Delta i DIGITAL

Å innlede søknadsprosessen med en gjennomgang av arbeidsprogrammet er viktig. Arbeidsprogrammet gir ikke bare en helhetlig oversikt over aktuelle satsinger, men gir også detaljerte retningslinjer og informasjon som gir søkere innsikt i EUs målsettinger. Denne innsikten og forståelsen er relevant for at en søker skal kunne tilpasse sin søknad etter EUs behov og prioriteringer. I sum kan dette potensielt sett gi søkeren en konkurransefordel.

Hver utlysning har sitt eget utlysningsdokument, eller «call document». Dette dokumentet er av avgjørende betydning og bør leses nøye før man setter i gang søknadsprosessen. Dokumentet inneholder presis informasjon om utlysningens formål og hva som kreves for at en søknad skal få gjennomslag. Utlysningsdokumentet gir dermed verdifull veiledning om hvorvidt den aktuelle utlysningen passer ditt prosjekt.

I tilknytning til utlysningsrundene pleier EU-kommisjonen å arrangere digitale informasjonsmøter. Disse møtene kan være lurt å delta på hvis man har spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med andre søkere som er på utkikk etter samarbeidspartnere. Det kan også være nyttig å delta på disse møtene for å se hvilke spørsmål andre potensielle søkere måtte ha, samt hvilke utfordringer de står overfor.

Informasjon om informasjonsmøter lastes opp i EU-kommisjonens søknadsportal. Koordineringsgruppen for DIGITAL i Norge pleier også å informere om disse møtene via sine nyhetsbrev og LinkedIn-profil.

Mange av utlysningene i DIGITAL krever at man samarbeider med andre europeiske aktører. Et viktig steg i søknadsprosessen er derfor å identifisere potensielle samarbeidspartnere man kan danne et konsortium med.

Trenger du hjelp til å identifisere samarbeidspartnere kan man benytte seg av «partnersøketjenesten» i EU-kommisjonens søknadsportal.

Vurderer du å søke på en utlysning knyttet til avansert digital kompetanse, anbefaler vi deg å bli med i nettverks- og matchmakinggruppa «Partner for Digital Skills».

Neste steg er å begynne søknadsskrivingen. Det internasjonale nettverket for NCPer i Horisont Europa, Ideal-ist, har laget en kort video med tips til hvordan man kan ta fatt på denne prosessen. Tipsene er i hovedsak rettet mot søkere i Horisont Europa, men er også nyttig for søkere i DIGITAL da søknadsprosessene er relativt like. Til tross for at videoen begynner å bli noen år gammel er den fortsatt relevant.

Alle som søker på en utlysning i DIGITAL, må sende inn søknaden i EU-kommisjonens søknadsportal. Vennligst merk at EU-kommisjonen opererer med strenge frister og at disse må overholdes. Det er derfor sterkt anbefalt å sende inn søknaden i god tid før fristen og ikke vente til siste øyeblikk.

For søknader som må sikkerhetsklareres er det viktig å sette i gang denne prosessen tidlig. Dette kan ofte ta litt tid.

Etter at fristen har utløpt, blir alle søknader evaluert i henhold til kriteriene som er publisert i arbeidsprogrammet. Uavhengige eksperter innen det aktuelle fagområdet pleier ofte å bli involvert i disse prosessene.

Når evalueringsprosessen er over, blir søkerne informert om utfallet.

EU-kommisjonen utarbeider tilskuddsavtaler («Grant Agreements») med hver av de som har fått gjennomslag for sine søknader innenfor rammen av den aktuelle utlysningens budsjett. I en tilskuddsavtale beskrives mål, aktivitetene som skal gjennomføres, varighet for prosjektet, samt budsjett, satser og kostnader. Detaljer om EU-kommisjonens bidrag inn i prosjektet, rettigheter, plikter og andre relevante spesifikasjoner er også inkludert i en tilskuddsavtale.

Det kan ta opptil 9 måneder fra den dagen en utlysning avsluttes til en tilskuddsavtale blir signert.