Digitaliseringsrundskrivet har i flere år hatt krav om at alle offentlige virksomheter, i det omfang det er relevant, skal utarbeide en egen sourcingstrategi. Likevel viser det seg at svært mange ikke har dette på plass. Hvorfor? Hva kan gjøres for å bedre situasjonen?
Gjennom dette blogginnlegget vil vi bidra til å skape bevissthet og sette sourcingstrategi på agendaen, som en start på å besvare disse spørsmålene.
Blogginnlegget er skrevet av DFØ og Digdir sammen. Vi har et delt ansvar i arbeidet med krav, anbefalinger og veiledning for offentlig sektor om sourcingstrategi innen IT-området.
Hva er egentlig en sourcingstrategi?
Det kan være vanskelig å forstå hvorfor man bør ha en sourcingstrategi dersom det er uklart hva det handler om. Er dette bare nok et dokument vi må lage for å tilfredsstille byråkratiet?
Vi velger her å definere begrepet sourcingstrategi slik (med litt hjelp av ChatGPT):
En sourcingstrategi er en plan for hvordan et selskap skal skaffe seg de varene eller tjenestene det trenger for å drive virksomheten sin. Det innebærer å avgjøre hvilke leverandører man skal bruke, hvilke produkter eller tjenester man skal kjøpe inn og hvordan man skal forhandle og administrere avtalene.
En virksomhets sourcingstrategi er ut fra dette for hele virksomheten, ikke bare IT. Det handler om retningslinjer og valg for best mulig samspill mellom interne ressurser og eksterne løsninger og tjenester.
Innen IT-området må både utvikling, drift og forvaltning omfattes, enten en tenker tradisjonell organisering eller produktorientering, smidig og DevOps.
Hvem er det relevant for?
Mange offentlige virksomheter er små, har lignende behov og baserer seg i stor grad på fellestjenester, nasjonalt og sektorielt. Da er det lett å tenke at ansvaret ligger hos noen andre. I underlagsmaterialet til en rapport om Kartlegging av drift og forvaltning av IKT-løsninger i statlige virksomheter (A-2 Norge, 2021), kan vi lese at mange som ikke har egen sourcingstrategi peker på en sektorleverandør som alibi.
Vi har diskutert dette med OsloMet ut fra deres forhold til leverandøren Sikt, som leverer fellesløsninger i utdanningssektoren. Selv om Sikt leverer gode kjernetjenester, tar OsloMet i tillegg i bruk skytjenester på stadig nye områder. Et eksempel er tilrettelegging av test- og utviklingsmiljø for studenter. OsloMet er klare på at de selv må ha god oversikt, og selv må ta ansvar for sin sourcingstrategi.
Vi tror de aller fleste virksomheter har flere IT-leverandører, og at ingen virksomheter er like. Selv om en kan komme langt ved å bygge på felles prinsipper og lære av andre, er det vanskelig å se at en kan komme utenom et minimum av egne vurderinger.
Samtidig forstår vi at arbeidet med sourcingstrategi kan være en krevende øvelse, spesielt for mindre virksomheter med få ressurser. Vi må derfor se på hvordan det kan tilrettelegges bedre, slik at virksomhetene opplever at behovet for innsats står i forhold til kapasitet og opplevd nytte.
Sourcingstrategi og andre strategier
Sourcingstrategi bør ses i sammenheng med andre strategier og aktiviteter, slik som virksomhetsstrategi, IT-strategi, anskaffelsesstrategi, strategi for informasjonssikkerhet, risikostyring og internkontroll. Som det påpekes i DFØs retningslinjer for konsulentbruk i staten, er det viktigste ikke hva dokumentet kalles, men at vurderinger, målsettinger og tiltak dokumenteres og kommuniseres.
Sourcingstrategier trives ikke i vakuum. Arbeidet med sourcingstrategi blir enklere om overordnede strategier er på plass. I arbeidet med dette innlegget har vi snakket med flere aktører som peker på nettopp dette.
Det kan være interessant å notere seg at Meteorologisk Institutt henviser til referansearkitekturen IT4IT fra The Open Group for å definere IT-området, der sourcing og leverandørstyring beskrives som støtte for en overordnet verdistrøm. IT4IT bygger på en rekke velkjente rammeverk, og anses av mange som en god kilde til beste praksis.
