Digital selskapsetablering – brukergrensesnitt der brukeren er

Flytter brukergrensesnittet dit brukeren er

Digital selskapsetablering har gått ut på å flytte brukergrensesnittet for selskapsetablering ut til private aktører som tilbyr sluttbrukerløsning for bedriftsstifteren. Selve prosjektet for Brønnøysundregistrene har bestått i å utvikle 5 API’er (programmeringsgrensesnitt, på engelsk: Application Programming Interface) som banker, regnskapsaktører og andre kan ta i bruk i sine sluttbrukertjenester. Dette er et innsendings-API, og API’er for pre-kontroller av informasjonen som legges inn, samt et API for faste tekster som angir bedriftens aktivitet/bransje (bransjekoder).

Tidligere var selskapsetableringen en prosess som tok 30 dager, hvor sluttbruker måtte samle mye informasjon før innsending av selskapsregistreringen.

-Vi har forenklet en kronglete prosess der stifteren først måtte lage vedtekter et sted, deretter stifte selskapet, så gå i banken for aksjekontroll, så sende inn stiftelsesdokumenter til oss, vente på svar, gå til banken, sende inn informasjon til oss. Nå kan alle disse oppgavene gjøres i en enkel prosess. Vi har som mål at dette skal ta 24 timer. Vi er ikke helt der enda, men de fleste saker klarer vi på 3-4 dager, fortsetter han.

Prosjekt finansiert med medfinansiering

Johansen forteller videre at behovet for å gjøre noe med selskapsetableringen kom opp i dialogen i samarbeidet Digital Samhandling Offentlig Privat (DSOP). Brønnøysundregistrene forfulgte ideen videre i egen virksomhet. De gjennomførte en juridisk vurdering på om det var mulig å flytte grensesnittet ut til en tredjepart. Dette fant de ut var fullt mulig innenfor gjeldende selskapsrett. Prosjektet endrer ikke roller og ansvar for selve saksbehandlingen, det er selve registreringspunktet som flyttes ut. I 2020 søkte de, og fikk tildelt medfinansiering gjennom medfinansieringsordningen til Digitaliseringsdirektoratet.

Bred referansegruppe med aktørene

– Det første vi gjorde var å etablere en bred referansegruppe med en rekke aktører som NHO, Regnskap Norge, revisorforeningen og BITS for å nevne noen. Dette mener jeg kanskje har vært den største suksessfaktoren i prosjektet. Denne gruppen har vært en viktig lyttepost og hjalp oss med prioriteringer, innhold i prosjektet og gjøre løsningen smartere.

Det var referansegruppen som blant annet ønsket at det ble opprettet et eget API for bransjekoder. Tidligere la Brønnøysundregistrene til denne koden etter registrering, noe som ikke alltid har vært enkelt og kilde til feil. I prosjektet ble det utviklet predefinerte tekster som er koblet direkte til bransjekoder. Når en etablerer velger en fast tekst for aktivitet/bransje, kan denne settes i registreringsprosessen og den kan benyttes av banken i deres KYC arbeid (Know your customer – knyttet til hvitvaskingslovens krav om kundetiltak) ved opprettelse av kundeforholdet.

Voksende interesse for å utvikle sluttbrukerløsninger

Den store gevinsten ved løsningen er at bankene, og regnskapssystemleverandører kan utvikle brukervennlige sluttbrukerløsninger tilpasset deres egen kundegruppe. De kan innlemme dette i egne prosesser.

– Jeg vil tro at det er bankene som har de største gevinstene da de kan integrere løsningene i sine egne prosesser som i KYC systemene sine. Det vi synes er flott er at også regnskapssystemer har meldt seg på og vil utvikle sluttbrukerløsninger nå, sier Johansen.

Jan Otto Johansen forteller at pågangen fra aktører som vil etablere sluttbrukerløsninger har tatt seg opp den siste tiden. Han har vært i dialog med flere forretningsbanker og sparebanker. De som var først ute var Stiftemaskinen/Folio (nettbank uten bankkonsesjon, men som samhandler og lager brukerflater mot Sparebanken Vest). Sparebank 1 er i utrullingsfase, DNB og regnskapsbyrået Fiken er også i gang med å utvikle løsning. Johansen forteller at en del av aktørene har ventet til de er sikre på at arbeidet gir resultater.

Ny måte å jobbe med utvikling på

Hvordan har arbeidet med dette prosjektet utfordret dere i Brønnøysundregistrene?

– Det har vært en ny måte å jobbe på for oss. Vi har jobbet tett med aktørene og det har nok vært litt nytt for oss. Det kan være utfordrende å skummelt å dele skisser og løsninger som ikke er hundre prosent ferdige. Vi delte selv om vi ikke var hundre prosent sikk på at vi hadde kommet i mål. Men dette er lærerikt og nyttig, og noe som både vi i Brønnøysundregistrene og samarbeidsaktørene har vokst på

Kan du fortelle mer om hvordan dere jobbet?

