Skate-saker Skate-møte 06.12.2023 - referat

Møtested: Møterom Hovinbyen, inngang G på Økern Portal, Oslo
Tidspunkt: Kl. 08:00 - 13:00

Deltakelse

Medlemmer av Skate

• Frode Danielsen, Digitaliseringsdirektoratet
• Inga Bolstad, Arkivverket
• David Norheim pva. Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene
• Per-Arne Horne, Direktoratet for byggkvalitet
• Mariann Hornnes, Direktoratet for e-helse (Norunn Saure fom. sak 22/23)
• Roar Vevelstad, Halden kommune
• Johnny Welle, Kartverket
• Kristin Weidemann Wieland, KS
• Heidrun Larsen Reisæter pva. Hans Christian Holte, NAV
• Trond Digranes pva. Sølve Monica Steffensen, Oslo Kommune
• Catherine Janson pva. Benedicte Bjørnland, Politidirektoratet
• Øystein Schønberg-Grevbo pva. Nina Schanke Funnemark, Skatteetaten
• Geir Axelsen, Statistisk sentralbyrå
• Tom Are Røtting pva. Roar Olsen, Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør

Deltakelse på saker

• Guri K. Lande, Digdir, alle saker
• Karianne Tung, digitaliserings- og forvaltningsminister, sak 21/23
• Thomas Norvoll, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD), sak 21/23
• Siri Halvorsen, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD), sak 21/23
• Heidi Egede-Nissen, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD), sak 21/23
• Nina Fladsrud, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD), sak 21/23
• Joachim Fugleberg, Digdir, sak 22/23
• Tormod Varhaugvik, Digdir, sak 22/23

Observatør

• Katarina de Brisis, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD)

Sekretariat

• Astrid Solhaug, Digdir
• Sunniva Slotten, Digdir
• Lisa Fremmerlid, Digdir
• Elianne Eggum, Digdir

Saksliste

Faste saker

• Godkjenning agenda
• Godkjenning av referat fra Skate-møtet 11.10.2023
  Digitaliseringsdirektoratet/Frode Danielsen

Saker til behandling

• 21/23 Møte med digitaliserings- og forvaltningsministeren
  Digitaliseringsdirektoratet/Frode Danielsen
• 22/23 Nasjonale grunndata (kun én gang) - oppfølging av sak 15/22
  Digitaliseringsdirektoratet/Joachim Fugleberg
• 23/23 Styring av og samarbeid med KS Digitale Fellestjenester AS
  KS/Kristin Weidemann Wieland
• 24/23 Ny digitaliseringsstrategi og Skates fotavtrykk i 2024
  Digitaliseringsdirektoratet/Frode Danielsen
• 25/23 Skates møteplan 2024 og saksliste neste halvår
  Digitaliseringsdirektoratet/Frode Danielsen

Orienteringssaker

• Studietur til Brussel
• Endringer i Skatesekretariatet

Eventuelt

• Ingen eventuelt-saker

Faste saker

Godkjenning av agenda 06.12.2023

Agendaen ble godkjent.

Godkjenning av referat fra Skate-møtet 11.10.2023

Referatet ble godkjent.

Saker til behandling

21/23 Møte med digitaliserings- og forvaltningsministeren

Digitaliseringsdirektoratet v/ Frode Danielsen

Saken gjelder

Skate skal iht. sitt mandat møte med digitaliseringsministeren to ganger i året. Dette var det første møtet mellom Skate og den nye digitaliserings- og forvaltningsministeren Karianne Oldernes Tung. Tema for møtet var Skates innspill til den nye digitaliseringsstrategien. Skate hadde i forkant av møtet sendt et skriftlig innspill som ble presentert for digitaliseringsministeren i møtet.

Råd fra Skate

• Statsråden innledet med å takke for anledningen til å møte Skate.
• Hun løfter frem at teknologi både kan bidra til å gjøre hverdagen våre enklere, samtidig som den også er et viktig virkemiddel for at vi skal kunne imøtekomme fremtidige utfordringer knyttet til knapphet på resurser, mennesker og et trangere økonomisk handlingsrom. Samordning av forvaltning, digitalisering og arbeidsgiverpolitikk i nytt departementet vil forhåpentligvis kunne bidra med mer kraft til dette arbeidet. Det vil også være viktig at man har et langsiktig perspektiv på digitaliseringsarbeidet. Statsråden avsluttet sin innledning med å oppfordre Skate til å komme med innspill til det videre digitaliseringsarbeidet.

