Statens pensjonskasse (SPK) skal anskaffe, implementere og ta i bruk en ny, fremtidsrettet analyseplattform.
SPK har som strategiske mål:
- Levere gode brukeropplevelser
- Være effektive og skape merverdi for samfunnet
- Ha ledende kompetanse på offentlig tjenestepensjon og være ledende på digitalisering
For å nå disse målene må SPK utnytte dataanalyse i større grad i sine leveranser og til styringsinformasjon. SPK har et mål om å bli en mer datadrevet virksomhet, og en forbedret bruk av dataanalyse vil bidra til å nå dette målet.
Etterspørselen etter avanserte dataanalyser har økt betydelig de siste årene og er forventet å øke i takt med at SPK blir en mer datadrevet virksomhet. Våren 2023 ble det utarbeidet et målbilde og et veikart for at SPK skal kunne oppnå gevinstene for eier, samfunn og bruker på kort og lang sikt. I tillegg er dagens teknologi utdatert, og dagens plattform genererer en økende ressursbruk samt mulige økte kostnader for å sikre nødvendig kapasitet.
Hensikten med tiltaket ny analyseplattform er å anskaffe, implementere og ta i bruk en fremtidsrettet analyseplattform som tilfredsstiller analysebehovene til SPK. Plattformen skal være brukervennlig, stabil, sikker, skalerbar og støtte avansert dataanalyse.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Ny plattform og nye måter å bruke data på er steg på veien for å realisere målbildet om bruk av data i stor skala. Det skal sette SPK i posisjon til å levere bedre på departementets og brukernes forventninger.
Vi anbefaler at dere tydeligere beskriver sammenhengen mellom prosjektet og målbildet og SPKs strategiske mål. Hvordan vil en bedre analyseplattform påvirke organisasjonen og dens ansatte? Hvordan skal brukerne oppleve SPK på lang sikt? Hva er den samfunnsmessige gevinsten? Gjør nytten konkret og evaluerbar. Det vil hjelpe dere å formidle verdien av prosjektet og gjøre det enklere å styre og prioritere underveis.
Store deler av flyttingen/migreringen skjer "under panseret" og ikke er veldig synlig for de som mottar analyser og rapporter. Likevel vil nye verktøy og redesign av strukturer for data kreve innsats, engasjement og kompetanse i enhetene. Dere er i gang med å identifisere suksesskriterier. Det er positivt at dere gjør det sammen med forretningsenhetene.
Dere skal bygge nye dataprodukter i ny plattform, også dataprodukter dere ikke har i dag. Forretningsenhetene har domenekunnskap og er de som kjenner kildedata best. De er både produsenter av data og brukere av data og analyser. Vi anbefaler at analyseenheten og forretningsenhetene jobber tettere sammen. Jobb sammen tverrfaglig under migreringen. Dårlige eller ufullstendige dataprodukter vil begrense analysemulighetene og øke kostnadene.
Bruk migreringsperioden til å bygge kompetanse og forståelse i forretningsenhetene for hvilke nye muligheter som ligger i ny plattform. Vi tror det vil bidra til en etterspørsel fra forretningsenhetene etter mer støtte og bistand fra analyseenheten. Dere anslår en tidsbesparelse i analyseenheten. Vi anbefaler at dere bruker den gevinsten til å bistå og bygge kompetanse i forretningsenhetene.
I tillegg til dette prosjektet står dere foran flere endringer som også vil påvirke blant annet roller, ansvar og arbeidsformer i organisasjonen. Alle endringene gjør at dere vil ha behov for å utvikle kompetanse og jobbe på nye måter.
Vi anbefaler at dere bruker prosjektet til å bygge engasjement og få organisasjonen med på endringsreisen. Vis fram prosjektets leveranser på allmøter og arranger demoer. Velg leveranser som illustrerer konkrete nytteeffekter og nye muligheter for SPK. Fortell om hvilken støtte forretningsenhetene vil få fra analyseenheten. Vi tror det vil skape engasjement i organisasjonen og øke endringsevnen.
Dere har innhentet andres erfaringer med kostnader og nytte av skyplattform. Det er mange som er opptatt av og jobber aktivt for å få god kostnadskontroll på sine skyplattformer. Ingen har gode og klare svar.
Kostnadene ved den nye plattformen vil variere med bruken til analyser og bruken av nye verktøy som ligger i avtalen. Dermed blir det viktig å løpende vurdere kostnadene opp mot nytten og budsjett.
Dere vurderer verktøy for overvåking av kostnader. Her finnes flere verktøy på markedet. Det vil også være viktig at plattformbrukerne forstår prisstrukturene for tjenestene og hvilke implikasjoner den har for deres bruk.
Etabler gode kontrollmekanismer på plattformen som gjør at dere klarer å styre fram i tid og levere på nytten som dere skal konkretisere. Vi anbefaler også at dere tar inn kontrollmekanismer for kostnader i avtalen med leverandøren. Her kan det handle om for eksempel automatisert overvåking, varsler, optimalisering av lagring og ressursbruk.
Dere beskriver departementet som den viktigste og mest modne bestilleren av analyser. Vi forstår også at departementets forventninger til mer avanserte og raskere analyser øker. Moderne skyløsninger gir nye muligheter og potensielt store gevinster. Samtidig baserer prismodellene seg i stor grad på bruken. Hvis flere av mulighetene brukes, blir kostnadene høyere. Dermed er det et dilemma mellom å bruke mulighetene som en ny plattform gir, og samtidig ha god kostnadskontroll. Vi anbefaler at dere involverer departementet slik at de også forstår kostnadsrisikoen for driften og at bestillinger av analyser kan påvirke kostnadene.
Med alle anskaffelser kommer det ofte begrensninger. Det kan være viktig å finne ut tidlig hvilke begrensninger som følger med plattformen dere velger. Vurder om dere trenger å legge opp en "fail fast"-strategi hvor dere raskt kan prøve ut og få bekreftet at sentrale behov kan løses i plattformen innenfor rimelige kostnader. Dette kan kombineres med en mekanisme for å avslutte avtalen dersom dere ser at viktige behov dere har, ikke lar seg løse. En slik mekanisme bør avklares som en del av forhandlingene om kontrakt.
Vi anbefaler at dere tar inn rapportering på energiforbruk i avtalen. Snart skal alle rapportere om hvor energien kommer fra og hvor grønn den er. En analyseplattform vil kreve mye energi, særlig når man skal bruke kunstig intelligens. Vær også oppmerksom på om det er andre bærekraftselementer som bør inngå i leverandørens rapportering til dere.