Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Sjøfartsdirektoratet: Prosjekt NIS/NOR Modernisering

Rådet forstår at Sjøfartsdirektoratet kjenner sine kunder godt fra flere samarbeidsarenaer. Sjøfartsdirektoratet bør vurdere å trekke de eksterne brukerne enda tettere på når det gjelder konkrete behov og forventninger til et modernisert skipsregister.

Dette kan gi direktoratet enda bedre grunnlag til å prioritere løsninger som gir de største effektene og samtidig forankre resultatet i bransjen. Spesielt med tanke på arbeidet med e-tinglysning vil det kunne være nyttig å utarbeide konkrete brukerhistorier; en beskrivelse av hvilke behov interne og eksterne interessenter har og hvordan ny løsning kan gi de ønskede effekter.

Sjøfartsdirektoratet har tydelige overordnede mål for digitaliseringsarbeidet. Disse fremkommer i blant annet tildelingsbrev for virksomheten. Gode digitale løsninger vil være et konkurransefortrinn som får flere rederier til å velge norsk flagg.

Direktoratet bør beskrive hvordan tiltakene bygger opp under målsettingene. For eksempel at målet er å øke markedsandelen med x prosent og hvordan tiltaket bygger opp under dette. Beskrivelsene bør lages på en måte som kommuniserer godt med både interne og eksterne brukere.

En god beskrivelse viser tydelig hva som skal løses for hvem og den må enkelt kunne testes ut på ulike brukergrupper. En god visualisering av hvilke målgrupper dere treffer og hvilke gevinster disse får vil hjelpe direktoratet å tydeliggjøre den samfunnsmessige gevinsten av å gjennomføre prosjektet.

Sjøfartsdirektoratet er i gang med å kartlegge gevinster i forbindelse med søknad om midler fra medfinansieringsordningen. Dialogen viser at direktoratet har god innsikt i hvor gevinstene kommer. Det er nødvendig å tallfeste gevinstene, for at direktoratet skal kunne ta ut gevinstene og bruke ressursene på andre prioriterte områder. Dette er et viktig arbeid uavhengig av behandlingen av søknad om finansiering.

Vi anbefaler at dere bruker fremstillingen av kvantitative og kvalitative gevinster aktivt i styringen av prosjektet. Den som skal ta ut gevinstene av prosjektet bør være godt involvert i arbeidet og ta eierskap til gevinstene som skal realiseres. I prosjektveiviseren kalles denne rollen gevinstansvarlig.

Sjøfartsdirektoratet bør videreutvikle en helhetlig usikkerhetsstrategi. Det er særlig to områder som krever oppmerksomhet. Sjøfartsdirektoratet er en relativt liten organisasjon (både på IT-siden og i faglinjen) med få personer som bemanner viktige roller, både i linjen og prosjektet. Saksbehandlingen i linjen er underlagt en del formelle rammer, som gjør at disse oppgavene ofte må gå foran utviklingsarbeid.

Dette utgjør en vesentlig risiko for prosjektet. Selv om Sjøfartsdirektoratet vurderer risikoen ved kostnadsanslagene som lav, blant annet fordi man vil benytte den arkitektur som allerede er etablert i direktoratet, kan det være klokt å kvalitetssikre estimatene ytterligere. Hvilke muligheter har direktoratet for å redusere sårbarheten i utviklingsprosjektet, særlig ved kapasitetsutfordringer i organisasjonen?

Sjøfartsdirektoratet har mange nyttige erfaringer fra etablering av digitale tjenester på Altinn. Erfaringene fra tidligere har blant annet ført til at direktoratet er involvert i styringsrådet for Altinn. Det vil være spesielt viktig at direktoratet finner gode løsninger for utenlandske brukere. Funksjonalitet i Altinn vil være avgjørende for å få effekt av de nye løsningene, spesielt når direktoratet skal i gang med e-tinglysning. Sjøfartsdirektoratet har mange nyttige erfaringer fra etablering av digitale tjenester på Altinn. Erfaringene fra tidligere har blant annet ført til at direktoratet er involvert i styringsrådet for Altinn. Det vil være spesielt viktig at direktoratet finner gode løsninger for utenlandske brukere. Funksjonalitet i Altinn vil være avgjørende for å få effekt av de nye løsningene, spesielt når direktoratet skal i gang med e-tinglysning.

Sjøfartsdirektoratet har mange nyttige erfaringer fra etablering av digitale tjenester på Altinn. Erfaringene fra tidligere har blant annet ført til at direktoratet er involvert i styringsrådet for Altinn. Det vil være spesielt viktig at direktoratet finner gode løsninger for utenlandske brukere. Funksjonalitet i Altinn vil være avgjørende for å få effekt av de nye løsningene, spesielt når direktoratet skal i gang med e-tinglysning.