Ved å utarbeide et felles samhandlingsgrunnlag og dele rapporter og data, skal man effektivisere og samordne tilsyn fra flere tilsynsmyndigheter. Støtte: kr 7 008 505.
Tiltaket er en del av samarbeidet i Tilsynsmyndighetenes samordningsgruppe (TSG), med Arbeidstilsynet som prosjekteier. Tilsynsmyndighetene har behov for å dele data slik at de kan forholde seg til hverandres planlagte og utførte tilsyn, noe som skal gi bedre samordning/koordinering av tilsynsaktivitet ovenfor den enkelte virksomhet (tilsynsobjekt).
Man ønsket å få på plass en ny løsning med hensiktsmessig funksjonalitet for å oppnå koordinerte, effektive og mer målrettede tilsyn for samtlige tilsynsmyndigheter i Norge. Det ble identifisert totalt 87 tilsynsmyndigheter, 201brannvesen og 109 lokale el-tilsyn, som til sammen utgjør den potensielle og direkte målgruppen (de som kan brukes systemet–Tilda) for prosjektets resultat.
Formålet med prosjektet har vært effektivisering og kvalitetsforbedring av tilsynsprosessen hos alle tilsynsmyndigheter, virksomheter (statlige/kommunale) og privat næringsliv.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
For å oppnå prosjektets målsetninger har det vært kritisk at prosjektet har hatt en bred forankring, og at vi har samarbeidet og samordnet oss med relevante nasjonale initiativer og aktører. Dette ble framhevet som et viktig fokusområde av Direktørgruppen allerede ved BP2, og derfra og inn har vi hatt et stort og nødvendig søkelys på et bredt samarbeid. Dette har bidratt til at prosjektet i siste halvdel har vært trygge på valgene prosjektet har gjort, sett i kontekst og sammenheng med den pågående nasjonale aktiviteten innenfor deling av data.
Følgende er de viktigste initiativene og interessentene vi har hatt et aktivt samarbeid med:
- Brønnøysundregistrene
- Samordning av tilsyn, et prosjekt hos Nærings- og fiskeridepartementet (NFD)
- Tilsynskalenderen, et prosjekt initiert av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD)
- Deling av data, et prosjekt i regi av Digitaliseringsdirektoratet
Dette prosjektet har fra dag én av hatt fokus på kommunikasjon, og det har like fullt vært en stor utfordring. Følgende sentrale punkter har bidratt til suksess:
- Bruk av kommunikasjonsbyrå
- Fellesoppdatering til alle interessenter jevnlig per e-post
- Hyppige korte møter med direkte oppfølging mot den enkelte interessent
- Felles verktøy (OneNote) for tilgang på alle notater
- Levende nettsted (Confluence hos Brreg) med all dokumentasjon tilgjengelig i siste versjon
- Teknisk brukerforum realisert gjennom Slack, i regi av Altinn-miljøet hos Digdir
- Kommunikasjon fra riktig avsender: Litt spesielt punkt, men poenget er at det ofte er av kritisk betydning at kommunikasjon/informasjon kommer fra «riktig» avsender – den som har myndighet eller styringsrett ovenfor mottaker
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Prosjektet har hele veien vedlikeholdt en oversikt over risiko, med aktuell vurdering og tiltak. Denne har sett litt ulikt ut, avhengig av hvilken sammenheng den har blitt presentert i (møter, status-e-poster, rapportering i internt IKT-forum, etc.), men vurderinger og tiltak har vært avstemt hele veien.
Også dette prosjektet viser at en systematisk oversikt og aktivt bruk av en risikomatrise er vel verdt innsatsen når varigheten på prosjektet er mer enn 2-3 måneder.
Det er et par skjær i sjøen underveis, hvor risikomatrisen har hatt stor betydning i hvordan vi har håndtert situasjonen. Men den største overraskelsen, det største sjokket, var da vi opplevde at teknisk ansvarlig i prosjektet gikk bort. Dette hadde vi ikke med i noen risikomatrise, og her kan prosjektleder rent faglig si at det er viktig å alltid dele alt av dokumentasjon og notater.
Det var sommerferie, og vedkommende jobbet med all teknisk dokumentasjon, som man skulle se på sammen straks prosjektleder var tilbake fra ferie. Alt teknisk ansvarlig gjorde de siste 3-4 ukene gikk tapt, da dette ikke var delt, og man fikk heller ikke tilgang på datamaskinen i etterkant. Sørg for gode rutiner for deling av all informasjon!
Det å dele data mellom systemer kan ved første øyekast se ut som et IT-teknisk prosjekt. Ikke la deg lure! Dette er bare en av brikkene i puslespillet, som ikke gir et resultat for også de andre brikkene faller på plass. De klart største utfordringene i prosjektet har vært ikke-tekniske. En årsak til dette er at det IT-tekniske fagfeltet er relativt modent, slik at det som skal gjøres, er både kjent og velprøvd, og det finnes tilgjengelig og kompetent kompetanse til å bistå.
Det samme er et annet sentralt tilgrensende fagområde –sikkerhet –som er kritisk og krevende, men samtidig modent og overkommelig.
Det er det juridiske fagfeltet som uten tvil har vært –og er –det mest utfordrende med å sette opp Tilda. Regelverk må henge sammen med det som ønskes gjort, og det må være på plass før noe gjøres. Tett samarbeid med juridiske ressurser er kritisk for suksess, da dette krever spisskompetanse som er vanskelig tilgjengelig om man ikke har juridisk bakgrunn.
På en god andreplass bak juridisk med å kreve mer enn først antatt, finner vi fagfeltet informasjonsforvaltning. For å kunne bruke hverandres data må alle tolke data likt. Harmonisering av begreper har i en årrekke vært en solid utfordring mellom tilsynsmyndigheter, som i mange andre sektorer. Det samme gjelder å ha konsise og gode definisjoner på begreper som brukes.
For å kunne bruke hverandres data er det viktig at man sammenligner epler og epler, ikke epler og pærer: Å ha samme forståelse av data på tvers er kritisk. Mye tid har gått med på å skape en felles forståelse om hva som kreves, og deretter sette opp en modell som er funksjonell. På dette området skjer det mye framover, og det skal i skrivende stund blant annet være en ny veileder for orden i eget hus like rundt hjørnet.
Den siste pallplassen som fortjener ekstra oppmerksomhet, går til det å utarbeide og enes om styrings- og finansieringsmodell på tvers av både etater og tilhørende departementer, samt det å finne riktig tilhørighet for en tjeneste som skal ivaretas på vegne av et antall tilsynsmyndigheter.