Samarbeid – ikke stafett

Vi må ivareta brukerens interesser, rettigheter og plikter

For å utvikle gode tjenester for brukerne og samfunnet er det nødvendig å legge til rette for en samtidig og inkrementell utvikling av tjenester og regelverk. Jurister, teknologer, informasjonsarkitekter, designere og andre fageksperter må samarbeide, på tvers av forvaltningsnivåer, sektorgrenser og i de enkelte tverrfaglige produktteam.

Når vi utvikler tjenester med brukeren i sentrum, må denne samskapingen av regelverk og tjenester skje i takt med brukerens reelle og aktuelle behov. Utviklingen må ikke skje kun med tanke på brukervennlighet, men gjøres på en slik måte at brukerens øvrige interesser, rettigheter og plikter ivaretas.

For å oppnå dette, og få til kontinuerlige leveranser av tjenester som svarer på brukerens reelle og aktuelle behov, er man avhengig av at det tverrfaglige og tverrsektorielle samarbeidet står i fokus. Tverrfaglig samarbeid mellom ulike fagområder fra start er nøkkelen til suksess – verken regelverk eller tjenester kan utvikles i et vakuum.

Juristene må være med fra start

Gjennom erfaring fra blant annet arbeidet i prosjektet Oppgjør etter dødsfall, som er en del av livshendelsen Dødsfall og arv, har vi lært at det er nødvendig å ha de juridiske ressursene inne i de tverrfaglige teamene like tidlig som øvrig fagkompetanse. Juristene bør følge prosessen og være en del av det tverrfaglige teamet fra idefasen, gjennom konsept og planlegging, før man går videre inn i realisering og senere forvaltning. Det å skape et felles fundament, felles forståelse og en felles arbeidsmetodikk er nøkkelfaktorer.

For å se det fra et juridisk perspektiv, er det nødvendig at juristene er med på innsiktarbeid, utforming av behov, at de forstår arkitekturen og teknologien, deltar i designarbeid og på den måten skaper seg et grunnlag for å kunne gjennomføre kontinuerlige regelanalyser. Disse regelanalysene skal bidra til å identifisere om det finnes eksisterende regelverk som kan benyttes for å realisere behovet på ønsket måte eller om det er regelverk som er til hinder for å realisere behovet. Dersom det identifiseres slike hindre, må det vurderes om dette er skranker som ikke skal eller kan endres, og som medfører at behovet må realiseres på en annen måte, eller om gapet mellom eksisterende regelverk og nødvendig regelverk skaper et behov for regelverksutvikling. Gjennom dette arbeidet vil juristene sette rammer for hvordan man kan utvikle og realisere tjenesten. Disse regelanalysene må skje kontinuerlig gjennom utviklingsprosessen i et nært samspill med øvrige fagressurser.

Arbeidsmetodikk i tverrfaglige team

Mange virksomheter har etablert produktteam, prosjektteam og andre type team for å løse sine oppgaver. Ofte er det slik at man i virksomheten har en metodikk for utvikling, prinsipper for design, juristene har juridisk metode og øvrige fagområder. Imidlertid viser erfaring at mange strever med å finne riktig arbeidsmetodikk for tverrfaglige team i praksis. Det ender fort opp i ulike siloer, med en usikker eller ikke-eksisterende verdikjede på tvers av de ulike fagområdene. Alle ønsker å være smidig og ha fremdrift, men ofte glemmes det at man må ha en plan og en akseptert, felles metodikk som det tverrfaglige teamet skal jobbe etter. For å etablere dette kreves det at man jobber med kultur. Fra ledelse i virksomhetene til de enkelte medarbeiderne i teamet, og på tvers. Kultur for endring, kompetansedeling, styring, verdier, mål og mer til.

Uten en gjennomtenkt, felles metodikk og plan i bunn, vil ethvert tverrfaglig team møte på unødvendige hindre i veien. Det er ikke en enkel oppgave å finne en metodikk som passer alle fagområder, og man finner det sjelden på første forsøk. Derfor er det viktig at man tør å prøve ut nye metoder, tørre å gi og få tilbakemeldinger og at teamet har fokus på kontinuerlig forbedring.

Målet er samarbeid, ikke stafett

Like viktig som kontinuerlig tverrfaglig samarbeid i de enkelte tverrfaglige team, er tidlig etablering av samarbeid på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. Det å jobbe tverrfaglig og tverrsektorielt for samtidig og inkrementell utvikling av tjenester og regelverk, i et tett samarbeid med berørte departement, især på regelverksutviklingsområdet, sikrer at man unngår å komme i en situasjon hvor det er en stafett mellom partene som drar ut i tid.

For å oppnå dette må man ha dialog, man må tørre å la veien bli litt til mens man går og ha prosesser og strukturer som legger til rette for dette. Man må tåle å ikke vite alt. Nye måter å jobbe på tar tid å innføre, men god kommunikasjon og kompetansedeling fører til kulturendring.