Kommentarer fra Skate

• Skate er fornøyde med at vi har fått en digitaliseringsminister og er glade for at statsråden ønsker å være en pådriver for digitaliseringsarbeidet fremover.
• Skate presenterte sine tre hovedbudskap til den nye digitaliseringsstrategien: behov for styring og finansiering som dekker tverrgående digitaliseringsbehov, behovet for regelverk som legger til rette for digitalisering og viktigheten av en felles digital infrastruktur.
• Det er viktig å få med innbyggerperspektivet i digitaliseringsarbeidet.
• Strategien bør se på hvordan styring, finansiering og arbeidsformer henger sammen.
• Overgangen til et bærekraftig samfunn vil kreve samarbeid på tvers. Det må stilles krav til samarbeid og virkemiddelapparatet må justeres deretter.
• Det er store forskjeller mellom og internt i departementene. Det er mye å lære om vi kan få dratt politikere og embetsverk litt mer i samme retning hvor de tør å ta risiko og se digitalisering og etatsstyring mer i sammenheng.
• Vi ser etter samfunnsøkonomisk gevinst og tror gjerne at den kan realiseres i virksomheten selv, men det kan den ofte ikke. Hvem skal ivareta de tverrgående behovene og sørge for at det blir pluss i boka til offentlig sektor under ett?
• Vår totale omstillingsevne er et stort hinder for at vi skal oppnå gevinster med digitalisering.
• Omstilling av virksomhetene vil krever tilgang til data. Det er behov for regelverk som tilrettelegger for deling og bruk av data.
• Regelverk oppleves generelt som et stort hinder som bremser digitaliseringen. Vi stoppes av det juridiske og det etiske, ikke av det teknologiske. Et eksempel som ble trukket frem er de vanskelige avveininger mellom personvern og brukervennlighet. Hver enkelt etat bør ikke sitte alene med å finne disse grensene.
• Digital infrastruktur og fellesløsninger er essensielt for at vi skal oppnå gevinster på digitaliseringsområdet.
• Det er viktig med en forutsigbar finansiering av fellesløsningene slik at de også dekker fremtidige behov.
• Det er ligger et enormt potensial i å ta i bruk kunstig intelligens, men vi må ta det i bruk på en trygg måte.
• Teknologien kan både utfordre og skape mulighetsrom eksempelvis vil ny lommebokteknologi endre muligheten for deling av data radikalt.
• Skal vi løse morgendagens utfordringer må vi i langt større grad se samfunnsutfordringer og teknologiutfordringer i sammenheng.
• Skate mener det er viktig å hente ut lærdom fra det arbeidet som er gjort der vi har oppnådd ønskede resultater.
• I tillegg til et felles innspill fra Skate, har skate-virksomhetene sendt inn egne innspill til strategien. Temaene som blir tatt opp av virksomhetene er også temaer som næringslivet og privat sektor er opptatt av.
• Statsråden takket for gode og konkrete innspill etter at Skate har lagt frem sine budskap. Hun viste til at dette er kjente problemstillinger og oppfordret Skate til å komme med konkrete handlingspunkter.

Beslutning

• Skate vil følge arbeidet med ny digitaliseringsstrategi tett, og ønsker å bidra både i utforming og oppfølging av strategien.
• Skate ser frem til å fortsette samarbeidet med digitaliseringsministeren.

