Steg 3: Kartlegge

I forrige steg avklarte dere hvilke data som er viktigst å få oversikt over først. I dette steget skal dere ned på datasettnivå og kartlegge datasett som tilhører det området dere valgte å prioritere. Vi anbefaler også at dere kartlegger sentrale begreper fra disse datasettene.

Hva er et datasett?

Kort fortalt er et datasett en organisert samling av data. Hvordan et datasett avgrenses og organiseres, vil imidlertid variere mellom ulike virksomheter. Har deres virksomhet store datasett, vil dere raskt oppdage at disse kan deles inn i mange mindre datasett.

Husk at i steg fem skal dere beskrive datasettene dere kartlegger. Det vil derfor lønne seg å tenke praktisk rundt datasettavgrensning: Å beskrive utallige, små datasett gir mye ekstraarbeid og er ikke hensiktsmessig. Samtidig vil å beskrive et fåtall, veldig store datasett blir for generelt og ikke gi en nøyaktig nok beskrivelse av innholdet i datasettet. Et sted midt i mellom er å anbefale.

For dere som er interessert i datasett-diskusjonen:

• Les Digdirs beskrivelse av datasett.
• Les gjerne Brønnøysundregistrenes tanker om datasettavgrensning for å se hvordan de tilnærmer seg problemstillingen.
• Bruk Datalandsbyen til å spørre andre virksomheter hvordan de avgrenser sine datasett.

Hvordan komme i gang med kartleggingen?

Hos de fleste virksomhetene innebærer kartleggingsarbeidet å etablere dialog med ulike deler av virksomheten. Utnevn gjerne en koordinator for dette arbeidet.

Det er flere måter å gå fram på for å kartlegge datasettene. Dere må selv vurdere hva som er hensiktsmessig. Ofte må en kombinasjon av fremgangsmåter til. Her følger noen forslag til hvordan dere kan komme i gang:

• Medarbeidere: Oppsøk medarbeidere i virksomheten som har kunnskap om de relevante dataene. Dette kan for eksempel være ledere, medarbeidere i støttefag (IT, arkiv, arkitektur, juss) eller fagpersoner (saksbehandlere) med spisskompetanse innenfor virksomhetens kjerneoppgaver.
• Arbeidsprosesser: Ta for dere ulike arbeidsprosesser (for eksempel knyttet til forskjellige typer saksbehandling), og identifiser datasett for én og én prosess.
• Hjemmelsgrunnlag: Se til lovbestemmelsene som styrer virksomheten og bruk dette som utgangspunkt til å identifisere hvilke datasett virksomheten sitter på.
• Tematisk område: Undersøk hvilke datasett som finnes ut fra overordnet tematisk eller faglig område innad i virksomheten.
• Tjenester: Se på hvilke datasett som er knyttet til tjenester virksomheten leverer.
• IT-utvikling: Ved utvikling av nye løsninger kartlegges gjerne informasjonsarkitekturen as-is og to-be i ny løsning. Bruk arkitekturen til å identifisere datasett.
  

Anbefaling: Kartlegg begreper

For at andre skal kunne forstå og bruke dataene deres korrekt, må de kunne vite hva dataene betyr, altså hvilke begreper som dataelementene i datasettet representerer. Det er derfor en fordel å benytte dette steget til å kartlegge begrepene som det er nødvendige for andre å kjenne betydningen av.

Lag en oversikt

Dokumenter datasettene (og begrepene) fortløpende i en oversikt. Har dere en virksomhetsintern data- og begrepskatalog, benytt denne til å dokumentere oversikten. Dere kan også bruke Felles datakatalog. Der kan dere registrere datasettbeskrivelser og begreper og velge å publisere dem senere.

Har dere kartlagt begreper i tillegg til datasett, er det lurt å dokumentere datasett og begreper i hver sin oversikt. Det vil gjøre det lettere når dere skal tilgjengeliggjøre dem, i og med at de baserer seg på ulike standarder. Vi anbefaler at dere også dokumenterer sammenhengen mellom et begrep og et datasett slik at det det er tydelig hvilke begreper som inngår i hvilke datasett.