Målet er samarbeid, ikke stafett. Både på tvers av forvaltningsnivåer, sektorer og i de tverrfaglige teamene som utvikler tjenester og regelverk inkrementelt og samtidig, med brukeren i sentrum.

Utfordrende å bedre samhandlingsevnen

For at de sammenhengende tjenestene skal kunne realiseres er det en forutsetning at regelverket legger til rette for samhandling på tvers av både sektorer og virksomheter. Sømløs forvaltning krever et sømløst regelverk, der regelverkene støtter opp under hverandre og tar hensyn til hvilken kontekst regelverket skal virke inn i.

Gjennom sitt arbeid med livshendelsene skal Digdir bidra til at hinder for realisering av sammenhengende tjenester fjernes eller reduseres. I dette arbeidet jobber Digdir med å redusere hindringer knyttet til teknisk, semantisk, organisatorisk og juridisk samhandlingsevne.

I tillegg til det generelle arbeid med livshendelsene, har Digdir også blitt delegert ansvaret for gjennomføringen av livshendelsen Dødsfall og arv (DoA). I arbeidet med livshendelsen har en tverrfaglig prosjektgruppe, bestående av forretningsressurser, designere, jurister m.v., gjennomført mer enn 50 intervjuer med ulike aktører som skatteetaten, banker, begravelsesbyråer og Nav. Intervjuene kartla blant annet hvilken rolle de ulike aktørene har i livshendelsen, hvilke systemer som er involvert som en del av brukerreisen og livshendelsen, utfordringer virksomhetene står overfor når de yter tjenester, relevant regelverk og relevante IKT-tiltak/prosjekter.

I tillegg er det gjennomført over 100 intervjuer med etterlatte i ulike livssituasjoner. Disse intervjuene har gitt innsikt i etterlattes opplevelser av dagens brukerreise og tjenestetilbud, utfordringer og smertepunkter de har møtt på, forbedringspotensialer og muligheter de ser i tjenestetilbudet.

Basert på dette omfattende innsiktsarbeidet er det mulig å se hvilke behov som bør løses for de etterlatte og hvordan involverte aktører bedre kan samarbeide om å levere sammenhengende tjenester med brukerne i sentrum. Dette er særlig viktig i en livshendelse hvor de berørte ofte står i en personlig krise.

DoA er nå organisert som et program. Under programmet finner vi alle prosjektene som skal gjennomføres i forbindelse med livshendelsen. Disse vil ofte «eies» av en rekke andre virksomheter enn Digdir, som eier programmet. I tillegg til å ha en koordinerende rolle og for ivaretakelse av helheten i programmet, vil ressursene i DoA kunne bistå prosjektene med kunnskap om livshendelsen og rådgiving og være en sparringspartner, både når det kommer til særkompetanse knyttet til digitalisering og tilhørende metodikk, men også når det gjelder innsikt og kunnskap om interessenter og aktører som inngår i livshendelsen. Foruten virksomhetsarkitekter, designere og forretningsutviklere består programkontoret også av og flere juridiske ressurser som har kompetanse knyttet til de særlige problemstillingene som gjør seg gjeldende i digitaliseringsprosjekter. Denne kompetansen vil DoA kunne bidra med inn i prosjektene og dermed blant også bidra til at det juridiske problemstillingene i prosjektene identifiseres tidlig og at adekvate tiltak kan iverksettes.

Ny veileder for digitaliseringsvennlig regelverk

Nasjonalt ressurssenter for deling av data har utarbeidet en veileder for digitaliseringsvennlig regelverk. Vi er stolte av å endelig kunne publisere veilederen. Veilederen retter seg mot dere som jobber med regelverksutvikling, både på departementsnivå, direktoratsnivå og på etatsnivå. Veilederen inneholder anbefalinger og tips til hva man må ta hensyn til for at regelverket som utvikles skal være digitaliseringsvennlig.

Selv om hele veilederen vil kunne være aktuell for dere som jobber med livshendelsene, har vi tilegnet en egen del av veilederen til juridisk arbeid i de sammenhengende tjenestene. Dette kapittelet vil vi videreutvikle og utbrodere etter hvert som Digdirs arbeid med livshendelsene skrider fram og gir oss ny kunnskap og innsikt vi kan bearbeide og dele. Vi håper og tror veilederen på denne måten kan bidra i utviklingen av et mer digitaliseringsvennlig regelverk generelt, men også til realisering av sammenhengende tjenester spesielt.

Ta gjerne kontakt

Dersom dere har innspill til temaer som burde inn i veilederen eller forslag til problemstillinger som burde vært nærmere behandlet, ta gjerne kontakt med ressurssenteret. Det samme gjelder dersom dere som jobber med sammenhengende tjenester har behov for å diskutere spørsmål knyttet til det juridiske arbeidet med oss.