Brukarinvolvering gjer det lett å gjere rett 

"Hei! Digdir har starta opp eit arbeid med å få på plass ein samla portefølje over krav og anbefalingar. (…) Vil du stille til intvervju via Teams ein gong neste veke?" Slik omtrent lydde innleiinga på førespurnaden vi sendte til ca. 20 verksemder desember 2020. Det var starten på eit prosjekt med brukaren i fokus.

Vi var ærlege på at vi ikkje visste best, og heller ikkje hadde løysinga på behovet før vi starta arbeidet. Og, kva var eigentleg behovet? For å finne ut det, gjorde vi omfattande undersøkingar blant brukarane.

Først, intervju

Vi spurte små, mellomstore og store etatar om dei ynskja å snakke med oss. Vi vart svært positive over tilbakemeldingane – dei aller fleste ville snakke med oss. Vi gjennomførte totalt 17 intervju, og vi hadde informative og lærerike intervju med samtlege. Intervjua gjennomførte vi i løpet av ein månad, frå medio desember til medio januar 2021.

Så, spørjeundersøking

I etterkant av intervjua, sendte vi ut eit spørjeskjema til nær alle etatar i offentleg sektor. Vi håpa på 40 svar, men fekk 322. Det var vi veldig fornøgd med. Det var 25 spørsmål, men det viktigaste var kanskje det siste: "Kan du tenke deg å være med i en brukergruppe og teste ny/endret informasjon om virkemidlene våre etter at vi har gjort endringer?"

Deretter, brukartesting

Svara vi fekk i intervjua og i spørjeskjemaet var grunnmuren i det vidare arbeidet med å lage nettsider om krav og anbefalingar. Vi gjorde svært lite utan at det var understøtta av tilbakemeldingar frå brukartestane. Totalt gjennomførte vi ca. 30 brukartestar av sidene. Dei gjennomførte vi parallelt med at vi utarbeida innhaldet som skulle på nett.

Kva lærte vi av all denne brukarinvolveringa?

Vi lærte mykje. Vi lærte at behova er mange. Og varierte.

Vi lærte at kvar einaste etat har ulike problemstillingar knytt til digitalisering, og vi har òg lært at det ikkje nødvendigvis kan løysast ved å samle krav og anbefalingar på nett. Men, det kan bidra til å gjera det litt lettare. Det er ein start.

Alle vi intervjua hadde forskjellig bakgrunn, erfaring, ansvar og kompetanse. Nokre verksemder var små, andre store. Men, dei må forholde seg til nøyaktig dei same krava innanfor den sektoren dei høyrer til. Om det er ein stor kommune med 60 tilsette som jobbar med digitalisering, eller ein liten som har 3. Det er dei same krava.

Vi lærte mykje om brukarane:

• Dei må halde oversikt over ein stor, og veksande, mengde digitaliseringskrav.
• Dei har eit begrensa støtteapparat rundt seg i si verksemd.
• Dei har begrensa med tid til å grave seg ned i dei ulike krava dei er underlagt.
• Dei har behov for ein autoritativ kjelde som dei kan leite seg gjennom og vise til.
• Dei har lita tid eller tolmod til å leite etter innhald dei treng.

Og vi lærte mykje om behova deira:

• Dei vil sjå det som er relevant for dei.

• Dei ynskja god oversikt kortfatta.

• Dei ynskja eksempel på korleis andre hadde oppfylt sine krav.

• Og dei ynskja gjerne å få gjenbruke innhald internt.

Denne måten å jobbe på var utruleg effektiv, men også ein augeopnar. Det har gitt oss tilgang på informasjon om den offentlege sektoren vi ikkje hadde fått via dei vanlege kanalane våre.

Vi fekk stadfesta at det er forventningar til Digdir, og den utfordringa tek vi imot.

Noko har vi levert på allereie

Den viktigaste leveransen i dette arbeidet har vore å lage nye nettsider som bidrar til å skape oversikt over dei forskjellige krava og anbefalingane som gjeld digitalisering i offentleg forvaltning. Vi har òg lagt vekt på å koble krav og anbefalingar til konkret rettleiing der dette finst. Dermed blir det enklare å gjere rett.

Mengda krav og anbefalingar er utfordrande. Difor har vi gjort eit forsøk på å gjere det mogleg for brukarane å dele opp i mindre underutval, til dømes basert på om noko er krav eller anbefaling for stat eller kommune, kva kategori, bruksområde eller situasjon kravet eller anbefalinga er knytt til, og kva som er kjelda.

Men mykje står att

Det er mykje som vi har fått innspel om i møte med brukarane, som vi førebels ikkje har klart å ta tak i. Noko av det er verktøy som vil gjere det enklare å forstå og følgje krava i praktisk digitaliseringsarbeid, til dømes:

• Sjekklister

• Nedlastbare, maskinlesbare oversikter over krav og anbefalingar

• Enno enklare og meir brukarvenleg framstilling av krav og anbefalingar på nettsidene, saman med webinar og innlegg i faglege forum og nettverk.

Vi har òg fått mange innspel som tyder på at det er trong for ein større gjennomgang av krav og anbefalingar på digitaliseringsområdet. Spørsmåla vi har fått, er mellom anna:

• Kvifor må det vere så stor forskjell mellom krav som blir stilt til statlege og kommunale verksemder?

• Korleis kan ein forvente at små verksemder på eiga hand skal kunne løyse dei same utfordringane som store?

• Stiller vi dei rette krava til digitalisering i offentleg forvaltning?

Vi vil difor halde fram med dette arbeidet, i hovudsak langs to spor. På den eine sida vil vi vidareutvikle den nettbaserte framstillinga - i den forstand at vi gjer det enklare å forstå og følgje krav og anbefalingar, ved å vise til rettleiing og omtale av nyttige brukarerfaringar og god praksis. På den andre sida ser vi at det òg er behov for ein breiare gjennomgang av regelverket som ligg bak krava som blir stilt.

Kva meiner du det er viktig at vi tar tak i slik at det skal bli lett å gjere rett? Har du forslag til regelverksendringar? Korleis kan framstillinga av krav og anbefalingar bli betre?