• Lag tydelige mål for endringsreisen
• Fortell den gode historien