Skate-saker Skate-møte 17. juni 2020 – referat

Møtestad: Digitalt via Microsoft Teams
Møtetid: 08:30–11:30

Medlemmar av Skate

• Steffen Sutorius, Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)
• Lise Karlsen pva Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR)
• Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (eHelse)
• Jørn Leonardsen pva Hans Christian Holte, Skatteetaten (SKE)
• Johnny Welle, Statens kartverk (Kartverket)
• Kristin Weidemann Wieland, KS
• Arild Sundberg, Oslo Kommune
• Jonas Slørdahl Skjærpe pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
• Nina Schanke Funnemark, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen)
• Inga Bolstad, Arkivverket
• Roar Olsen, Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning)

Observatør

• Katarina de Brisis, Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD)

Bisitjarar

• Øyvind Akerhaugen, Arkivverket
• Norunn Saure, eHelse
• Arnt Kristiansen, Brreg
• Olav Petter Aarrestad, Kartverket
• Ingunn Cowan, Lånekassen
• Håkon Tverrli, NAV
• Inger-Mari Ouren, SKE
• Annette Furset, Unit
• Svein Lyngroth, Oslo kommune
• Knut Bjørgaas, Digdir

Sekretariat

• Jan Sørgård, Digdir
• Silje Johansen, Digdir

Deltaking på saker

• Asbjørn Finstad, KS, sak 7/20

Saksliste

Faste saker

• Godkjenning agenda
• Godkjenning av referat frå Skate-møte 11.3.20
  Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas

Saker til behandling

• 7/20 Korleis sikre reell samhandling og samstyring mellom kommune og stat i digitaliseringsarbeidet - Råd frå Skate
  KS/Asbjørn Finstad
  Saka er utarbeidd av KS i samarbeid med Direktoratet for eHelse
• 8/20 Organisering, styring og finansiering av Digitaliseringsdirektoratet sine fellesløysingar
  Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
• 9/20 Nytt mandat for Skate
  Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius
• 10/20 Digitaliseringsrundskrivet 2020 – Digitaliseringsdirektoratet sitt forslag til KMD
  Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
• 11/20 Skate si saksliste neste halvår og tema i Skate sitt toppleiarseminar
  Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius
• 12/20 Korona-situasjonen og digital tilrettelegging- Læringspunkt og råd frå Skate
  Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Orienteringssaker

Eventuelt

Godkjenning av agenda

Agendaen vart godkjent.

Godkjenning av referat frå Skate-møte 11.03.2020

Referatet vart godkjent.

7/20 Korleis sikre reell samhandling og samstyring mellom kommune og stat i digitaliseringsarbeidet - Råd frå Skate

KS/Asbjørn Finstad

Utsende sakspapir før møtet

• Sak 7-20 Saksframlegg - Samhandling og samstyring kommune-stat
• Sak 7-20 Vedlegg 1-2 - Prosesser og saker i e-helse og om Akson

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 7-20 Presentasjon - Samhandling og samstyring kommune-stat

Saka gjeld - Behandlingssak
I Digitaliseringsstrategien står det at regjeringa vil
«At modellen for et sterkere og mer systematisk samarbeid og samordning mellom statlig og kommunal sektor (samstyringsmodell) etableres i første omgang for områdene med størst grad av samhandling, for eksempel sektorene helse og omsorg og oppvekst og utdanning.»

Skate har også sjølv sett tilsvarande problemstilling på dagsorden. Med utgangspunkt i erfaringane innan helsesektoren diskuterte Skate sentrale spørsmål rundt samarbeid, samordning og samstyring mellom statleg og kommunal sektor.

