Tolletaten er statens fellesrepresentant der varer krysser grenser. De skal sikre at lover og regler etterfølges ved grensekryssende varehandel. Tolletaten utfører oppdrag på vegne av 19 andre sektormyndigheter, og har ansvar for å kontrollere at varer har gyldige tillatelser.

Departement:
Årstall:

Siden 1988 har Tolletaten hatt et fagsystem (TVINN) for å ivareta de fiskale kravene i grensekryssende varehandel. Det systemet ønsker tolletaten å skifte ut. Systemet er integrert mot Skatteetaten som har ansvaret for innkreving av avgifter i forbindelse med grensekryssing og mot SSB som utarbeider handelsstatistikk. Gamle TVINN er i liten grad integrert mot andre systemer i næringslivet, eller mot sektormyndighetene. Dialogen med sektormyndigheter foregår per i dag per epost og telefon.

Tolletaten har utredet konsepter for å få på plass et nytt tollbehandlingssystem, men ønsker i nytt system å legge til rette for mer digital samhandling til sektormyndigheter og aktørene i næringslivet. Samtidig pågår det prosesser på EU-området. I møtet kom det fram at EU og andre EØS-land kan få tilgang til valideringsmekanismen Certex (Customs Single Window), noe som i den videre prosessen vil bli ivaretatt.

Overordnet mål for arbeidet er:

En effektiv og helhetlig tollbehandlingsprosess som bidrar til at lover og regler for
grensekryssende vareførsel etterleves

Spørsmål til Digitaliseringsrådet

I møtet med Digitaliseringsrådet ønsket Tolletaten blant annet å drøfte samarbeid og samhandling med sektormyndighetene. Tolletaten har hatt løpende dialog med sektormyndighetene gjennom en referansegruppe. Tolletaten har en opplevelse av at de er positive til arbeidet, og ønsker å utnytte de muligheter som åpner seg.

  • Hvor ambisiøse skal og bør Tolletaten være for å realisere større gevinster?

Tolletaten er klar på at stor grad av involvering kan øke prosjektets kompleksitet, blant annet gjennom ulik modenhet, IT-utvikling hos aktørene og nye grensesnitt.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet:

Dere ønsker å få til mer brukervennlige tjenester, men sier lite om hvor langt dere skal gå og hva dere vil tilby for de ulike aktørgruppene. Konseptene dere har utarbeidet er uklare på hva slags samhandling dere ønsker å etablere. Dere sier at det kan være ulike løsninger for samhandling som eksempelvis WEB, API eller integrasjon.

I bakgrunnsmaterialet deres fant vi gode forslag til hvordan dere kan segmentere leverandørmarkedet. Kan dere også segmentere sektormyndighetene? Det vil gi et klarere bilde over kostnader og risiko for Tolletatens innsats, samtidig som aktørene vil få et klarere bilde av konsekvenser for dem.

Hvilke av aktørene er viktigst med hensyn til omfang? Hvilke varer vil det være kritisk å ha kontroll over? Hvilken infrastruktur har den enkelte aktør? Hvem står overfor viktige utviklingsprosesser i egen virksomhet? Kan dere med bakgrunn i disse spørsmålene avgrense 3-4 mønstre for samhandling som dere kan konsentrere dere om?

Vi anbefaler at dere:

  • segmenterer de 19 sektormyndighetene.
  • definerer egnede mønstre for samhandling i samarbeid med aktørene.

Dere er bekymret for at avklaringene og planene, som prosjektet har gjort med sektormyndighetene, ikke er tilstrekkelig forankret på toppledernivå i de enkelte virksomheter. Vi har forstått at tolldirektøren ikke har hatt dialog med etatslederne om dette. Det er derfor en risiko for at dere har innsnevret samarbeidsdimensjonen og gevinstpotensialet i en for tidlig fase av arbeidet.

Samarbeid på toppledernivå handler om å avklare og ta felles ansvar for samlet risiko og gevinster. Dere har et unikt utgangspunkt gjennom felles målbilde. Ved å samarbeide vil aktørene i større grad påvirke de samlede risikoer og gevinster. Start i det små med 3-4 toppledere.

Hent gjerne inspirasjon fra andre samarbeid, eksempelvis DSOP. Det samarbeidet består av private og offentlige aktører. Hensikten er å skape forståelse for partenes avhengighet til hverandre, utvikle et felles sett med regler og normer, at alle tar risiko, fordeler risiko og står ansvarlig for felles arbeid. Samarbeidet har gitt en rekke spin-off effekter også utenfor selve samarbeidet. Direktørene møtes en gang i året for å bli enige om planer.

Vi anbefaler at tolldirektøren:

  • har dialog med de andre topplederne, eventuelt en mindre gruppe av disse, for å avklare hvor langt de er villig til å tilpasse seg dere.

Uavhengig av hvilke mønstre for samhandling dere vil starte med, kan det være lurt å ha oppmerksomhet på innovasjon hele veien. Vi opplevde at dere var nysgjerrig på trekantforholdet: sektormyndighet, leverandør og toll. Hvordan kan dere få til best mulig sammenhengende tjenester i dette trekantforholdet? Vi antar det kan skjule seg interessante muligheter som ikke er kartlagt nå og der gevinstpotensialet er stort. Mange større prosjekter har hatt stor nytte av å ha en egen rolle med ansvar for å oppdage nye muligheter og identifisere nytte underveis.

Vi anbefaler at dere:

  • oppretter en rolle med ansvar for å identifisere nye muligheter for mer-nytte underveis i gjennomføringsfasen.
  • prioriterer fellesfunksjonalitet sammen med aktørene. Det vil gjør dere i stand til å identifisere nye gevinster

Dere har lang erfaring med endringer. Vær bevisst på at Fremtidens tollbehandling kan innebære andre former for endring for ansatte i Tolletaten og til samarbeidspartnere i offentlig sektor og i det private. Mange av dagens manuelle oppgaver skal automatiseres, noe som innebærer å jobbe på nye måter og vil kreve ny kompetanse. Fremtidens tollbehandling kan føre til endrede roller og oppgaver ute i markedet, blant annet hos speditørene.

Dere er opptatt av endringene Fremtidens tollbehandling vil medføre, og skal iverksette endringsprosjekt ved oppstart. Dere ønsker også gode prosesser med samarbeidsaktørene. Fortsett med det. Endringsarbeid i en virksomhet krever forankring i toppledelse og støtte for å sikre god gevinstrealisering.

Vi anbefaler at dere:

  • fortsetter og om mulig forsterker endringsarbeidet.
  • sikrer at dere har tilstrekkelig kompetanse og ressurser til arbeidet.
  • søker samarbeid med andre etater som gjør tilsvarende endringer for eksempel Brønnøysundregistrene og Skatteetaten.

Dere kan ikke kopiere EUs samarbeidsløsninger da vi er utenfor Tollunionen. Kan dere likevel finne inspirasjon i andre lands samarbeid mellom toll- og sektormyndigheter?