Arkitekturprinsippene bidrar til bedre digitale løsninger

Når du leser prinsippene, skal de gi samlet innblikk i hva som er viktigst for å sette riktig digital retning både for din virksomhet og offentlig sektor samlet. Prinsippene er bestandige og skal være uavhengig av teknologi og trender. De overordnede arkitekturprinsippene skal hjelpe deg med å sette fokus på brukerorientering og samhandling – i tråd med stortingsmelding «Digital agenda» og Regjeringens digitaliseringsstrategi.

Om å påpeke det opplagte

Arkitekturprinsipper blir ofte kalt "statement of the obvious" (å påpeke det som er opplagt). Det vil si at de i liten grad forteller noe revolusjonerende nytt, men de samler og setter overskrift for den retning vi ønsker digitaliseringen skal gå i en virksomhet, eller på et område. De ligger mellom strategi ("Hva vi skal drive med") og styring, arkitektur og metode ("hvordan vi skal løse det").

Prinsippene er gjennom digitaliseringsrundskrivet gjort obligatoriske for statlig sektor, og anbefalt for kommunesektoren. Der prinsippene og rundskrivet kan tolkes ulikt er det digitaliseringsrundskrivet som gjelder.

Hvilken verdi skaper prinsippene?

Prinsippene skal skape verdi både for den enkelte virksomhet og for offentlig sektor som helhet. Det har lenge vært en prioritering at økt digitalisering skal føre til bedre brukertjenester og brukeropplevelse for innbyggeren, og at offentlig sektor skal makte å samhandle på en måte som skaper best mulige digitale tjenester for innbyggere og næringsliv. I tillegg er det en klar forventning om at digitalisering skal brukes som et strategisk verktøy for å oppnå mer effektiv løsning av samfunnsoppdrag, og mer kostnadseffektivitet og kvalitet i oppgaveløsningen.

Vi anbefaler at virksomheten din tenker på digitalisering som et strategisk verktøy for egen oppgaveløsning, men samtidig også seg selv som en del av offentlig sektors totale oppgaveløsning. Prinsippenes anbefalinger hjelper med dette.

Slik leser du prinsippene

Hvert prinsipp er beskrevet med et navn eller en tittel, en forklaring og begrunnelse for prinsippet, samt anbefalinger som sier hvordan prinsippet etterleves i praksis. Anbefalingene er delt i det du minimum må gjøre, samt ytterligere anbefalinger.

Intensjonen med prinsippene er at alle offentlige virksomheter og digitale prosjekter skal ha tenkt igjennom hvilken arkitektur som er nødvendig og hvilke krav det er viktig å stille til den helhetlige digitale porteføljen, og til den enkelte løsning.

Slik tar du prinsippene i bruk

Prinsippene er overordnet, og det kan være utfordrende å se hva som konkret kreves av virksomheten uten at virksomheten har foretatt en operasjonalisering av prinsippene. Gjennom operasjonaliseringen sier virksomheten at «sånn skal det gjøres hos oss». Da er man også trygg på at arkitekturprinsippene følges uten at de blir sett på som en ekstraøvelse virksomheten må gjøre i tillegg «fordi rundskrivet krever det».

For å ta prinsippene i bruk og sikre at de faktisk påvirker måten dere jobber med digitalisering, er det viktig å forstå at det er flere områder som påvirkes:

Styring

Prinsippene skal hjelpe din virksomhets styringsfunksjoner uavhengig av om det er snakk om smidig og kontinuerlig utvikling eller prosjekt- og programstyring. Prinsippene skal bidra til å avdekke og prioritere behov, og deretter prioritere og gjennomføre tiltak. Altså riktige tiltak og riktig sammensetning av behov i tiltak. For eksempel kan:

• prinsippene gi input til om tiltak med samhandlingsfokus bør prioriteres framfor mer interne digitale utfordringer

• brukerorienterings-prinsippet gi input til hvordan digitale løsninger bør utvikles, og det kan også påvirke hvordan vi samler behov i tiltak

• et prosjektstyre etterspørre hvordan arkitekturprinsippene blir oppfylt i prosjektet for å sikre at prosjektet ikke mister fokus på verdiene prinsippene er ment å bidra til

Metodikk

Virksomhetens etablerte metodikk skal ivareta operasjonalisering og realisering av prinsippenes anbefalinger. Prinsippenes anbefalinger kan også si noe om krav til metodikk. Ved å bruke riktige metodikker får man fram riktige behov og krav. Metodikken skal også sikre at målarkitektur blir realisert i de digitale løsningene. Det vil si at krav vi stiller tidlig i prosjekt eller utviklingstiltak (operasjonalisering av anbefalingene) følges opp underveis slik at realisert løsning oppfyller kravene. Dette krever noe av behovsanalyse, design, utvikling og test.

Anbefalingene kan også bidra til innføring av ny metodikk (Som Tjenestedesign og prosessmodellering) som kan bidra til at anbefalingene lettere følges.

