Samfunnsgevinster gjennom et felles økosystem

Vi opplever at vi har satt en ny kurs, der vi sakte, men sikkert opparbeider oss kompetanse og erfaring om å utvikle og forvalte gode helhetlige løsninger. For å komme i mål må vi ha tro på de langsiktige gevinstene, vi må tørre å dele med hverandre og vi må tørre å feile.

Sett brukeren i sentrum og bruk fellesløsninger

Utdanningsdirektoratet forvalter og utvikler vi mange systemer og har over lang tid laget skreddersydde løsninger for ulike oppgaver og tjenester; Blant annet har vi egne løsninger for gjennomføring av nasjonale prøver, eksamen og brukerundersøkelser og en egen høringsløsning som både Udir og andre direktorater bruker.

Vi har i økende grad tatt i bruk nasjonale felleskomponenter som Altinn Studio 3.0, ID- porten og Altinn autorisasjon. Samtidig er vi ansvarlig for utviklingen av felleskomponenter i sektoren, som f.eks. Feide. Vi bruker også nasjonale og internasjonale standarder i samhandling med andre. Med dette blogginnlegget ønsker vi å trekke frem vår læring og hva vi har erfart, gjennom oppturer og nedturer, skal til for å komme å lage gode tjenester for våre brukere - et arbeid som også kan bidra til gode tjenester i andre sektorer.

Vi må tenke helhetlig

For mange av våre systemer er det enten en skoleeier, skoleleder eller en lærer som er sluttbrukeren, men vi har også systemer der barn og unge er brukergruppe. Med mange ulike brukergrupper kan det være ekstra utfordrende å navigere i utvikling av nye digitale tjenester der gevinstene ikke nødvendigvis er rettet mot «innbyggeren», men er spredt mellom en rekke ulike brukergrupper i kommunal og privat sektor med sprikende behov og ønsker.

En av våre første aha-opplevelser er at vi ikke kan lage sammenhengende og gode tjenester for brukerne uten å ha en god oversikt over vår egen og andres portefølje. Vi må klare å se hvordan tjenesten treffer de ulike brukerne og deres prosesser. Vi må forstå hvem vi er til for og hvilket behov vårt system eller tjeneste skal løse for brukeren. Vi må skaffe oss innsikt i hvordan det vil samspille med andre tjenester som brukeren benytter – også de som tilbys av andre virksomheter og sektorer. Brukere er jo også mennesker.

En annen nyttig erfaring, er at vi ofte ikke gir oss selv nok tid til å reflektere over det som kanskje kan virke banalt enkelt: Hvem lager vi egentlig denne tjenesten for? Har vi allerede andre tjenester som delvis løser brukerens behov? Eller hvilke andre tjenester i andre sektorer kan vi se vår tjeneste i sammenheng med? Og hvilke felles samfunnsgevinster kan vi realisere?

Involver kollegaer fra andre sektorer tidlig

Vår erfaring er at dersom vi ønsker mer helhetlig systemutvikling, må vi gjøre det enklere å involvere kollegaer fra andre sektorer i konseptfasen. Det kan være ved å etablere nettverk og steder hvor vi kan treffes, dele erfaringer og diskutere felles problemstillinger. Vi ser ofte behov for at en koordinator for arbeidet på tvers av alle aktøren, og i Udir har vi etablert en egen avdeling med ansvar for å løse utfordringer i vår sektor og mot tilstøtende sektorer.

Noen ganger ser vi at det vil være behov for at eksempelvis Digdir tar et større ansvar for å styre prosesser som berører flere sektorer - spesielt arbeid med å identifisere og prioritere de områdene og samfunnsutfordringene som krever høy grad av innovasjon og samarbeid.

Fordeler og ulemper ved bruk av felleskomponenter

Noen ganger kan det virke som en omvei å skulle bruke fellesløsninger som ikke har en perfekt match med våre behov. Vår erfaring med bruk av felleskomponenter er at vi ikke kan forvente å komme til dekket bord. I enkelte tilfeller vil det kreve at vi må inngå kompromisser og leve med en løsning som ikke nødvendigvis innfrir 100 %, eller som krever at vi endre arbeidsprosesser for menneskene som skal ta det i bruk. I andre tilfeller vil vi sammen kunne bidra med videreutvikling av fellesløsninger som et dugnadsprosjekt.

Det er komplisert å koordinere utvikling og samarbeide på tvers, og vi må kanskje tørre å søke gevinster som gir effekt også utover den konkrete oppgaven vi i utgangspunktet skulle løse.