22/23 Nasjonale grunndata (kun én gang) - oppfølging av sak 15/22

Digitaliseringsdirektoratet v/ Joachim Fugleberg

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 22-23 Saksframlegg - Nasjonale grunndata
• Sak 22-23 Vedlegg 1 - Forslag til styringssystem
• Sak 22-23 Vedlegg 2 - Utdypning av tiltaksområder, utfordringer og konsekvenser

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Skate 22-23 Presentasjon - Nasjonale grunndata

Saken gjelder – Behandlingssak

Dette er en oppfølging til Skate-sak 15/22 Kun én gang: Hvordan kommer vi dit? fra oktober 2022, hvor utfordringsbildet og forslag til tiltak ble presentert. Skate ga tilslutning til foreslått målbildet, støtte til videre arbeid og utnevnte en styringsgruppe. Saken og arbeidet har siden den gang endret navn til Nasjonale grunndata.

I etterkant av Skate-møtet har styringsgruppen bedt om at det utvikles et styringssystem for nasjonale grunndata (vedlegg 1). I denne saken var det styringssystemet som ble vektlagt for diskusjon i Skate. Øvrige elementer i nasjonale grunndata var ikke oppe til behandlingen i Skate nå, men vil tas opp senere.

Råd fra Skate

• Dette er en god sak med mye bra arbeid.
• Det ble stilt spørsmål ved forholdet mellom Skate og styringsgruppen. Det er ikke Skates oppgave å være styringsorganet. Skate bør styre på overordnet nivå, og ikke på det operative.
• Beslutninger må legges til en virksomhet med beslutningsmyndighet. Et alternativ er at beslutningsmyndigheten legges til Digdir eller i styringslinjen opp til statsråden. Rådgivning og koordinering kan legges på tvers. Dette bør komme tydeligere frem i saksunderlaget.
• Arbeidet bør nå fortsette i caser heller enn å prioritere å skrive ferdig styringsdokumentene.
  • Fullmakt og representasjon er ett forslag til case som kan brukes.
  • Styringsgruppen mener at det bør tas utgangspunkt i eksisterende caser, f.eks. datasett som allerede er nære ved å defineres som nasjonale grunndata. Slik kan man se om strukturen rundt passer.
• Innretningen på arbeidet heller mot den svenske tilnærmingen. Derfor kan bruk av ordet «styringssystem» være misvisende. «Rammeverk» kan være et bedre alternativ.
• Avtalestrukturen må ikke være til hinder for samarbeid, men samtidig er det nødvendig at det formelle er på plass for å få til datadeling.
• Det bør ses på hvor nasjonale grunndata skal forankres sentralt. Det kan være aktuelt å knytte nasjonale grunndata opp mot politisk ledelse.
• Det må etableres et godt nok nivå over domenene slik at de ulike domenene sees i sammenheng.
• Jussen er fraværende i saken slik den fremstilles nå. Det må tas hensyn til at ulike domener reguleres av ulike departementer med ulike regelverk.
• Det er behov for en reguleringsplan for å finne hullene der det er behov for forbedring.
• Nasjonale grunndata løser ikke once only-problematikken knyttet til innbygger, siden det ikke er rettet mot innbyggerne.
• Det kan bli en utfordring å forklare nasjonale grunndata slik at beslutningstagerne forstår hva det handler om.
• Gevinster ved nasjonale grunndata bør fremheves mer.
• Det er ønskelig med et kort og konsist dokument som er forståelig for de ulike nivåene i en organisasjon.
• Det ble stilt spørsmål ved finansiering, og saksansvarlig presiserte at arbeidsgruppen ikke har kommet til det ennå.
• Direktoratet for e-helse, Arkivverket og Oslo melder seg på arbeidet. SSB vil bidra der de kan, f.eks. med klassifikasjon.
• Flere aktører utenfor Skate bør inn i arbeidet.
• Det ble trukket frem som positivt at Digdir er grunndatakoordinator.

Beslutning

• Skate støtter foreløpig forslag til innretning av styringssystemet og videre utprøving i minimum 2 caser.
• Skate ber arbeidsgruppen komme tilbake med oppdatering til Skate høsten 2024.

23/23 Styring av og samarbeid med KS Digitale Fellestjenester AS

KS/Kristin Weidemann Wieland

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet:

• Skate 23-23 Presentasjon - selskapsetablering og konsultasjonsordningen

Saken gjelder – Behandlingssak

KS presenterte selskapsdannelsen av den nye fellesløsningsleverandøren deres, KS Digitale Fellestjenester AS (DIF) med fokus på oppgaver, roller og ansvar.