– Vi etablerte et kjerneteam som ikke var stort. I kjerneteamet hadde vi med modelleringskompetanse, forretningsressurs, og tre personer fra IT. Jeg inngikk i teamet som forretningsutvikler. Vi jobbet relativt agilt med to tavlemøter i uka. Etter en stund og det hadde meldt seg aktører som ønsket å utvikle sluttbrukerløsninger slapp vi til de eksterne og etablerte felles Slack-kanaler med de, der vi holdt løpende og åpen dialog. Selv om kjerneteamet ikke har vært spesielt stort treffer løsningene mange av våre legacy- systemer. Dette innebærer at vi har hatt en mengde utviklere inne for å gjøre små prosentdeler.

Johansen forteller at de i utviklingsperioden hadde møter med referansegruppen hver sjette uke. De ble informert om hovedtrekk og fremdrift i løsningen, og hjalp med å finne aktører til utvikling av sluttbrukerløsningene.

– På et tidspunkt i prosessen ble det behov for å jobbe mer én til én dialog med de som utviklet sluttbrukerløsninger. På den måten kunne vi ta vare på deres hemmeligheter. Vi utarbeidet enkle samarbeidsavtaler med noen gjensidige forpliktelser. I driftsperioden har vi utviklet litt mer omfattende samarbeidsavtaler slik at vi kan sikre samhandling og kvalitet på data videre.

Det koster ikke noe for aktørene å koble seg til API’ene og utvikle sluttbrukerløsninger tilpasset egne målgrupper. Alle kan koble seg til dersom de tilfredsstiller kvalitetskravene Brønnøysundregistrene har satt til sluttbrukerløsningene.

Betyr dette slutten for Altinn-skjemaene?

– Målet er at det vi har utviklet nå vil være motorveien inn til oss. Men våre samarbeidspartnere kan gjøre avgrensninger ut ifra sin kundegruppe og det markedet de ønsker å supportere. Eksempelvis er Folio sin sluttbrukerløsning avgrenset til nye virksomheter med maks 3 eiere. Vi tenker at samordnet registermelding vil bestå også framover i nye Altinn, men at disse i større grad benyttes til de store og mer kompliserte registreringene – såkalte cornercase

Du forteller at det ikke vil koste noe å ta i bruk de nye API’ene. Hvordan ønsker dere å finansiere videre utvikling?

– Arbeidet går nå inn i det vanlige driftsbudsjettet. Det som er ekstra nå, er disse API’ene, men det er ikke noen stor sak. Vi har også noen gevinster på dette. I tillegg til den store tidsbesparelsen dette er for bedriftsetablereren, får vi færre feil på disse registreringene. Nå har vi samme input til flere prosesser hos oss. Da slipper vi å sende tilbake skjemaer fordi bedriftsetablereren kanskje har skrevet inn litt ulik informasjon i de ulike prosessene. For oss er dette bare den første byggesteinen i vårt langsiktige arbeid om et digitalt økosystem for å etablere og drive en bedrift. Vi har allerede tenkt på at den første videreutviklingen av API’ene er få til en mer sømløs prosess rundt det å endre for eksempel styresammensetning.

Gode råd til andre

Til slutt, Jan Otto, det er vel et potensiale for at flere offentlige virksomheter tenker som dere; at brukergrensesnittet opprettes i de flater der brukerne er. Hva er de viktigste anbefalingene du kan gi til andre som tenker i samme retning?

1. Start med å gjøre en juridisk vurdering av handlingsrommet

Vi fant ut at vi kunne gjøre det innenfor gjeldende selskapsrett. Dersom dette ikke hadde vært mulig måtte vi startet prosess for å endre regelverk. Det kan ta lang tid.

2. Bruk referansegruppe

En av våre suksesskriterier var å samle en bred gruppe med interessenter i en referansegruppe. Vær åpen og snakk om de muligheter og de begrensningene dere har. Ta også hensyn til de innspill som kommer.

3. Del opp elefanten

Vi “scopet” prosjektet ned og gjorde noen tydelige valg. Vi avgrenset løsningen til å gjelde aksjeselskap med kontantinnskudd og enkeltmannsforetak. Det er der vi har de fleste virksomhetsregistreringer. Det samme har aktørene som leverer sluttbrukerløsninger gjort. De “scoper” med utgangspunkt i sine kundegrupper, eksempelvis ved å utvikle løsninger som gjelder selskaper med maks 3 eiere. Det er viktig å gjøre det spisbart og ikke for skummelt, slik størrelsesmessig.

4. Ha blikk for den store helheten løsningen inngår i

Dette er en byggesten. Ambisjonen vår er større. Nå er det mulig og lettere å oppdatere data som andre offentlige aktører har behov for. For eksempel vil det gi oss gevinster om Skatteetaten får dataene når selskapet etableres, i stedet for at de må vente til slutten av året. Vår ambisjon er å legge til rette for at bedrifter kan «fødes», «leve» og «dø» digitalt. Det vil jeg jobbe mer med i årene som kommer.

5. Ha vilje til å "stå" i det

I slike samarbeid vil det alltid være snublesteiner på veien. Det har vært en lang prosess. Vi måtte jobbe en del internt før vi startet dialogen med de eksterne aktørene. Vi opplevde også at sluttbrukereierne satt litt på gjerdet i starten, at de måtte overbevises og faktisk se at dette kunne være nyttig.