Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev SSB: Program for modernisering av statistikkproduksjon

Vi anbefaler at dere allerede nå tenker gjennom hvilke leveranser som kan gi gevinster underveis og så tidlig som mulig. Prioriterer disse høyt og styr etter disse (gevinststyring) underveis i prosjektet. Dette vil bidra til at programmet skaper nytte hele veien, i tillegg vil det også bidra til å motivere interne og eksterne interessenter gjennom programperioden.

I beskrivelsen av roller og ansvar, legger dere opp til at avdelingsdirektør for digitalisering og fellesfunksjoner skal lede programstyret. I møtet med oss argumenterte dere for at dette var hensiktsmessig fordi det ville avlaste direktøren. I tillegg vil rollen i særlig grad innebære å forberede saker til SSBs ledergruppe, hvor direktøren uansett vil ta overordnede beslutninger.

Direktørmøtet i SSB skal fungere som programstyre, og vi anbefaler at direktøren leder dette. Avdelingsdirektør for digitalisering og fellesfunksjoner vil ha en sentral rolle i programstyret med å tilrettelegge sakene for direktøren og resten av ledelsen.

Vi er enige i at dette er et program med høy risiko. Utfordringen nå er å omsette policy til praksis. Konkretiser risikoene. Beskriv hvordan dere skal håndtere dem og hvem som har ansvaret for å gjennomføre de risikoreduserende tiltakene. I tillegg anbefaler vi at dere finner de positive usikkerhetene (muligheter). Det viktig å sette av midler som dere kan benytte for å utnytte de mulighetene som eventuelt dukker opp.

Planene for programmet er overordnede, og dere planlegger å detaljere dem utover høsten 2017. For å redusere risikoene i programmet anbefaler vi at dere lager en oversikt over avhengighetene og hvordan dere skal håndtere dem. Dette innebærer å kartlegge avhengighetene i programmet, mellom prosjektene og prosjekter utenfor.

I tillegg må dere beskrive hvilke avhengigheter dere har til andre etater og interessenter (eksempelvis nytt folkeregister). Ikke undervurder avhengighetene og totalrisikoen for programmet. Går én ting galt, er det mye annet som kan gå galt.

Vi kjenner til liknende prosjekter der det er blitt undervurdert hvor mye arbeid som skal til for å lage en ny datamodell for et så komplekst dataunivers som det SSB beveger seg i. Dere må harmonisere modellen med tilhørende definisjoner og relasjoner med de virksomhetene som skal avgi data. Prosjektet må avsette tilstrekkelig ressurser tidlig slik at dette arbeidet ikke forsinker framdriften.

Dere må forvente at datamodellen vil endre seg løpende med endringer i samfunnet. Dere må ta hensyn til disse endringene både logisk og realisert datamodell. Bruk av dynamisk datamodelleringsverktøy kan være en fordel.

Det bør også vurderes i hvilken grad erfaring i andre tilsvarende funksjoner i utlandet kan brukes som utgangspunkt for modelleringsarbeidet.

Å få de riktige personene og tilstrekkelig med ressurser til utviklingsarbeidet er avgjørende for å lykkes med programmet.  Arbeidet forutsetter at dere går fra å prioritere daglig drift til å også gi større plass til utviklingsoppgaver. Dette er en svært krevende øvelse og forutsetter at toppledelsen har kontinuerlig fokus på å finne god balanse mellom drift/forvaltning og utvikling. Som én av rådsmedlemmene uttrykte det i møtet; «dere vil ikke lykkes hvis driften alltid kommer foran».

Bruk interne ressurser til å utvikle nye prosesser og løsninger. Vi anbefaler at dere bemanner programmet så langt det lar seg gjøre med 100% ressurser og ikke fordeler dem på flere små brøker. Ruller på ressursene som brukes i utviklingen slik at flere får mulighet å bygge kompetanse på det nye, og slik at ikke fagressursene blir for lenge borte fra sin kjernekompetanse. I gitte situasjoner kan dere vurdere å bruke eksterne ressurser til å holde driften i gang, og interne ressurser til å jobbe med utvikling. Gjør programmet til en ny karrierevei, slik at de ansatte også blir motivert til å prioritere utviklingsoppgavene som ligger i programmet.