KS ba også om innspill til tema som bør tas opp i KS sitt politiske konsultasjonsmøte med Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet 17. januar.

Råd fra Skate

Om selskapsdannelsen

• Flere av Skate-virksomhetene anser det som positivt at det nye selskapet er opprettet og ser frem til å samarbeide med dem.
• KS presiserer at organisasjonen både har sin egen og leier inn utviklingskompetanse.
• Det er store forventninger til det nye selskapet, både til at det bygges opp flere fellesløsninger og at de skal bli mer robuste.
• Det er viktig at smidigheten også tas ut i virksomhetene selskapet jobber ut mot.
• Vi må fortsette å løse oppgaver effektivt på tvers av sektorer.
• Det ble stilt spørsmål rundt digitaliseringsutvalget: hvor ofte de møtes og hvor de forberedende prioriteringene gjøres. KS svarte at utvalget møtes annenhver uke, og at KommIT-rådet er saksforberedende.
• Fiks-plattformen er en del av det nasjonale digitale økosystemet for offentlig sektor. Der det finnes nasjonale fellesløsninger skal disse brukes, med mindre de ikke er tilpasset kommunal bruk.
• KS er det første kontaktpunktet, selv om videre dialog er med DIF.

Om konsultasjonsmøtet

• Gevinstuttak og KI ble trukket frem som aktuelle tema.
• Den store variasjonen i kommunenes mulighet til å delta i digitaliseringsinitiativ ble spilt inn som et aktuelt tema. Store og små kommuner har helt ulike evner til å bygge digitale verdikjeder for innbyggerne.
• Digitalisering som en bærekraftsutfordring vi må innrette oss mot bør også inn på listen.

Beslutning

• Skate takker for presentasjonen og ser frem til videre samarbeid med DIF via KS.

24/23 Ny digitaliseringsstrategi og Skates fotavtrykk i 2024

Digitaliseringsdirektoratet v/ Frode Danielsen

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet:

• Skate 23-23 Presentasjon - selskapsetablering og konsultasjonsordningen

Saken gjelder – Behandlingssak

Digdir ønsket en diskusjon om hvordan Skate bør følge opp innspillene vi har gitt gjennom høsten til SSU og digitaliseringsministeren når den nye digitaliseringsstrategien skal ferdigstilles ila. våren og følges opp fra høsten av.

Diskusjonen vil også bygge på samtalene mellom Digdirs direktør og hver av Skate-direktørene gjennom høsten om hvordan vi kan sikre at Skates arbeid gir best mulig effekt. Saken bør ses i sammenheng med sak 25/23 med forslag til Skates agenda for våren 2024.

Råd fra Skate

• Skal vi klare å få betydningen av digitalisering inn på den politiske agendaen er det viktig at Skate jobber med “historiefortellingen”. Har vi ikke en god historie å fortelle vil det være vanskelig å få støtte til arbeidet vårt.
• Skate bør jobbe med færre saker neste år slik at det sikres nok kraft bak arbeidet som legges ned.
• Det ble foreslått at Skate bør ta en mer aktiv rolle inn mot arbeidet med en evt. handlingsplan som følger digitaliseringsstrategien og spiller inn konkrete forslag til løsninger.
• Det vil være nyttig for Skate å få en god diskusjon om finansiering av tverrgående digitalisering. Hvilke muligheter finnes, hvilke problemer skal løses og hva er det vi ønsker oss? Det samme gjelder styring. Vi snakker så mye om styring på tvers og sektorprinsippene, men bør jobbe videre med hva som er våre forslag til å få til styring på tvers.
• EU og EU-regelverk ble løftet av flere som et viktig tema siden dette er et krevende landskap. Hvordan treffer dette hver enkelt virksomhet, hvilke muligheter gir det oss på tvers, og hvordan kan vi jobbe mer effektiv med det regelverket som kommer?
• Det viktig at vi ser nasjonalt regelverk i sammenheng med regelverket som kommer fra EU.
• Behovet for en felles fortolkning av regelverk knyttet til kunstig intelligens slik at dette ansvaret ikke overlates til hver enkelt virksomhet ble nevnt som et konkret eksempel på nyttig samarbeid om regelverk.
• Felles infrastruktur er fortsatt viktig, og det er nødvendig at vi har tilstrekkelige ressurser for å kunne sikre at infrastrukturen fungerer i fremtiden.
• Vi må tørre å investere i teknologi som kan frigjøre ressurser. Uten tilstrekkelige investeringer på dette området vil vi ikke klare å levere gode tjenester i fremtiden.
• Et ønske fra flere virksomheter at Skate har en diskusjon knyttet til gevinster og gevinstrealisering. Det kan være nyttig å få bearbeidet dette temaet slik at Skate kan synliggjøre for digitaliseringsministeren hva vi kan levere på.
• Det ble foreslått å vektlegge rollen i Skates mandat om å være et strategisk samarbeidsråd. Vi har mye å lære av hverandre og det er mange erfaringer som kan utveksles.
• Hva Skate skal mene og hvilke råd vi ønsker å formidle til departementene og den nye digitaliseringsministeren bør også diskuteres videre fremover.