Oppsummering av refleksjonar og innspel

• Kommunesektoren sine representantar understreka at det å delta i ein konsensusbasert rådsstruktur ikkje er tilstrekkeleg for kommunane. Det er blitt ei betring ved at kommunane i større grad blir trekt inn for å gje råd, men det stoppar opp før avgjerd. Det er ein veg å gå for å få likestilt stat og kommune når bindande avgjerder med konsekvensar for kommunesektoren blir tekne på direktorats- og departement­s­nivå. Dette er ei kompleks problemstilling, men kommunesektoren må bli meir likestilt med staten.
• eHelse understreka at dei ikkje kunne hugse at ein i statlege avgjerder har gått mot råd frå eHelsestyret, som har representantar frå kommunesektoren. Råda frå eHelsestyret veg tungt i avgjerdsprosessane.
• Fleire understreka at det og har vore ein gradvis mogningsprosess i kommunesektoren dei ti siste åra, frå å være heilt individuelle med sterkt fokus på sjølvråde på alle områder, til å ville samordne seg på digitaliseringsområdet. Gjennom denne viljen til samordning og KS si samordningsrolle på området, har det vorte lettare å involvere kommunane frå statleg side.
• Fleire av dei statlege verksemdene trakk fram at dei hadde eit veldig god samarbeid med KS.
• Fleire sa seg einige i at samstyring på tvers av forvaltningsnivåa er ei kompleks problemstilling utan enkle svar.
• Det er truleg ikkje rett å prøve å lage ein styringsmodell for alle områder. Kanskje burde ein prøve å lage ulike styringsmodellar og seie noko om eigenskapar ved dei og kva typar scenario, prosjekt og produktutvikling dei er eigna i. Ansvaret for modellane bør tydeleg plasserast. Bør KS og Digitaliseringsdirektoratet ta ei sterkare rolle i dette framover?
• Styringsmodellar må tilpassast sektorane og løysingane. Ein må fyrst avklare kva som skal samstyrast før ein vel styringsmodell. Begge deler bør skje i dialog mellom dei ansvarlege direktorata og KS.
• Ein må og finne ein balanse mellom når det er behov for reell samstyring og når god samhandling er tilstrekkeleg.
• Nokon peika på at ei utfordring dei opplever er å få til samkøyring inn mot leverandørane til særskilte fagområde både i kommunane og staten. Andre understreka at tidleg og reell involvering av interessentane er avgjerande for å lykkast.
• Det var gjennomgåande semje om at samspelet stat-kommune har vore ein mogningsprosess som framleis er undervegs. Gjennom prosessen ser alle partar betre kva saker det er behov for å arbeide saman om.

Vedtak

• Skate drøfta saka, og kom med innspel til spørsmåla i saksframlegget. Skate understrekar betydninga av å jobbe videre med etablering av fleire og vidareutvikling av eksisterande samstyringsmodellar mellom stat og kommune.

8/20 Organisering, styring og finansiering av Digitaliseringsdirektoratet sine fellesløysingar

Digdir/Knut Bjørgaas

Utsende sakspapir før møtet

• Sak 8-20 Saksfremlegg - Organisering, styring og finansiering av Digdirs fellesløsninger
• Sak 8-20 Vedlegg - Organisering, styring og finansiering av Digdirs fellesløsninger
• Sak 8-20 Presentasjon - Organisering, styring og finansiering av Digdirs fellesløsninger

Oversikt som vist til i møtet og som fylgjer referatet

• Sak 8-20 Vedlegg - Deltakere i referansegruppa pr. 17.6.20

Saka gjeld - Behandlingssak
Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) la fram status i arbeidet med organisering, styring og finansiering av Digdir sine fellesløysingar. Dette er eit oppdrag i Digdir sitt tildelingsbrev.

Digdir la fram og inviterte til ein diskusjon rundt ei beskriving av modellar for finansiering og styring slik dei er i dag og fem hovudproblemstillingar som bør løysast i arbeidet med nye. Skate diskuterte og eit sett av krav til knytt til nye modellar og skisser til overordna framtidige styringsmodellar for styring og finansiering.

Styringsmodellane tek i vare tre dimensjonar:

• Heilskapleg strategisk styring av Digdirs fellesløysingar i felles økosystem
• God intern styring i Digdir
• Brukarmedverknad

Det same gjeld finansieringsmodellane:

• Kven som finansierar
• Kva (løysing) som finansierast
• Korleis finansieringa skjer

Det er planlagt å involvere Skate også i dei to neste Skate-møta. Det er i tillegg i samråd med Skate sitt arbeidsutval (AU) oppnemnt ei referansegruppe for arbeidet. AU vert og involvert før sakene kjem opp i Skate.

