Hvorfor produktteam gjør at Mattilsynet leverer bedre på samfunnsoppdraget

Dette er ett av flere eksempler på leveranser fra våre produktteam som bidrar til at vi løser samfunnsoppdraget vårt bedre. Og hva innebærer det?

Jo, for Mattilsynet handler samfunnsoppdraget kort sagt om å sikre framtiden for mennesker, dyr og natur. Å gjøre dette bedre enn vi har gjort tidligere, handler om at vi lar brukerne våre løse sine behov på enklest mulig måte, for eksempel med en selvbetjeningsløsning på nett i stedet for en papirmølle; at vi automatiserer repetitive oppgaver som ikke trenger menneskelig skjønn, slik at våre høyt kompetente inspektører og andre fagpersoner kan bruke tiden sin på de vanskelige tilfellene, de som krever menneskelig innsikt og kløkt; at vi håndhever loven likt, og at vi – selvsagt – gjør ting i et raskere tempo.

Fra prosjekt til produkt

Det er ingen hemmelighet at statlige etater, heriblant Mattilsynet, har ligget langt bak når det gjelder digital transformasjon. Hos oss var den digitale utviklingen preget av en dårlig styrt innleie av konsulenter og et fåtall medarbeidere som gjorde en iherdig innsats i å holde orden i et salig kaos. Både konsulenter og medarbeidere ble presset til å fordele tiden sin ned i tideler i et titalls ulike prosjekter, og fikk aldri fokusere på problemløsning. Dette tapte vi fart, penger og folk på.

Nå har vi endret oppsettet radikalt. Vi har forstått at store it-prosjekter er en usikker og kostbar investering. Ikke liker folka våre å jobbe i de gamle tradisjonelle prosjektene heller. De vil jobbe sammen i team med mandat og sammensetning til å løse utfordringene de står ovenfor i de ulike domenene.

Vi har også lært at personer med kompetanse på det fagfeltet man jobber i, bør inn i teamet. La oss ta plante-teamet vårt som eksempel. Det er sammensatt av produktleder, utviklere, designer, og fagperson som kjenner plantenæringen. Mer om resultatene fra dette teamet litt senere. La meg først ta dere videre med på innsiden av vår utvikling.

På innsiden av vår utviklingsavdeling

Mattilsynets utviklingsmuskel er under oppbygging og opptrening. På tre år har utviklingsavdelingen gått fra å være et prosjektorientert IT-kostsenter til å være motoren i Mattilsynets digitale transformasjon.

Vi har de siste årene lagt om leveransemodellen vår fra tradisjonelle IT-prosjekter til innføring av en produktutviklingsmodell basert på smidige, målstyrte, tverrfaglige produktteam fordelt på Mattilsynets operative domener. I dag har vi 15 produktorienterte team på tvers av Mattilsynets forvaltningsområder, med oppdrag blant annen innenfor akvakultur, eksport, mat, planter og kjøttkontroll. Hvert team har et eget teamrom med faste plasser, tavler og bord til standups. Tilrettelegging for samhandling drar opp utviklingshastighet og –kvalitet, og vi ser det som en god investering.

De 15 produktorienterte teamene har ansvar for hvert sitt produkt eller tjeneste innenfor ett eller flere fagområder.

• Teamene er tverrfaglige og består av utviklingsressurser og andre relevante fagressurser fra de ulike domenene teamene støtter.
• Teamene er myndiggjorte innenfor et definert oppdrag og ramme. Teamet har ansvar for å ta mange beslutninger selv, også etter råd og sparring med andre.

Teamene får tydelige oppdrag og utfordringer de skal løse, men de finner selv riktig vei til mål. Mattilsynet eies produktteamene av hele direktørgruppen, og alle oppdragene er besluttet av administrerende direktør. Hvert av teamene har minst to sponsorer fra Mattilsynets direktørgruppe. I årshjulet for avdeling Utvikling har vi tertialvise sponsormøter, hvor sjef for produktutvikling, produktleder, teamets sponsorer og utviklingsdirektør møtes for å gå gjennom teamets resultater, mål og oppdrag. Her diskuteres også eventuelle blokkeringer for teamets utviklingshastighet, behov for forankring av prioriteringer, kalibrering av ressursbehov eller revidering av oppdrag.

I årshjulet har vi også «Utviklingskonferansen», som avholdes hvert tertial. Her møtes alle teamene til en fysisk samling hvor vi presenterer hva vi har lært siste tertial, hva vi skal videre, eller tar et dypdykk i et teknisk område vi har vært særlig interesserte i den siste perioden. I tillegg forteller vi resten av organisasjonen om «det siste nye» i en fast seanse hver sjette uke.

På vei mot en sikrere plantehelse

Ett av teamene våre er Team Planter. Takket være en klar visjon og et konkret oppdrag, har Team Planter hjulpet Norge med å ta et stort skritt videre mot en sikrere plantehelse, og ikke minst en enklere hverdag for planteimportørene. Dette har vi gjort gjennom DigiPlant, en brukerrettet digital tjeneste som vi nylig har lansert. Er dette med på å løse samfunnsoppdraget vårt bedre, altså «sikre fremtiden for mennesker, dyr og planter»? Ja!

Da teamet startet opp i september 2023, hang Norge langt bak internasjonalt når det gjelder digital utveksling av plantesunnhetssertifikater. Etter lansering våren 2024, har vi rukket å komme såpass langt med arbeidet knyttet til digitale sunnhetssertifikater, at Nederland, som er primærdriver for digital utveksling av plantesunnhetssertifikater, nå har vært på besøk hos oss for å sparre og løse kommende problemstillinger knyttet til den internasjonale riggen.

Nøkkelen er brukerorientering

Da Mattilsynet gikk over fra en prosjektbasert leveransemodell til ny produktorientert og teambasert leveransemodell, ble brukerne våre det sentrale midtpunktet. I tilfellet med digitalisering av plantesunnhetssertifikater, er alle planteimportørene våre brukere. Tidligere måtte de sende en kopi av originaldokumentene for en importsending til Mattilsynet når Mattilsynet skulle gjøre en dokumentkontroll. I tillegg måtte importøren lagre alle papirsertifikatene i tre år. Det var resurskrevde for importøren, men også for inspektørene i Mattilsynet som brukte flere timer på en enkelt dokumentkontroll. I dag tar dette under ett minutt fordi vi har direkte tilgang på alle digitale sertifikater med DigiPlant.

Samfunnsoppdraget vårt er stort og viktig, for det angår mennesker, dyr og natur over hele landet. Å skulle levere bedre på samfunnsoppdraget er en stor del av drivkraften til de fleste av oss som jobber i Mattilsynet. For vi ser, vi vet, vi har erfart og vi er blitt fortalt at mye kan gjøres bedre. Med innføring av produktorienterte team, har vi satt fart og retning på veien mot å levere produkter og tjenester som brukerne våre trenger, ett skritt av gangen.