Er det mulig å gjennomføre en anskaffelse på to timer, eller er det en illusjon?

Kortere gjennomføringstid gir god økonomi

Jeg har lyst til å trekke en analogi til hvordan en god kjøkkensjef arbeider på en velrenommert á la carte restaurant. Hans oppgave er å gi gjestene en gourmet opplevelse ved å servere et perfekt måltid. Dette krever god planlegging, ikke bare innkjøp av utsøkte råvarer, men også en krevende ressursplanlegging kombinert med gode verktøy og effektiv tidsbruk. Han kan lage mye på forhånd og allikevel oppnå perfekt kvalitet. Skulle han laget enhver bestilling fra grunnen av for hver kunde, hadde kunden forlatt lokalet før maten kom på bordet. Gode forberedelser gir kortere gjennomføringstid, og hurtigere omløp av kunder. Dette gir god økonomi.

Eksemplet over er kanskje banalt, men det kan enkelt overføres til gjennomføring av en offentlig anskaffelse. Planmessighet, kompetanse, riktig tidsbruk og gode digitale verktøy i gjennomføringen er viktige elementer i en effektiv anskaffelsesfunksjon. Program for digitale anskaffelser har i oppdrag å tilrettelegge for en heldigital anskaffelsesprosess i løpet av 2024. Den heldigitale anskaffelsesprosessen skal bidra til redusert tidsbruk i gjennomføringen både hos oppdragsgiver og tilbydere. Vi skal ikke lage «maten», men tilrettelegge for at gode prosesser og verktøy er på plass for offentlig sektor.

Det digitale konkurransegrunnlaget

Programmet har identifisert delprosesser hvor vi har fått tilbakemelding på at tidsbruken i dag er ressurskrevende. Alle oppdragsgivere har i dag et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), og de fleste har et kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). Men jobber vi faktisk digitalt i våre KGVer og KAVer, eller er det fremdeles papirbaserte dokumenter vi benytter? Gjenbruker vi data mellom systemene? Tør vi stole på systemene og den informasjon vi kan hente ut? Det er nyttig å se nærmere på hvordan det digitale konkurransegrunnlag ser ut:

Et komplett konkurransegrunnlag består i dag av en «pakke» med dokumenter som tilgjengeliggjøres av offentlige oppdragsgivere. Dokumentpakken består av «regler for konkurransen», en kontrakt med flere vedlegg og gjerne spesifikke maler for det som skal kjøpes, f.eks. varekatalog eller mal for CV ved tjenestekjøp. Malene er laget for at oppdragsgiver enkelt skal vurdere og sammenlikne de innkomne tilbudene. Denne dokumentpakken er ofte presentert som et sett med PDFer. I beste fall er det dynamiske dokumenter, der tilbyder kan fylle inn sine data. For varekataloger er det allerede laget standardiserte dokumenttyper til bruk i digitale prosesser.

I mine øyne er bruk av KGV med PDFer og evt. dynamiske dokumenter ikke en digital prosess. Dette er en dokumentbasert prosess, hvor KGV-systemet benyttes som et lukket mailsystem der dokumenter sendes frem og tilbake mellom oppdragsgiver og tilbydere, der systemet sørger for at tidsfrister og regulatoriske krav overholdes.

Imidlertid er det i de fleste KGV-systemer mulig å spesifisere kravene og kriteriene direkte, uten hjelp av PDF-vedlegg som skal åpnes og manuelt fylles ut. Ved å benytte KGV-systemets funksjonalitet, kan en, som hos kjøkkensjefen, forberede seg godt før produktet skal leveres. For den faglige evalueringen av tilbud betyr det å designe krav og kriterier på en slik måte at evalueringen kan skje fullstendig digitalt. Dette krever imidlertid styrket kunnskap hos oppdragsgiverne og mot til å stole på egne vurderinger i oppsett av tildelingskriterier. Ofte er tildelingskriteriene delt i de tre hovedgruppene – pris, kvalitet og tid og alle tre lar seg evaluere digitalt, gitt at vi har forberedt oss godt.

Digital evalueringsprosess

Min erfaring er at når flere klare og detaljerte kriterier settes, og kombineres med alternativer i intervaller, kan også en krevende evalueringsprosess gjennomføres digitalt. Involvering av fagpersoner er en forutsetning, og det tverrfaglige teamet må delta tidligere i prosessen, enn i dagens prosess. Enighet og forankring av kriteriesettet i tidlig fase, vil også bidra til en forenkling hos ledelsen.

• Krav til digitalisering i offentlig regelverk

Når den automatiske evalueringen er gjort, kan systemet i tillegg hente data for å prosessere tildelingsdokumenter. Understøttet av en e-signeringsløsning, vil tidsbruken i signeringsprosessen være betraktelig redusert.

Studie av ni delprosesser

Program for digitale anskaffelser gjennomfører nå en tidsstudie av ni delprosesser hvor både tidsbruk og kvalitet kartlegges. Resultatet vil gi et godt grunnlag for å måle effekten av digitale endringer og gode grensesnitt (interoperabilitet) mellom systemer.

Nøkkelen til en tidseffektiv og god digital anskaffelsesprosess, ligger i bruk av standardiserte prosesser og dokumenter tilrettelagt for gjenbruk i andre deler av anskaffelsesprosessen. Det er disse grunnleggende byggeklossene som vil gjøre det mulig å gjennomføre en anskaffelse på to timer. Dette er langt fra en illusjon, men en åpenbar mulighet ved å ta i bruk de digitale løsninger og nye arbeidsmetoder, uten at kvalitet forringes.