Oppsummering av refleksjonar og innspel

• Erfaring frå andre områder viser at gjennomføring/etterleving av gode styrings- og finansieringsmodellar kostar pengar for dei ansvarleg, både operativt og til leiing. Det må Digdir få tydeleg fram slik at dei får ressursar til dette.
• Skate kjenner seg igjen i dei fem hovudproblemstillingane Digdir klargjer
• Digdir opererer no med fleire hovudgrupper på finansiering. Anbefaler at ein bruker to hovudgrupper; sentralfinansiering og brukarfinansiering, og deretter har fleire undergrupper på brukarfinansiering. Det kan gjere dette meir oversiktleg.
• Finansieringa må være robust og som forventa for både leverandør og tenesteeigarane
• Det er lite truleg at ein får midlar over statsbudsjettet til tilstrekkeleg sentralfinansiering. Det gjer at ein må finne gode alternativ. Det var litt ulikt syn i Skate på om ein berre bør gå for brukarfinansiering eller ein kombinasjon med sentralfinansiering.
• God innretning på brukarfinansiering blir viktig:
  • Kostnader må spegle nytten
  • Ein bør ikkje påleggast å bruke og betale for løysingar ein ikkje har bruk for
  • Har ein direkte nytte er ein gjennomgåande motivert til å bidra i finansieringa. Med berre noko eller lite nytte er motivasjonen for å bidra i finansieringa svak.
  • Moglegheiter til gevinstrealisering aukar viljen til betaling
• Lite tru på generiske finansieringsmodellar der det meste blir finansiert likt
• Det å finne ulike modellar for drift og vedlikehald kan vere vanskeleg, men Digdir bør sjå på det
• Merk at i fleire andre samanhengar har det vore peika på at ein må ha gjort naudsynte juridiske vurderingar eller ha lovpålegg for å sende rekningar vidare dersom ein ikkje skal kome i konflikt med EØS-regelverket
• Anskaffingsregleverket kan krevje at ein må vurdere selskapsformer for leverandør-rolla. Det gjev samtidig nye utfordringar for reell medverknad og samstyring for både kommunar og andre.
• Samstyring av fellesløysingar heng og saman med det som var drøfta i førre Skate-sak
• Det er ein fordel om finansieringsarbeidet for Digidir sine fellesløysingar kan skape grunnlag for felles prinsipp for heile økosystemet. Det kan harmonisere finansieringa mellom alle forvaltarane av fellesløysingar, noko som bør være eit mål.
• Balansen mellom strategisk styring og brukarstyring er viktig.
• Produktgrupperinga Digdir har arbeidd med er viktig. Sjå på innspel som er gitt og vurder saman med brukarane korleis produkta og produktgruppene bør organiserast vidare. Dersom produktgruppering og tilhøyrande styring blir sterkt kopla til intern organisering i Digdir kan også denne bli eit relevant diskusjonstema for Skate.
• Det er viktig for Skate å tett følgje det vidare arbeidet med avklaringar om styring og finansiering av fellesløysingane.
• Skate-direktørane vart oppfordra til å nytte eigne representantar i referansegruppa og Skate sitt arbeidsutval (AU) til å gje innspel undervegs, slik at viktige innspel er blitt vurdert i det som kjem frå Digdir til Skate seinare i år. Oversikt over referansegruppa vert lagt ved referatet. Dei som ikkje er representert men ynskjer det, kan då gje tilbakemelding.

Vedtak

• Digitaliseringsdirektoratet vert bedd om å ta med seg innspela frå Skate i det vidare arbeidet med modellar for organisering, styring og finansiering av Digitaliseringsdirektoratet sine fellesløysingar. Tilsvarande modellar for andre fellesløysingar i økosystemet, er ikkje del av innhaldet i oppdraget no, men kan vurderast i samråd med Skate som eit neste steg.