Arkitektur

Prinsippene innarbeides som konkrete krav til virksomhetens arkitektur, og blir en del av målarkitekturen for virksomheten. Prinsippene bør ikke stå ved siden av annen arkitektur, men være operasjonalisert inn i arkitekturmålbilde og arkitekturkrav. Det bør være mulig å gjenkjenne anbefalingene i den arkitekturen som ligger til grunn for bygging og videreutvikling av digitale løsninger.

Hvem er prinsippene laget for

Siden prinsippene kan påvirke styring av et prosjekt, et fagområde eller en virksomhet, er det viktig at mange nivåer i din virksomhet kjenner til prinsippene og tar ansvar for at de innarbeides i styring, metodikk og krav til løsninger. Det gjelder virksomhetsledere, IT-sjefer, produkteiere og prosjektledere, designere, utviklere, systemforvaltere og selvfølgelig arkitekter.

Prinsippene er nyttige

Du kan spørre om prinsippene er nødvendige, eller om det ivaretas i dag på andre måter? Her er det noen aspekter som er relevante å diskutere. Større virksomheter med lang digital historie og stor kapasitet og kompetanse internt vil si at dette håndterer vi fordi vi har arkitekturteam, helhetlig styring og metodeverk og innarbeider alle verdiaspekter i arkitekturmålbildene våre. Mellomstore til små virksomheter derimot har ikke samme kapasitet, og det er heller ikke sikkert de har samme kompetanse internt. Å sikre felles føringer gjennom prinsippene kan ha høy verdi for dem.

Et annet aspekt er at hver etat kan ha sin oppfatning av hva god digitalisering og prioritering er, basert på interne behov. Ved å arbeide fram et sett prinsipper, så har man fått dette «statement of the obvious» som alle skal samle seg om. Det bidrar til bedre samhandling på tvers av offentlige virksomheter, og også til lettere gjenbruk av hverandres ressurser.

Dette er fallgruvene

Det er enkelte eksempler ute i offentlige virksomheter på at arkitekturprinsippene blir inkludert tidlig i prosesser, for eksempel tidlige faser i et prosjekt. Men ettersom prosjekt eller utviklingstiltak går sin gang og komponenter designes, utvikles og leveres så mister man prinsippene av syne. Å følge prinsippene har kun blitt en teoretisk øvelse som i praksis ikke har påvirket prosess og produkt.

Årsaken til at det blir slik er ofte manglende innarbeiding i styring og metodikk. Operasjonalisering av prinsippene mangler, og prosjektene forstår ikke hvordan de skal gjøre overordnede anbefalinger om til krav til løsning. Styringsfunksjoner etterspør ikke resultater på området og prosjekt/utviklingsteam mister fokus på disse verdiene.

En annen fallgruve kan være at et prosjekt eller utviklingsteam velger å tolke en anbefaling til fordel for seg selv. Det kan være krav de ikke helt har lyst på fordi det kompliserer og fordyrer en løsning, eller det kan være manglende forståelse for fagområdet anbefalingen forsøker å påvirke. Virksomheten mister da den helhetlige kvaliteten på sin digitale portefølje, og risikerer også at enkelte IT-løsninger ikke tilfredsstiller offentlig sektors krav til for eksempel brukerorientering eller samhandling.

Ved å operasjonalisere og håndheve prinsippenes anbefalinger inn i arkitekturkrav, styring og metodikk, har virksomheten forbedret sin evne til å styre retningen for den digitale arkitekturen. Først da hentes verdien av prinsippene ut.

Skreddersøm for din virksomhet

Forskjellige virksomheter eller sektorer vil ha forskjellig innfallsvinkel til operasjonalisering av prinsippene. For eksempel har helsesektoren laget en veileder for bruk av prinsippene som virksomhetene må forholde seg til, uten at de har detaljert anbefalingene. Dette gjør det enkelt for den enkelte virksomhet å bruke prinsippene på en måte som fungerer best for dem.

En mindre virksomhet vil kanskje oversette anbefalingene til krav som brukes direkte i kravspesifikasjoner i anskaffelser eller egenutvikling av løsninger. De oppdaterer eksisterende styring og metodikk med anbefalingene fra prinsippene, og sikrer på den måten at prinsippene ivaretas både ved kjøp og utvikling av digitale løsninger.

Den enkelte virksomhet må kjenne seg selv. Har din virksomhet stort sett en bestillerrolle, eller er utvikler dere mest selv? Er dere en stor eller liten virksomhet sett fra et digitalt ståsted? Hvordan har dere lagt opp digitaliseringsarbeidet? Prosjektorientert eller linjeorientert? Smidig, iterativ eller lineær utvikling?

Alle slike aspekter påvirker hvordan dere operasjonaliserer prinsippene. Hvor detaljert prinsippene skal operasjonaliseres må ses opp mot hvor mye frihet prosjekter, team eller utviklere skal ha. Du må kjenne din virksomhet godt nok til å vite hva som fungerer best hos dere.