Unikt samarbeid om digital gravferdsmelding

Vi fikk samlet de viktigste aktørene til en samtale. Ola Asp representerer statsforvalteren i Vestfold og Telemark. De har nasjonale oppgaver etter gravplassloven. Andreas Maasø Fjelldal fungerer i dette prosjektet som statsforvalterens representant i Digdir. Oppgaven er å koordinere og tilrettelegge for realiseringen av digital gravferdsmelding i Altinn. Bredo Swanberg er leder for livshendelsen dødsfall og arv i Digdir og Martin Hill Oppegård er utredningsleder i Barne- familiedepartementet (BFD). Tiltaket Digital gravferdsmelding fikk medfinansiering i 2022. Tjenesten står nå i startgropen for teknisk testing og vil lanseres i løpet av 2024.

Et papirskjema måtte revideres

Hva var bakgrunnen for at dere satte i gang dette tiltaket?

– Vi hadde et papirskjema som måtte revideres. Datatilsynet var ikke begeistret for bruken av personnummer i skjemaet. Når vi gikk i gang med revidering oppdaget vi at det var mer enn de siste fem numrene i personnummeret som var feil ved skjemaet, forteller Oppegaard (BFD).

Samtidig som departementet tok kontakt med Statsforvalteren i Vestfold og Telemark for å be dem utvikle et digitalt skjema, startet Digdir arbeidet med å kartlegge behov i livshendelsen dødsfall og arv (DOA).

Statsforvalteren tok tidlig kontakt med Digdir/DOA.

– Vi så at vi hadde mye å snakke om, forteller Ola hos statsforvalteren. Han legger til at kontakten resulterte i at de fikk ansvaret for den del av livshendelsen som handlet om gravferden.

– Jeg så også fort at dette passet godt i de behovene vi hadde avdekket i vårt innsiktsarbeid. Da begynte ballen å rulle. Det har blitt et kjempeflott prosjekt som har gått fra å sette strøm på et vanskelig papirskjema til å bli et stort digitaliseringsprosjekt som vil forenkle arbeidsflyten betraktelig, avslutter Bredo i Digdir med.

Ressurser fra livshendelsen jobbet sammen med Ola (statsforvalteren) og Martin (BFD) i nesten ett år for å få på plass overordnede prinsipper for funksjonalitet til løsningen.

BFD la etter hvert tjenesteeieransvaret til Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, som inngikk tjenesteeieravtale med Digdir om bruk av Altinn.

Bistand fra Digdir til utvikling

Hvordan har statsforvalteren og Digitaliseringsdirektoratet samarbeidet?

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark inngikk også en avtale med Digdir om produksjon av løsningen. Avtalen regulerer hvilke fagressurser som Digdir stiller med og hvilke ansvar og ressurser statsforvalteren som produkt- og tjenesteeier tilfører. Ola er prosjektleder

Andreas, produktleder i Altinn forteller at statsforvalteren jobbet en stund med prosjektet i egen regi før de kontaktet Digdir for å få bistand til utvikling. Blant annet var Statsforvalteren en tur i Digitaliseringsrådet.

– Da vi startet kom statsforvalteren med et ganske omfangsrikt prosjekt. Vi hadde behov for å scope prosjektet ned til en MVP (Minimum Viable Product) – til den minste funksjonelle løsning som vi kan starte med. Dette brukte vi noe tid på før vi rigget et produktteam hos oss, forteller Andreas i Digdir

Hvor tett er du på produktteamet, Ola?

– Jeg deltar ikke på de daglige standup-møtene, men jeg har ukentlige møter med utviklingsteamet. Et av disse møtepunktene er utvidet med gravplassmyndigheter i pilotområdene. Videre har jeg, Andreas og personvernjuristen et møte der vi vurderer kritiske områder.

Ola forteller videre at statsforvalteren har fått tilskudd til finansiering fra medfinansieringsordningen. Avtalen med Digdir om produksjon av løsningen følger tidsrammen til medfinansieringsordningen; fram til 2025. Nå jobbes det med en avtale om utvidet brukerstøtte fra Altinn (ABS).

– I prosjektet har vi stor takhøyde. Alle får si hva de mener og samarbeidsklimaet er bra. Vi tåler uenighet og kommer fremover gjennom konstruktive diskusjoner, forteller Fjelldal.

De er begge enige i at den sterke fagkompetansen sammen med scrummetodikken gjør dette prosjektet unikt.

– Det er helt utrolig hvor mye engasjement for gravplassektoren og for brukerne det er i dette teamet. Jeg møter formelt i styringsgruppemøtene, men har tett kontakt med statsforvalteren for øvrig, forteller Martin (BFD).

Departementet er med for å sikre den juridiske innrammingen av prosjektet.