9/20 Nytt mandat for Skate

Digdir/Steffen Sutorius

Utsende sakspapir før møtet

• Sak 9-20 Saksframlegg - Nytt mandat for Skate

Saka gjeld – Behandlingssak
Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsette eit nytt mandat for Skate 3.4.2020. Mandatet er behandla i regjeringa. Digdir har tidlegare vidaresendt det nye mandatet til Skate-direktørane og mandatet var sett på agendaen til dette Skate-møtet 17.6.20.

Oppsummering av refleksjonar og innspel

• Det er bra at regjeringa og KMD med dette vil styrkje Skate si rolle. Men dei må og meine det i praksis. Dei kan ikkje særleg ofte gå imot råda frå eit samla Skate. Då må dei ha gode grunnar og det må være openheit om kvifor dei gjer det.
• Det er viktig å ha eit så sterkt Digitaliseringsdirektorat som mogeleg som bindeledd mellom Skate og KMD. Det har skjedd ei styrking i det siste, men den må fortsetje.
• Det er viktig for oss i Skate å merke oss at vi skal ha eit heilskapleg perspektiv som er breiare enn kvar Skate-verksemd sitt samfunnsoppdrag. Det er spesielt viktig inn mot oppfølging av Digitaliseringsstrategien. Samansetninga av Skate legg og til rette for å være innovative. Vi har hatt fokus på det før, men det bør løftast enno meir i arbeidet framover.
• I følge mandatet skal Skate ha ei aktiv rolle i utvikling, gjennomføring og oppfølging av digitaliseringsstrategien. Det trengs eit sterkt koordinerande organ for å ta denne aktive rolla. Det bør diskuterast om Skate har ei slik rolle i dag. Det må og sjåast i samanheng med planlagde agendaer framover.
• Kommunesektoren sin representasjon i Skate bør aukast frå i dag

Vedtak

• Skate tek det nye mandatet for Skate til etterretning

10/20 Digitaliseringsrundskrivet 2020 – Digitaliseringsdirektoratet sitt forslag til KMD

Digdir/Knut Bjørgaas

Utsende sakspapir før møtet

• Sak 10-20 Saksframlegg – Digitaliseringsrundskrivet
• Sak 10-20 Vedlegg - Endringsforslag Digitaliseringsrundskrivet

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 10-20 Presentasjon - Digitaliseringsrundskrivet

Saka gjeld - Behandlingssak
Digitaliseringsrundskrivet er ei samanstilling av krav og tilrådingar frå regjeringa knytt til digitalisering i offentleg sektor. Rundskrivet skal gje statlege verksemder ei samla oversikt over kva krav dei må fylgje og kva tilrådingar dei spesielt må kjenne til på digitaliseringsområdet.

Digdir gir årleg råd til KMD om endringar i digitaliseringsrundskrivet. Også i år har Digdir lagt opp til brei involvering av Skate-verksemdene i revisjonsprosessen av rundskrivet. Behandlinga i Skate er siste trinn i denne involveringa før Digdir gir sitt endelege innspel til KMD.

Oppsummering av refleksjonar og innspel

• Det var semje om at Digdir skal minne KMD om at Skate framleis meiner at kravet om bruk av digital postkasse til innbyggjar må endrast. Eit moment som kjem i tillegg til alt det som tidlegare har vore av argument er at kravet i dag ikkje vert følgd.