Sourcingstrategi og organisasjonsutvikling
Sourcingsstrategien kan også være et nyttig grunnlag for rekruttering og organisasjonsutvikling, tilpasset aktuelle behov og situasjoner. Og behovene vil være ulike fra virksomhet til virksomhet:
- For Meteorologisk Institutt er infrastrukturen for innsamling av data og dataanalyse en strategisk ressurs og del av kjernevirksomheten. De behøver dyktige utviklere, og mange av deres forskere programmerer selv. Skyløsninger og konsulenter er mindre aktuelt, men benyttes der det gir mening.
- For OsloMet har skyløsninger blitt et førstevalg, og i overgangen til sky har ressursbehovet endret seg. Ny kompetanse innen juss, økonomi og IT må bygges gjennom kurs, etterutdanning og nyansettelser.
Søk samarbeid – ikke gjør dette hjemme
Her er en videre uttalelse om sourcingstrategi som vi synes er god (også funnet fram til med litt hjelp av ChatGPT):
En god sourcingstrategi kan bidra til å øke effektiviteten og fleksibiliteten i offentlig sektor ved å sikre at man har tilgang til de varene eller tjenestene man trenger når man trenger dem, og ved å bygge sterke relasjoner med leverandørene for å sikre at man kan jobbe sammen om å møte endringer i behovet.
Leverandører er i denne sammenhengen både private virksomheter og andre offentlige virksomheter som leverer tjenester eller fellesløsninger. Samarbeid, nasjonalt og internasjonalt, etablerer verdinettverk på nye måter. Offentlig sektor utgjør i sum et komplekst økosystem med spilleregler gitt av direktiver, lover og føringer. Digitaliseringsrundskrivet, Nasjonal strategi for bruk av skytjenester, politiske føringer om redusert konsulentbruk og krav rundt informasjonssikkerhet og personvern legger føringer på sourcing.
Meteorologisk Institutt framhever internasjonalt samarbeid som særlig viktig. Som eksempel kan nevnes samarbeid med Sverige og Finland om ressurser for tungregning, i en større infrastruktur for lagring og dataanalyse som Meteorologisk Institutt drifter selv. Løsningen er ikke bare bedre og billigere enn det som tilbys fra skyleverandørene - Meteorologisk Institutt har nå et produkt som de kan tilby andre.
Gi oss eksempler
Vi ser at det etterspørres bedre veiledning om sourcingstrategi. Derfor er vi på utkikk etter gode eksempler som kan deles. Dette tenker vi kunne hjulpet mange, ikke minst mindre virksomheter med samme behov, til å få fortgang i sitt eget arbeid.
Meteorologisk institutt sin virksomhetsstrategi er på nett, og de er positive til også å dele sin sourcingstrategi åpent.
Stående invitasjon: Meld dere på! Del deres sourcingstrategi med oss, så kan vi bygge en eksempelsamling til inspirasjon for dem som kanskje har kommet kortere enn dere. Ingen er perfekte, men i vårt store, felles økosystem kan vi spille hverandre gode.
Vil du dele din sourcingstrategi kan du sende den til nasjonalarkitektur@digdir.no.
Erik Hagen
Erik har jobbet som virksomhetsarkitekt i Digitaliseringsdirektoratet i avdeling for Digital strategi og samordning siden 2018. Før dette har han mer enn 30 års fartstid fra ulike roller i privat og offentlig sektor. Arbeidsområdene i Digdir handler om nasjonal arkitektur, Felles økosystem, European Data Spaces, European Blockchain Services Infrastructure og standardisering. Erik brenner for grønt skifte og en felleseuropeisk digital plattform som støtter europeiske verdier.
Rune Kjørlaug
Rune har jobbet som virksomhetsarkitekt i Divisjon for offentlige anskaffelser i DFØ siden 2021. Offentlig sektor kjøper varer og tjenester for over 600 milliarder hvert år. Fagområdet til Rune er arkitekturvurderinger rundt hvordan digitalisering og datafisering påvirker «det gode innkjøp», ikke minst hvilke muligheter dette gir for fremtiden. Rune har over 20 års erfaring som utvikler og arkitekt, det meste innenfor offentlig sektor, og har gjort alt fra å lage første versjon av norge.no til å være medlem i Arkivlovutvalget.
Forfattere
