Hva er samarbeidets egenart og kompleksitet?
Både de samarbeidende virksomhetenes egenart og samarbeidets kompleksitet må tas hensyn til i styringen. Dette defineres bl.a. av behov, kunnskap om problemstilling, kultur, tillit og kompetanse.
Hva er egenart?
Egenarten beskriver en virksomhets særpreg gjennom kjennetegn som for eksempel tilknytningsform (f.eks. om det er forvaltningsorgan, kommune, foretak, næringsaktør eller frivillig sektor), ansvarsområde og oppgaver, rolle og delegert myndighet og finansering. Ifølge Økonomiregelverket må styring, oppfølging, kontroll og forvaltning tilpasses blant annet virksomhetens egenart.
Virksomheters egenart er viktig å ta hensyn til i samarbeid, særlig med tanke på interessekonflikter.
Hva er kompleksitet?
Offentlig sektor er mangfoldig og fragmentert i form av flere forvaltningsnivåer, ulike virkemidler, varierende størrelse og ulike ansvarsområder. Når det er mange aktører, usikkerhet rundt hvilke tiltak som vil bidra best, sprikende samfunnsmål de enkelte skal bidra til og mange styringslinjer, øker ofte kompleksiteten i et samarbeid. Ved høy kompleksitet bør dere velge styringsformer som erkjenner at det er mange aktører som må ta del i både å utvikle kunnskapsgrunnlaget og de strategiske beslutningene knyttet til mål og leveranser.
Hva betyr egenart og kompleksitet for styring og organisering av samarbeid?
For å vurdere hva slags styring og organisering som vil være hensiktsmessig kan dere beskrive samarbeidets egenart og samfunnsutfordringens kompleksitet. Til sammen vil dette gi dere et bilde av samarbeidets kompleksitet.
I samarbeid med høy kompleksitet er det en iboende høy risiko. For at samarbeidet skal lykkes vil det kreve en høy risikotoleranse hos dere som skal samarbeide. En anerkjent inngang til å håndtere høy risiko er å velge eksperimentering som metode for å finne ut hvilke type leveranser og styring som fungerer. En utforskende inngang til samarbeidet er også en fornuftig måte å forstå de enkelte aktørenes egenart, og å styre forventninger til hva samarbeidet kan levere. Denne innsikten er forutsetninger for å etablere det som skal bli felles styringsinstrumenter og strukturer.
Refleksjonsspørsmål
- Kan antallet aktører og interessenter endre seg undervis? Eller kan det komme inn nye aktører med en helt annerledes egenart? Er det felles forståelse for hvordan kulturen er i de samarbeidende virksomhetene innen eksperimentering/utforsking, digitalisering, deling og samarbeid?
- Er det felles forståelse for hvordan egenarten påvirker styringen?
- Hvor godt kjenner dere som samarbeider hverandre fra før, hvilken tillitt er det mellom dere?
- Håndterer dere en kjent problemstilling? Har alle i samarbeidet en grunnleggende og felles forståelse av årsakssammenhengene?
- Gjelder samarbeidet en avgrenset periode eller er det permanent?
Erfaringer og råd om vurdering av egenart og kompleksitet
I “Program for digital førerettsforvaltning” brukte de involverte partene over ett år på å etablere et forent bilde av nåsituasjonen. Gjennom bruk av utforskende og designinspirerte metoder ble det i fellesskap utarbeidet et detaljert bilde av både brukerbehovene, forvaltningsstrukturene og samhandlingen mellom de ulike aktørene. Som et felleseie var det en god plattform for videre arbeid.
Partene i samarbeidet kom fra samferdselssektoren og helsesektoren, med svært forskjellig egenart. Innen helsesektoren er kompleksiteten spesielt høy, med et mangfoldig aktørbilde med ulike tilknytningsformer og styringslinjer.
I sum betød det at vegmyndighetene måtte akseptere en høyere risiko, og mer av styringen måtte rettes inn mot håndtering av risiko knyttet til det omfattende aktørbildet.