Vedtak

• Skate sluttar seg til Digdir sitt innspel til KMD
• Skate ynskjer at Digdir i oversendinga til KMD i tillegg gjer merksam på at Skate framleis meiner at kravet om bruk av digital postkasse til innbyggjar må endrast, slik Skate har uttrykt fleire gonger dei siste åra

11/20 Skate si saksliste neste halvår og tema i Skate sitt toppleiarseminar

Digdir/Steffen Sutorius

Utsende sakspapir før møtet

• Sak 11-20 Saksframlegg - Skates saksliste neste halvår og tema topplederseminar
• Sak 11-20 Vedlegg - Forslag fra AU om strategiske Skate-saker

Saka gjeld - Behandlingssak
Saksplanen for neste halvår er ei fast halvårleg sak i Skate. Med utgangspunkt i tilrådingar frå Skate sitt arbeidsutval (AU) til strategiske Skate-saker, det som følgjer av handlingsplanen til regjeringa sin digitaliseringsstrategi og tidlegare signal frå Skate og AU, la Digdir fram eit forslag til saker i Skates ordinære møter hausthalvåret 2020 og tema på Skate sitt toppleiarseminar 10.2.2021.

Oppsummering av refleksjonar og innspel

• Det vart presisert at Unit si sak i Skates oktobermøte handlar om innspel til korleis den faglege utdanninga knytt til digitalisering skal være. Unit arbeider med ein strategi, næringslivet er veldig på ballen med innspel, og Unit ynskjer og innspel frå offentleg sektor og Skate.
• SKE viste til at dei har meldt inn ei ny sak til Skates desember-møte om modernisert innkreving i konseptet samanhengande tenester og livshendingar for brukaren. Digdir vil prøve å få inn denne saka på agendaen og i samråd med AU sjå på kva andre saker som kan sjåast i samanheng, alternativt utsetjast.
• Nokon viste til at det er i gang fleire store initiativ forankra i digitaliseringsstrategien. Desse bør ein vurdere å få på Skate sin agenda.
• Fleire understreka at Skate ikkje berre må handsame styringssaker og likande, men og strategisk viktige saker og initiativ som påverkar arbeidet i offentleg sektor
• Observatøren frå KMD gjorde merksam på at det blir eit møte med digitaliseringsministeren i Skates desembermøte

Vedtak

• Digitaliseringsdirektoratet planlegg agendaen for Skate sine møter i hausthalvåret 2020 og temaa på Skate sitt toppleiarseminar 10.2.2021 med utgangspunkt direktoratet sitt forslag og Skate sine råd

12/20 Korona-situasjonen og digital tilrettelegging- Læringspunkt og råd frå Skate

Digdir/Knut Bjørgaas

Utsende sakspapir før møtet

• Sak 12-20 Saksframlegg - Korona-situasjonen og digital tilrettelegging

Saka gjeld - Behandlingssak

Korona-situasjonen har til no i år gjeve mange utfordringar for innbyggarane, statlege verksemder, kommunar, privat næringsliv og frivillig sektor. I offentleg sektor har mange vore nøydd til å snu seg raskt om med både heimekontor til dei fleste tilsette og hurtig omstilling og utvikling av nye digitale løysingar både internt og i samarbeid med andre.

Denne Skate-saka la opp til at Skate kunne diskutere erfaringar, læringspunkt og moglege råd til andre.

