Hva er en god fordeling av roller og ansvar?
Enighet om ansvar og roller skaper trygghet og tillit. Beskriv ansvar, forventninger, myndighet og handlingsrom til alle roller.
Hva er rolle- og ansvarsdeling i et samarbeid
God styring innebærer at alle involverte har en beskrevet rolle, og kjenner til ansvaret for sin rolle. Dette er med på å bygge opp den tilliten som er nødvendig for at styringen skal virke. Å tydeliggjøre roller og ansvar er viktig i alle faser i arbeidet med den sammenhengende tjenesten. Som et minimum må rolle- og ansvarsfordelingen peke på hvem som er eier av prosessen, og hvem som skal lede de ulike delene av det operative arbeidet. Dette kan være krevende for en sammenhengende tjeneste, da både eierskap og utføring kan være delt mellom flere aktører.
Styringen av en sammenhengende tjeneste skjer på flere nivå, og gjerne på tvers av forvaltningsnivå og sektorgrenser. For å etablere en god styringsrelasjon er det viktig å ha en rolle- og ansvarsdeling mellom ulike samarbeidende virksomheter på utførernivå og mellom de ulike etatsstyrende departementene og med KS. Videre må tilsvarende være på plass mellom departementer og de underliggende virksomheter som har en rolle i å utvikle tjenesten.
Det er viktig at de berørte departementenes rolle, KS/kommunenes rolle og involvering i beslutningsprosessene rundt tjenesten drøftes og tydeliggjøres som en del av den ordinære styringsdialogen.
Formalisering
Dere må etablere strukturer for beslutningsprosesser for involverte aktører, og som peker på hvordan prioriteringer og eventuelle konflikter løses. Når løsningen skal utvikles og senere forvaltes, må styringen også bidra til en helhetlig endringshåndtering. Disse strukturene for samarbeid kan formaliseres gjennom tilstrekkelige avtaler, på både juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk nivå. Øvrige roller fylles avhengig av tiltakets størrelse og innhold, men noen viktige aktører er virksomhetsledelse, gevinstansvarlig, styringsgruppe, referansegruppe og deltakere.
Hver rolle bør ha en god beskrivelse av ansvar, forventninger, myndighet og handlingsrom. Det må være en klar grense mellom ansvaret til eier og leder av det operative arbeidet og de øvrige som har ansvar for leveranser.
Refleksjonsspørsmål
- Har dere som samarbeider et likt begrepsbruk rundt ulike roller og ansvar?
- Bidrar rollefordelingen til at det er tydelig for dere som samarbeider hvilket ansvar den enkelte har?
Erfaringer fra god fordeling av roller og ansvar
DigiHoT er et samarbeid mellom NAV og kommunal sektor om digitalisering av hjelpemiddelformidlingen. Samarbeidsprosjektet etablerte en styringsgruppe bestående av representanter fra kommunene (KS og utvalgte kommuner) og NAV for å møte premisset om at prosjektet ble styrt og organisert på en måte som sikret lik innflytelse for de samarbeidene partene. DigiHoT balanserer mellom produktutvikling med lavforutsigbarhet, og eiernes behov for å sikre verdiskapning og påvirke prioriteringene underveis. Dette blir innledningsvis håndtert og formalisert i et overordnet styringsdokument med tidsfestede hovedleveranser.