Estimater i tidlig fase av programmer har alltid stor usikkerhet. På det stadiet dere er nå bør dere hente erfaring om kostnader, ressursbruk og kompleksitet fra andre som gjort noe tilsvarende - jo mer likt jo bedre. Dette vil blant annet være viktig for å sikre at det settes av nok tid og ressurser til utvikling av felles datamodell. Statens pensjonskasse og Skattedirektoratet kan være aktuelle å ta kontakt med, men det kan også være andre som har enda mer relevant erfaring.

For å kunne planlegge prosjektleveransene må dere i neste fase bryte ned det som skal utvikles til et nivå som gir grunnlag for mer detaljert estimering. De beste estimatene oppnås ved å både estimere analogi-basert (erfaringer fra andre lignende prosjekter) og nedenfra-og-opp (nedbryting i leveranser og aktiviteter med eksperter med relevant erfaring). Store avvik mellom disse to estimatene bør føre til mer estimeringsarbeid for å bedre nøyaktigheten, eller å legge inn rom for usikkerhet/fleksibilitet i planer og budsjetter.

Vi anbefaler at dere engasjerer en ekstern kvalitetssikrer som følger programmet tett og som får god forståelse av hva programmet jobber med. Engasjer en erfaren kvalitetssikrer som kan peke på de mest kritiske risikoene og anbefale hvordan dere kan håndtere dem.

Vi anbefaler at kvalitetssikrer deltar på programstyremøter slik at han/hun kan drøfte risikovurderingen med ledelsen som fast punkt på agendaen. Digitaliseringsrådets erfaring er at periodisk sjekklistebasert kvalitetsgjennomgang av kvalitetssikrer som ikke følger prosjektet over tid og har dialog med programledelsen, tilfører lite verdi.

Langsiktig partnerskap med leverandører som deler deres ambisjoner, vil kunne tilføre verdi. Dere vil bemanne de fleste sentrale funksjonene med egne ansatte, men har behov for å fylle på med kompetanse og kapasitet fra leverandører. Sørg for å beholde hånden på rattet og still tydelige krav når det gjelder utvelgelse. Evaluer kompetansen og prestasjonene til innleid personell og vurder å bytte ut disse underveis.

Kompetente prosjektdeltagere er ofte viktigste faktor for å lykkes. Vær åpne for at det også finnes små nisjeaktører som har god kompetanse på spesifikke områder. Vurder også avtaler for å kunne leie inn ressurser til å holde driften i gang, slik at dere frigjør ansatte til utviklingsaktiviteter.

Programmet har mange ulike interessenter, for eksempel de som skal avlevere og de som skal bruke data. Et av målene til programmet er å øke omdømmet til SSB. For å gjøre dette må dere tilrettelegge for gode opplevelser for interessentene deres. Dere må tilby effektive og helhetlige tjenester som også ivaretar dataleverandørenes behov. En tilnærming kan være å bruke tjenestedesign og metodikk for brukerreiser.

Vi anbefaler at dere involverer deres eksterne interessenter, som for eksempel direktoratet for e-helse, Helsedirektoratet og Skatt. Finn ut av hva som skal til for at de blir fornøyde, involver dem i prioriteringer, få interessentene til å forstå hvilken reise SSB er i gang med, hva dere ønsker å få til, og sørg for at de forstår og støtter deres moderniseringsarbeid.

Et av målene med programmet er å posisjonere SSB for fremtidens statistikkproduksjon og sikre SSB kapasitet og evne til å levere statistikker og analyser som imøtekommer samfunnets forventninger og behov. Dere har et samarbeid med andre sammenlignbare organisasjoner både nasjonalt (NRK, Skatt) og internasjonalt (Nederland) hvor dere lærer av erfaring. I tillegg fortalte dere i møtet at dere er partner i nettverket Big Insight. Dette er bra.

Vi tror dere ville ha stor nytte av å også gå i dialog med aktører som gjør lignende arbeid som SSB knyttet til datafangst, statistikk og analyse – på helt andre måter og som bruker teknologien på helt andre måter. Eksempler på slike aktører er Google, Amazon og FINN.

Vi anbefaler at dere ber om møter med slike aktører for å få en gjennomgang av hvordan de jobber, hvorfor de jobber slik og hvilke erfaringer de har. Vi anbefaler at dere stiller dere spørsmålene: «Finnes det helt andre måter å løse vårt samfunnsoppdrag på?». Gitt den teknologiske utviklingen, og andre aktører som jobber med datafangst og -deling, er vi også nysgjerrige på om dere kan se for dere at dere tar en litt annen rolle i fremtiden enn i dag.