Oppsummering av refleksjonar og innspel

• Det har vist seg at Noreg i hovudsak har ein god grunnleggande infrastruktur som gjorde at både heimekontorløysingar og digital skule fungerte sjølv om avgjerdene om dette kom brått. Støtte i bruken av heimekontor for dei som trengde det og auka fokus på god fjernleiing har vore ein viktig suksessfaktor for mange. Fleire har og sett at heimekontor ikkje har redusert produktiviteten og at sjukefråvær har gått ned.
• Videomøter både internt i offentleg sektor og mellom det offentlege og innbyggar har brått fått stor utbreiing og fungert godt. Moglegheitene var der, og når vi vart nøydd fungerte det mykje betre enn mange hadde trudd. Dette bør ein byggje vidare på.
• Fellesløysingane våre og tilgjengelege bruksmønster har vore avgjerande for å raskt få på plass nye naudsynte løysingar i både stat og kommune.
• Ein har sett kort viktig digitaliseringsvennleg regelverk er. Der nytt regleverk og digitale løysingar vart utvikla parallelt fekk ein raskt gode og effektive digitale løysingar som understøtta formålet med regelverket. Der regelverket var laga fyrst på departementsnivå var det mykje meir krevjande å få til gode digitale løysingar. Ein måtte gå fleire rundar med departementet for å få justert regelverket og det kosta både ekstra tid og pengar.
• Tydelege prioriteringar frå leiinga av verksemdene har vore viktig for å lukkast.
• Fleire har sett det nødvendig å ta fatt i oppgåver som framleis har vore papirbaserte og gjere desse digitale, ofte i tett samarbeid med privat sektor. Dette må fortsetje.
• Fleire opplevde at kommunikasjonsarbeidet var ekstremt krevjande dei første vekene når ein skulle informere, men ikkje kunne sei akkurat når ting ville skje. Eigne korona-sider vart oppretta med oppdatering minst ein gong pr veke. Då kom ein i forkant av stor personleg brukarpågang. Andre opplevde stor pågang til eksisterande informasjonssider og -kjelder. Det verkar som om innbyggjarane er blitt mykje meir merksam på tilgjengeleg digital informasjon frå det offentlege.
• Sjølv om mange kaste seg rundt og raskt fekk på plass nye løysingar det var akutt behov for også i kommunal sektor, trur ikkje KS at dette er måten å fortsetje arbeidet på. Vi må dra nytte av erfaringane, men fortsette å legge vekt på breiare samhandling og samarbeid
• I Skatteetaten (SKE) har ein gjort seg spennande erfaringar som skal evaluerast med tanke på kva lærdom og konsekvensar dette kan gje for effektiv digitalisering i ein normaltilstand. Kompensasjons­ordninga vart utvikla og lansert med svært korte fristar. Ingen kravspesifikasjon i forkant. SKE har koordinert arbeidet på tvers av mange aktørar og faggrupper. Prosjekt vart etablert med mynde og flat struktur. Leiinga i SKE har vore lett tilgjengeleg, men ikkje alt måtte behandlast der. Det har vore kort avstand begge vegar mellom departement og digitaliseringsprosjekt.
• I NAV hadde ein ståande tverrfaglege utviklingsteam med domenekunnskap og metodikk med kontinuerlege leveransar som jobba tett mot leiing og departement. Dette var avgjerande for på kort tid å kunne levere 12 oppmodingsvedtak frå Stortinget med nye og endra ytingar
• I helsesektoren tok eHelse raskt grep om å etablere ei porteføljestyring for arbeidet rundt korona. Ekstra pengar, aktørane i sektoren og innspel frå ulike interessentar vart samla i denne porteføljestyringa, slik at ein fekk felles prioritering og effektiv ressursbruk i sektoren. Dette ser ein på som eit godt og viktig grep som fleire sektorar kanskje kan lære av.
• I skular og universitet vart undervisninga flytta ut på digitale læringsplattformer i løpet av ei helg. Ein fekk raske og tydelege politiske signal og stort handlingsrom lokalt, noko som var avgjerande for å lykkast. Det vart raskt stor deling mellom undervisningspersonell av erfaringar og undervisningsmateriell. I universitet og høgskular hadde ein plattformer, infrastruktur og fellesløysingar tilgjengeleg. Fellesløysingane viste styrke ved å fungere når dei vart skalert opp. Også dei private sky-løysingane fungerte i hovudsak bra med stor skalering. Mange faglege seminar er flytta over på webinar-form med stor suksess. I grunnskulane har det vore ein meir krevjande situasjon då fellesløysingane der er færre. Men lærarane har vist enorm vilje og innsats for å få til god undervisning og oppfølging av elevane.
• Fleire i Skate peika på at vi på ingen måte er gjennom dette no. Ein må rekne med mange utfordringar også utover hausthalvåret og truleg lengre. Det er viktig å ta med seg og lære av erfaringane på både kort og lang sikt.

Vedtak

• Skate oppfordrar Digitaliseringsdirektoratet til å ta med seg innspela og råda frå Skate i direktoratet sitt eige arbeid og i dialogen med KMD opp mot alle departement

Møtet vart avslutta kl. 11:30.