Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Riksantikvaren: Delegeringsprosjektet

Trondheim og Telemark er de to fylkeskommunene dere har et godt samarbeid med når det gjelder delegeringsprosjektet. Slik vi har forstått det har dere et uformelt faglig samarbeid med fylkeskommunene i prosjektet. Vi anbefaler at dere med bistand fra KS formaliserer samarbeid med samtlige fylkeskommuner og ev. kommuner på ledelsesnivå med fylkesrådmenn og rådmenn.

Dere skal overføre arbeidsoppgaver og utvikle en løsning som fylkeskommunene skal bruke. For å lykkes med dette er det viktig å involvere de ulike brukerne (søkere, saksbehandlere i RA, fylkeskommunene etc.) i tilstrekkelig grad. Dere fortalte at det er utfordrende å få nok ressurser fra fylkeskommunene og bidrag fra søkerne.

Dere må i enda større grad jobbe med å forankre behovet for ressurser hos ledelsen i fylkeskommunene. Fordi systemet dere utvikler skal brukes av fylkeskommunene i deres saksbehandling, er det rimelig at fylkeskommunene bidrar praktisk inn i prosjektarbeidet.

Dette behøver ikke nødvendigvis kompenseres gjennom frikjøp av ressurser. Dere må også selge inn budskapet om hva fylkeskommunene vil få ut av å bidra inn i prosjektet. Toppleders engasjement overfor andre toppledere vil være av stor betydning for å få til dette.

Trekk også søkerne inn i selve prosjektarbeidet. Få med de riktige brukerne, det innebærer særlig de som også ser utover dagens rutiner og systemer.

Det er ulike sakstyper og prosesser dere skal overføre til fylkeskommunene. For personer som ikke jobber hos Riksantikvaren er det litt utfordrende å forstå brukerreisen og de ulike arbeidsprosessene, aktørene og hvordan den nye IT-løsningen skal støtte opp under dette.

Dere fortalte i møtet at dere allerede jobber med å beskrive og forenkle prosessene. Vi anbefaler også at dere visualiserer disse prosessene, det vil gjøre det enklere for eksterne å forstå hva prosjektet skal oppnå.

For å sikre lik og effektiv saksbehandling når arbeidsoppgavene blir delegert til fylkeskommunene, jobber dere med å standardisere arbeidsprosessene. NAV og Nasjonalt e-helsestyre har vedtatt standardiserte arbeidsprosesser på tvers av kommunene i Norge. Vi anbefaler at dere ser på brukerreisene i samarbeid med KS og fylkeskommunene.

Sammen kan dere tegne brukerreisen og fastsette standardiserte arbeidsprosesser. Dette sikrer at saksbehandlingen blir standardisert på tvers av landet.

Dere forteller at dere skal anskaffe en hyllevare. Forskning viser at flere har en tendens til å overvurdere fleksibiliteten til hyllevaren, og at man for ofte ender opp med mye skreddersøm som gjør løsningen dyr å utvikle og forvalte. Å evaluere og prøve ut eventuell hyllevare er derfor viktig. Ha en grundig prosess når dere velger leverandør og løsning. Vektlegg relevant kompetanse hos leverandøren.

Be helst leverandørene levere et "Proof of Concept" (verifisering av gjennomførbarheten) på de vanskeligste arbeidsprosessene og integrasjonene. Dette er en god måte å klare å skille leverandører og hyllevarer som ser like ut, men i realiteten er svært ulike når det gjelder kompetanse og egnethet, fra hverandre. Det kan derfor lønne seg å bruke noen kroner på dette.

Fylkeskommunene skal overta de fleste av førstelinjeoppgavene fra dere. Fordi det er ulike fylkeskommuner er det ikke definert en mottager for å ta dette imot, et mottaksprosjekt. Sammenslåing til nye fylker (regioner) kompliserer bildet ytterligere. Vi regner med at dere allerede nå tenker på hvordan dette skal gjøres og drøfter dette med KS og fylkeskommunene.

Vi anbefaler at dere i samarbeid lager en rutine for hvordan dere skal overlevere de nye arbeidsoppgavene til fylkeskommunene.

Å delegere arbeidsoppgavene i sin helhet vil ikke føre til tidsbesparelser sammenlignet med dagens forvaltning. Gevinstberegningen for nytt IT-system forutsetter at prosjektet leverer en god teknisk løsning og standardiserte arbeidsprosesser. For å lykkes med dette, må dere involverer brukerne, se anbefaling 2.

Videre er det nødvendig å involvere gevinsteierne underveis. Dere fortalte at dere skal starte dette arbeidet nå. Sørg for å forankre gevinstanslagene hos gevinsteierne. I tillegg bør dere utarbeide gevinstrealiseringsplanene i samarbeid med fylkeskommunene og tilrettelegge for at fylkeskommunene kan dokumentere gevinstarbeidet sitt.

Dere har laget en god og gjennomarbeidet usikkerhetsanalyse. Slik vi vurderer det er det størst risiko knyttet til å endre og standardisere arbeidsprosessene. Dere må ikke undervurdere dette arbeidet. Mulige tiltak er å sørge for å involvere riktige ressurser i prosjektet, se anbefaling 2. I tillegg er det viktig at dere i samarbeid med fylkeskommunene og KS blir enige om hvordan dere skal standardisere arbeidsprosessene, se anbefaling 3.

Dere har avhengigheter til felles fylkeskommunale integrasjoner- prosjektet (FINT). Vi anbefaler at dere formaliserer samarbeidet med FINT- prosjektet. Kartlegg avhengighetene i felleskap og lag strukturerte oppfølgingsplaner som beskriver tiltak og ansvarlig person for hver avhengighet. Utarbeid eskaleringsrutiner som viser hvem som skal gjøre hva dersom forutsetningene for FINT- prosjektet endres.

Førstelinjeoppgavene skal delegeres til fylkeskommunene, dette vil føre til endringer internt hos Riksantikvaren. Fortell på hvilken måte delegeringsprosjektet påvirker RAs ansatte. En viktig oppgave fremover vil være å si hvilke endringer delegeringsprosjektet fører til for RAs ansatte og for organisasjonen. Kommuniser dette til de ansatte. Opplys også om mulighetene som ligger i endringene som kommer.

Dere kan beskrive en ansatte-reise på lik linje som dere beskriver brukerreisen.