– Det er fascinerende hvor mye du må tenke gjennom for å lage gode regler. Det er ikke alltid jeg finner god hjelp i de veilederne som eksisterer. Jeg skal også være ærlig med at den agile virkeligheten i prosjektet ikke alltid treffer departementet. Jeg er vant til å starte med mål, og bryte ned til tiltak. Agil arbeidsmåte krever dessuten ikke skriftlighet i den grad jeg er vant til. Når vi utarbeidet et kommende høringsnotat om digital gravferdsmelding, har vi ønsket å bli så tydelige som mulig slik at førstelinja kan forstå hva digital gravferdsmelding kan tilby, avslutter Oppegaard.

Tett dialog med departementet

Nettopp denne tettet dialogen mellom prosjektet og departementet fremheves av alle som en viktig kritisk suksessfaktor.

– Dette er en smal sektor med gamle regler og begrensede ressurser. I digitaliseringsarbeid bruker vi nå vesentlig mer ressurser på en sektor enn hva vi er vant til. Det er dessuten mye tilbakespill på regelverket både på begreper og andre forhold, forteller Oppegaard som har jobbet fram nye forskrifter og notert behov for andre regelendringer.

– Jeg vil skyte inn at mange misunner oss den tette kontakten med departementet, mellom lovgiver og prosjekt. Det bidrar til fart i arbeidet, forteller Ola Asp.

Fase fire i livshendelsen dødsfall og arv

Hvordan henger arbeidet sammen med livshendelsen ellers?

Bredo Swanberg forteller at dette er fase 4 i livshendelsen, nemlig gravferden.

– I hele den store brukerreisen vår er det mye manuelle prosesser. Nå får vi på plass bedre dialog og bedre datautveksling med partene som er involvert, forteller Bredo.

Han legger til at han som holder i hele livshendelsen deler innsikt med partene som jobber i forskjellige sektorer. Livshendelsesparaplyen har også bidratt til at begreper defineres likt på tvers av ulike tjenester og i ulike faser.

– Livshendelsestilnærmingen er fortsatt kjempesmart. Det kan vi holde på med i minst 10 år til. Det er ikke uttømt som tilnærming og den er lett å forklare fordi den løfter fram brukeren og utfordrer sektorgrenser. Jeg synes den har kastet av seg mye i vårt prosjekt i denne livshendelsen, sier Martin.

Viktige læringspunkter

Til slutt har vi latt de ulike aktørene bidra med noen læringspunkter fra prosessen.

God dialog og «passion»

Det startet med å legge papirskjema inn i Altinn og så har dette utviklet seg til å bli mye mer. Det har også vært en del av veien og suksessen det er i dag. Vi kan ikke ha sovjetiske fem-års planer. Ting endrer seg underveis, teknologien endrer seg underveis, sier Bredo Swanberg.

Sektorkompetanse og erfaring

Min anbefaling er å satse på prosjektleder med sektorkompetanse og lang erfaring. Finn en i sekstiåra! Digitalisering må man bruke andre for å få til. Vi må tørre å ikke være flinkest selv. Vi har hatt en lykkelig situasjon med Ola som prosjektleder, med masse sektorkompetanse og som har lært digitalisering underveis, oppsummerer Martin Hill Oppegård.

Lovgiver i tett kontakt med prosjektet

Jeg var kanskje litt overmodig i møtet med digitaliseringstenkingen. Det har vært godt for en gammel person å lære seg å bli litt agil. Det har likevel vært nyttig med domenekunnskapen i dette prosjektet og en lovgiver som snakker med prosjektet kontinuerlig, sier Ola Asp.

Bryt ned det store bildet

Vi trodde i utgangspunktet at det skulle være enkelt. Vi trodde at Digdir hadde lang erfaring med å hjelpe til med å lage digitaliseringsprosjekter for så smale sektorer. Det tror jeg ikke de hadde, men de hadde verktøyene, metodikken og erfaringen med å bruke dem. Det vi trodde var enkelt og fort gjort, er mer omfattende. Å bryte ned den store tanken til en MVP med stor grad av brukerinvolvering og testing har vist seg avgjørende for å få et godt resultat. Samtidig er bruken av- og bidrag til videreutvikling av fellesløsningene samfunnsnyttig. Prosessen har blitt komplisert og omfattende under «havoverflaten», mens det som sees over havoverflaten er mye enklere. For brukeren har prosessen blitt langt lettere, avslutter Ola Asp.

God innføring i agil utviklingsmetodikk

Fra et produktlederperspektiv har det vært en kritisk suksessfaktor å ha Olas domenekunnskap og nettverk tett på vårt dyktige utviklingsteam. Det har spart oss mye tid ved at vi løpende har fått gjort viktige avklaringer. Sett i retrospekt skulle vi nok gått enda tydeligere igjennom utviklingsmetodikken i starten slik at vi hadde et felles startpunkt i måten å jobbe på. Samtidig er jo kjernen i smidig utvikling (scrum) en iterativ tilnærming hvor man lærer av sine suksesser og feil. Dette gjør det mulig for oss å oppnå fremgang gjennom prøving og feiling, og gradvis nærme oss målet med en løsning som er både funksjonell og tilfredsstillende for brukerne, sier Andreas Maasø Fjelldal.