Sammen med kravene om å bruke felleskomponenter, har vi i Udir også blitt mer oppmerksomme på at vi bør unngå å utvikle løsninger som allerede er utviklet; Vi må resirkulere og gjenbruke det vi eller andre har laget. Det er inspirerende å utvikle løsninger som kan komme alle i offentlig sektor til gode. Ved å utnytte felleskomponenter og hyllevare for grunnleggende funksjonalitet kan vi begrense bruk av skreddersydde løsninger i smale markeder. Samtidig er det slik at mange av fordelene og gevinstene ved å bruke fellesløsninger ligger flere år frem i tid, og dermed kan være vanskelige å synliggjøre. Gevinstene lar seg heller ikke realisere uten at flere faktisk tar i bruk fellesløsningene som utvikles.

Ved å bruke fellesløsninger slipper vi å forvalte mange ulike systemer som gjør omtrent samme oppgave, noe som på sikt vil gi økonomiske gevinster. Gjennom utvikling av fellesløsninger ser vi også at vi tilrettelegger for gjenbruk av data, som igjen fører til økt datakvalitet. Men dersom kun et fåtall tar i bruk fellesløsningen vil ingen ha glede av disse gevinstene.

Bruk av fellesløsninger kommer brukerne til nytte. Felles funksjonalitet som pålogging, håndtering av samtykker og eSignering for ulike tjenester skaper trygghet ved at brukeren kjenner seg igjen og finner frem. Fellesløsninger som leverer standard funksjonalitet kan også gjøre det enklere å skreddersy spesifikke brukergrensesnitt tilpasset ulike brukergrupper, mens hoveddelen av løsningene er de samme.

Altinn Studio legger til rette for at andre kan bidra i utviklingen

Vår erfaring er at det er krevende å lage tjenester i et økosystem. Ved å gjøre seg avhengig av andre systemer og deres utviklingstakt risikerer det enkelte prosjektet å miste sin egen fremdrift. Derfor er det viktig at systemene legger til rette for at andre kan bidra i utviklingen.

I Udir har vi flere tjenester som har benyttet Altinn Studio som plattform for tjenesteutviklingen. Altinn Studio 3.0 er et godt eksempel på en plattform som er tilrettelagt for samskaping.

Altinn Studio 3.0 har åpen kildekode og tilgjengelig produktkø og testmiljøer kan vi i Udir enkelt bidra i utviklingen av fellesløsningen - og dermed slippe forsinkelser i egen leveranse og samtidig bidra til å løse andres behov på samme tid. Det er en trippel gevinst. Vår opplevelse er at teamet som forvalter Altinn 3.0 hos Digdir er flinke til å initiere tett dialog, og oppfordrer til at utviklere kan ta kontakt via kanaler som Slack og GitHub. I tillegg har vi i perioder med høy produksjon og mange leveranser hatt ukentlige statusmøter med produkteier hos Altinn. Hele prosjektteamet syns dette er en spennende måte å jobbe på som stimulerer til nye ideer og løsninger som vil komme mange til gode.

Hvordan kan vi tilrettelegge for at egne systemer kan gjenbrukes?

Udir er i startgropa når det gjelder å tilrettelegge for at våre egne systemer kan gjenbrukes. Ofte ser vi at den fleksibiliteten vi etterstreber ikke alltid kan etterleves på grunn av begrensninger vi har gjort i oppstarten av tjenesteutviklingen. Løsningene kan være laget ut ifra et spesifikt og ikke generelt nok formål som begrenser mulighetene for å videreutvikle løsningen til andre bruksformål. GDPR og prinsipper om å begrense mengden personopplysninger, som hentes inn og formålet for opplysningenes bruk, gjør det vanskelig å gjenbruke de samme dataene i andre systemer. Andre begrensninger kan være at vi har laget løsninger med en arkitektur som vanskelig lar seg gjenbruke, eller mangel på gode beskrivelser og dokumentasjon av våre systemer. I andre tilfeller mangler vi testmiljøer for nye brukere.

Vi ser også at de som har tilgjengeliggjort sine løsninger, kan mangle ressurser til å levere tilstrekkelig tjenestekvalitet og serve de som ønsker å gjenbruke dem. Her må vi stadig øve oss og finne gode ordninger for finansiering slik at vi kan tilrettelegge for at vi kan ta felles ansvar, selv om man ikke får gevinst av egen innsats.

Gjennom bruk av fellesløsninger utfordres vi til å tenke nytt rundt hvordan vi samarbeider om tjenesteutvikling både innad i vår organisasjon og med andre organisasjoner. Det er mye vi fortsatt må lære oss, og vi opplever at vi stadig oftere stiller oss spørsmålene:

• Hvordan sikrer vi at det vi lager kan gjenbrukes?
• Hvordan kan vi markedsføre vår utvikling slik at andre kan se nytten av det vi lager?
• Hvordan forvalter vi en fellesløsning og hvordan håndterer vi eierskap?
• Hvordan kan vi legge til rette for å videreutvikle våre løsninger sammen med andre?
• Hvordan løser vi kostnadsfordeling i utvikling og forvaltning?