Forholdet mellom Skate og styringsråd for Digdirs fellesløsninger

Per 1.10.2021 etter forankringsrunde med Skate-virksomhetene.

Skates mandat beskriver rollen og ansvaret som strategisk samarbeidsråd og rådgivende organ til Digdir og digitaliseringsministeren. Dette omfatter koordinering, videreutvikling og forvaltning av felles økosystem.

Felles økosystem for nasjonal digital samhandling og tjenesteutvikling er beskrevet i kapittel 5 i regjeringen og KS' digitaliseringsstrategi (2019).

Styringsrådet for Digdirs fellesløsninger er et rådgivende organ som skal bistå Digdir som forvalter i styringen av produktene. Per september 2021 omfatter det følgende produkter:

Det er hensiktsmessig å dele ansvaret i tre hoveddeler:

• Helhetlig strategisk styring av felles økosystem (hvor Skate har en viktig rolle)
• Tjenesteeiernes medvirkning i drift, forvaltning og videreutvikling av Digdirs fellesløsninger (hvor Styringsrådet har en viktig rolle)
• Linjestyringen av Digdirs fellesløsninger innenfor de strategiske og økonomiske rammer som gis av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD).

Helhetlig strategisk styring av felles økosystem

Den helhetlige strategiske styringen og koordineringen av felles økosystem skal i tråd med regjeringens digitaliseringsstrategi ivaretas på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Her har Skate, KS og Digdir sentrale roller. Skate, som også har representanter for kommunesektoren, fikk nytt mandat i 2020, og dette legger premissene for Skates rolle.

Digdirs rolle er beskrevet i kapittel 8.3.3 i Digital agenda. Digdir er ansvarlig for at «forvaltningen fremstår helhetlig overfor sine brukere og løser sine oppgaver på en effektiv og sammenhengende måte». Dette reflekteres i Økonomi- og virksomhetsinstruks for Digitaliseringsdirektoratet.

Under beskriver vi oppgavene knyttet til de tre hoveddelene omtalt over, og ansvaret er tydeliggjort gjennom rolle- og ansvarsmatriser som angir hvem som er hovedansvarlig, utførende, konsultert eller informert.

Nye fellesløsninger eller vesentlig endret funksjonalitet i eksisterende produkter

Etablering av nye fellesløsninger eller vesentlige endringer i eksisterende fellesløsninger kan føre til større endringer i økosystemet, jf. regjeringens digitaliseringsstrategi. I tråd med nytt mandat har Skate en tydelig rolle her: «Skate skal gi råd og være en pådriver i saker som er viktig for tverrgående digitalisering og felles økosystem for nasjonal digital samhandling og tjenesteutvikling …». Dette vil i tillegg være tiltak som naturlig faller inn under handlingsplanen for digitaliseringsstrategien som Skate AU har vært med å ta frem. Digdir har ansvaret for oppfølging og oppdatering av handlingsplanen.

• Behovsinnhenting og vurdering knyttet til økosystemet og ny eller vesentlig endret funksjonalitet i dette er en viktig oppgave for Skate.
• Når nye tiltak knyttet til økosystemet er identifisert og ønskes implementert, må ansvaret for dette plasseres. Skate gir råd om hvem som bør få ansvaret. Ansvarlig for tiltaket må starte et løp for å sikre finansiering og deretter gjennomføring. Ansvaret for utvikling overføres til forvalter når finansiering er sikret.

Utfasing av produkter forvaltet av Digdir er noe Digdir kan gjøre etter å ha konsultert styringsråd og Skate. Tilsvarende vil gjelde for fellesløsninger forvaltet av andre virksomheter.

Videreutvikling, drift og forvaltning av fellesløsningene forvaltet av Digdir

Det er viktig å sikre reell medvirkning for tjenesteeierne som benytter fellesløsningene. Digdir vil, som forvalter av fellesløsningene, være hovedansvarlig for medvirkning. Digdirs ledelse må godkjenne f.eks. produktstrategier for å sikre at disse er innenfor økonomiske og strategiske rammer gitt av KMD gjennom budsjett og virksomhetsinstruks.

• Etablere, oppdatere og beslutte produktstrategier vil skje i samråd mellom tjenesteeierne og Digdir som forvalter av fellesløsningene. Digdirs ledelse vil godkjenne produktstrategiene.
• Prioritering av behov knyttet til produktene og videreutvikling innenfor rammen som produktstrategiene og budsjett gir, skjer i samråd mellom tjenesteeierne (styringsråd) og forvalter av fellesløsningene. I den grad enkelte tjenesteeiere ønsker å finansiere behov selv skjer dette også i samråd med forvalter. Styringsrådet må vurdere om andre har tilsvarende behov og mulighet for gjenbruk av andre.
• Effektiv forvaltning skal sikre at produktene driftes og forvaltes på en god og effektiv måte som ivaretar tjenesteeiernes behov. Brukermedvirkning krever at de riktige arenaene, herunder styringsråd og produktråd, benyttes på en måte som gir reell medvirkning.

Økonomiske og strategiske rammer

Digdirs direktør er ansvarlig for at Digdir når målene satt i virksomhetsinstruks og tildelingsbrev og holder seg innenfor tildelt budsjett. Ved fremtidige oppdateringer og endringer av finansieringsmodellen vil det være behov for involvering av tjenesteeierne. Digdirs ledelse har ansvar for at endringene gjennomføres, og for forankring mot KMD. Det må etableres en prosess overfor styringsråd og tjenesteeierne for å forankre tallgrunnlag og skape transparens.

Digdir både som premissgiver og forvalter – ryddighet i rollene

Digdir har ansvar for å sørge for at økosystemet samlet sett møter tjenesteeiernes og sluttbrukernes behov. Det må utvikles nye fellesløsninger når det er behov for det, og det bør ikke være fellesløsninger med overlappende funksjonalitet. Ansvaret omfatter også fellesløsninger som forvaltes av andre virksomheter enn Digdir. Digdir har både en premissgiverrolle for fellesløsningene i felles økosystem og en rolle som forvalter av egne fellesløsninger, og det er viktig at Digdir sikrer tilstrekkelig skille mellom de to.

Som del av premissgiverrollen har Digdir også ansvar for virkemidler. Medfinansieringsordningen er en finansieringsordning som kan være aktuell i forbindelse med utvikling av fellesløsninger. Digdir skal ikke blande rollene som utvikler av fellesløsninger og ansvarlig for denne ordningen. Kriterier for å få medfinansiering er nedfelt i egne retningslinjer som er vedtatt av regjeringen. Skate og KS gir innspill til prioritering av prosjekt, mens ledelsen i Digdir avgjør hvem som får støtte.

For å unngå sammenblanding av rollene er det viktig at Digdir skiller mellom rollene som forvalter og premissgiver.

Førende prinsipper for å sikre skille mellom premissgiver og forvalter:

• Reell involvering av Skate og KS i utøvelsen av rollen som premissgiver
• Reell brukerinvolvering av styringsrådet i utøvelsen av rollen som forvalter
• Transparens/åpenhet om de beslutninger og valg som er tatt

Figuren under illustrerer forholdet mellom Skate og styringsråd, samt Digdirs roller som premissgiver og forvalter av fellesløsninger.