Prosjektet skal etablere en ny og forbedret systemstøtte for oppgaver i alle ledd av Tolletatens kontrollprosesser.
Prosjektet skal bidra til både smartere grensekontroll og digitalisering av Tolletatens kontrollvirksomhet. Det skal etableres nye digitale kanaler mot næringslivet og utvikles avanserte digitale løsninger innenfor etterretning og analyse av store datamengder. Formålet er å effektivisere oppgaveløsningen, oppnå bedre treffsikkerhet og kontrollresultater, og styrke kriminalitetsbekjempelsen innen etatens ansvarsområder.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Det er mange parallelle aktiviteter i gang i etaten. Dere fortalte i møtet at dere er i ferd med å etablere et program som skal se flere av tiltakene i sammenheng. Dette mener vi er et godt grep. Det vil bidra å samordne de ulike aktivitetene på en god måte og gjør det enklere å følge opp gevinstene mer helhetlig. I tillegg bør dere knytte programmet sammen med arbeidet med å omorganisere og omstille etaten.
Dere har gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse og laget en samlet gevinstrealiseringsplan, i tillegg til mer detaljerte gevinstrealiseringsplaner for hvert tiltak. Planene viser at dere er godt i gang med indikatorer på prissatte og ikke prissatte gevinster.
Vi anbefaler at dere jobber videre med å kartlegge arbeidsoppgaver, gjøre nullpunktsmålinger og utarbeide indikatorer for å følge opp gevinstene. Vi anbefaler også at dere jobber videre med å konkretisere tiltak som skal bidra til å realisere gevinstene. I tillegg bør dere plassere ansvar for å ta ut gevinstene i linjen.
Tolletaten skal forvalte de nye løsningene og prosessene. For å lykkes med dette bør dere bruke interne ressurser til å utvikle nye prosesser og løsninger. Dette kan bidra til å redusere avhengigheten til Palantir som leverandør og sikrer viktig intern kompetanse. Vi anbefaler derfor at dere bemanner prosjektet med interne så langt det lar seg gjøre.
Prosjektet vil redusere omfanget av manuelt arbeid og tungvinte arbeidsprosesser i Tolletaten. Dere planlegger å benytte frigjorte årsverk til å styrke analyse- og kontrollkapasiteten. Omstillingen for medarbeidere og ledere skal skje både sentralt i direktoratet og i tollregionene. I møtet sa dere at dialogen med fagforeningene fungerer bra.
Dette er et godt utgangspunkt for å omstille etaten. En viktig oppgave fremover vil være å kommunisere hvilke endringer prosjektet fører til for de ansatte.
Opplys om mulighetene som ligger i endringene som kommer, for eksempel muligheten for å utvikle ny kompetanse. Dette kan bidra til å bygge engasjement og stolthet hos de ansatte over å jobbe i en moderne og fremtidsrettet etat.
I den første fasen av prosjektet har dere erfart hva som påvirker usikkerheten i prosjektet. Blant annet har dere erfart hvordan gjennomføringsmodellen for prosjektet fungerer så langt. I tillegg har dere lært mye om samarbeidet med leverandøren, de tekniske løsningene for datafangst og datakvaliteten.
Dette er viktig kunnskap når dere oppdaterer usikkerhetsanalysen fremover. Vi foreslår også at dere informerer departementet om status i usikkerhetsanalysen. Dette kan styrke satsningsforslaget.
Dere er unike ved at dere har hjemmel til å stanse hvem som helst for kontroll. Nå ønsker dere å bruke innsamlet informasjon slik at dere blir mer treffsikker på hvem dere skal stanse. Når Tolletaten nå "intensiverer" etterretningsarbeidet, bør dere i kommunikasjonen med interessenter legge vekt på hvordan dere ivaretar personvernhensyn, blant annet ved å vise hvordan dere vil bruke sletterutinene som ligger i systemet. Forklar hvordan satsingen styrker personvernet.
Vi anbefaler at dere knytter dere til fag- og forskningsmiljøer som jobber med kunstig intelligens og personvern-spørsmål. Høyskolen i Agder har et slikt miljø (CAIR - Senter for forskning på kunstig intelligens). Oppretthold dialogen om personvern med Datatilsynet.
For øvrig anbefaler vi at dere bruker klart språk i all kommunikasjon omkring prosjektet.