Beslutning

• Digdirs direktør og Skatesekretariatet tar med oss innspillene fra diskusjonen, og lar de reflekteres i Skates agenda for våren 2024.

25/23 Skates møteplan 2024 og saksliste neste halvår

Digitaliseringsdirektoratet v/ Frode Danielsen

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 25-23 Saksfremlegg - møteplan 2024 og saksliste v24

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet:

• Skate 25-23 Presentasjon - møteplan 2024 og saksliste neste halvår

Saken gjelder – Behandlingssak

I tråd med Skates rutiner skal Skates møter og saksplan for våren 2024 fastsettes i årets siste møte. Basert på forslag til strategiske Skate-saker fra Skate-virksomhetene har AU gjort en prioritering av foreslåtte saker som har vært forelagt Digdirs direktør. Digdirs direktør har gitt sin anbefaling på denne bakgrunnen.

Råd fra Skate

• Digitaliseringsstrategien løftes som et tema Skate bør ha gjennomgående fokus på for våren.
• Bør Skate mene noe om andreutkastet til den nye digitaliseringsstrategien? I så fall kan det være aktuelt med et ekstraordinært Skate-møte tidlig på nyåret.
• Skate bør vurdere om de ønsker å gå dypere inn i noen saker. F.eks. kan Skate gå i dybden på noen strategiske saker og engasjere seg i samfunnsdebatten rundt disse. Andre saker kan i hovedsak basere seg på erfaringsutveksling.
• KI som tema bør gå igjen, f.eks. gjennom erfaringsutveksling. KI bør være et tema Skate har en mening om.
• Det ble foreslått at Skate sammen med Skate AU kan jobbe med et målbilde for hvor vi vil være i fremtiden. Deretter kan vi meisle ut en strategi for hvordan vi skal komme dit.
• Skatteetaten har laget en policy for KI som kan deles med resten av Skate.

Beslutning

• Skates møteplan for 2024 og saker for våren 2024 blir som foreslått i saksfremlegget.
• Skatesekretariatet planlegger Skates møter for våren 2024 med utgangspunkt i forslaget i denne saken og Skates råd i denne og forrige sak.

Orienteringssaker

Digitaliseringsdirektoratet/Frode Danielsen

Kort om Skates fagdager vår 24 - studietur til Brussel

• Neste års fagdager vil gjennomføres i form av en studietur til Brussel.
• Digdir har holdt av rom på Thon Hotel EU. Det er viktig at de som vet at de ikke kan bli med til Brussel gir beskjed med en gang, slik at hotellrommene kan kanselleres uten gebyr.
• Virksomhetene må selv bestille flybilletter. Skatesekretariatet har sendt ut forslag til flytider.

Endringer i Skatesekretariatet

• Sekretariatsleder Astrid Solhaug skal inntil videre lånes ut til KDD for å bidra i arbeidet med ny digitaliseringsstrategi, og skal deretter ut i permisjon. Hun vil erstattes av Elianne Eggum.

Oslo, 06.12.2023
Møtet ble avsluttet kl. 13.00.
Digdir/Skatesekretariatet