Prosjektet har utforsket og tenkt nytt om hvordan informasjonsutveksling mellom helse- og omsorgstjeneste, helseforvaltningen og myndighetene kan foregå digitalt.
Virksomheter: Direktoratet for e-helse, Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet
Leverandør: PwC
Om behovet
Det er i dag ingen omforent løsning for hvordan informasjonsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten og helseforvaltningen og andre myndighetsorganer skal foregå digitalt. Dette har medført en rekke portaler som helsepersonell må forholde seg til i sin arbeidshverdag ved siden av journalløsningen. Konsekvensene ble tydelige under koronapandemien da det ble etablert ytterligere løsninger som ansatte i helsesektoren må bruke i sitt arbeid.
Om prosjektet
For helsepersonell er registrering av helseopplysninger utenfor eget primære fagsystem (elektronisk pasientjournal) et tillegg til arbeidsbyrden. De ulike digitale løsningene gir fragmentert brukeropplevelse. Det benyttes ulike påloggingsmetoder, det er ulike brukergrensesnitt, og ulik grad av integrasjon med nasjonale fellesløsninger og sentrale registre.
Prosjektet har kartlagt mange av de portalene helsepersonell bruker i rapporteringen til, og informasjonsutvekslingen med, myndigheter innenfor helsesektoren, og attester og skjemaer kravstilt fra etater utenfor helse.
Prosjektet har hatt et særskilt fokus inn mot fastlegens arbeidsbyrde. Direktoratet har i tett samarbeid med fastleger, kommuneoverleger, Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, leverandører av journalsystemer til fastlegemarkedet, og legeforeningen jobbet frem tiltak og anbefalinger for hvordan denne type informasjonsutveksling bør håndteres fremover.
Prosjektets hovedmål er å forenkle rapporteringsbyrden, gi økt fleksibilitet og endringsevne for myndigheter, legge bedre til rette for leverandørmarkedet og bidra til økt sikkerhet.
Funn og resultater
Prosjektet har gjennom en utforskende og samskapende prosess jobbet tett med en tverrfaglig ressursgruppe som representerer de tre relevante aktørgruppene fastleger, myndigheter (registereier) og EPJ-leverandører. Prosjektet har gjennom en systemisk designtilnærming kartlagt “rapporteringsuniverset”, identifisert årsakssammenhenger og definert underliggende behov hos de enkelte aktørene. Hovedfunn knyttet til de tre aktørgruppene:
Myndigheter
Manglende rapportering fra fastlegene og lav datakvalitet gjør det krevende å sikre at rapporteringsløsningene tas i bruk slik de er tenkt
Samarbeid med et fragmentert EPJ-marked er utfordrende
Dagens lovverk oppleves å være til hinder for deling og gjenbruk av data
Manglende standardisering hindrer gjenbruk av data
Behov for helhetlig styring og samordning
Fastlegene
Drukner i rapporteringsoppgaver
Portaler fører til brudd i arbeidsflyt (de må logge seg ut og inn av ulike systemer)
Behov for å tilpasse systemene til fastlegenes arbeidsflyt
Behov for å redefinere fastlegenes rapporteringsansvar
EPJ- leverandører
Vanskelig å imøtekomme alle behov (lovpålagte og driftskritiske utviklingsoppgaver prioriteres først)
Behov for koordinerte myndigheter med bedre bestillerkompetanse
Behov for mer leverandørsamarbeid
Innovasjonsprosjektet har brukt verktøy fra tjenestedesign til å tenke nytt rundt hvordan vi kan redusere rapporteringsbyrden fra helsepersonell til myndighetene, forenkle informasjonsutvekslingen, og skape tydeligere rammer for leverandørene
Løsningsrom
Samordnede myndigheter sikrer prioriterte behov og beslutter felles satsninger og standarder på tvers av sektoren. De prioriterte behovene blir konkrete bestillinger til en tverrfaglig samskapingsarena som tenker helhetlig i utarbeidelsen av brukerorienterte løsningsforslag. Dette har gitt leverandørene forutsigbarhet og økt markedets etterlevelse av myndighetenes felles krav og standarder. Fastlegen rapporterer i stor grad som en del av den naturlige arbeidsflyten og opplever økt fokusert arbeidstid og mer tid til pasienter.
Prosjektet har identifisert og utarbeidet en rekke prioriterte tiltak og anbefalinger for å sikre måloppnåelse:
- Etablere en samleside med lenker til relevante portaler for fastleger
- Definere et felles rammeverk for portaler
- Tilrettelegging for bruk av apper i EPJ
- Utarbeide en veileder for hvilke integrasjonsløsninger som bør
- brukes
- Videreføre en helhetlig samskapingsarena (fra Stimulab-prosjektet)
- Etablere «Fastlegevern» et vern for fastlegens oppgaver
- Koordinere og prioritere myndighetenes behov for rapportering inn
- mot EPJ-leverandører
Resultater – tiltak og målbilde
Prosjektet har utforsket fremtidsscenarier sammen i en scenarioworkshop, prototypet løsningsforslag med brukerne, etablert samskapingsarena. Det er også laget et målbilde for fremtidens rapportering. Prosjektet har anbefalt fem tiltaksområder:
Rapportering tettere integrert i fastlegens journalsystem
Samskapingsarena for bedre samarbeid om behov og løsninger: Ved å etablere en ordning som verner fastlegen mot nye rapporteringsoppgaver kan man redusere potensiell fremtidig rapporteringsbyrde.
Nasjonal samordning av fastlegens rapporteringsoppgaver: Felles arena hvor de ulike aktørene kan belyse behov, forstå utfordringer og finne frem til gode og bærekraftige løsninger som sikrer brukervennlige rapporteringsløsninger.
Nasjonal prioritering av myndigheters behov inn mot EPJ: Ved å etablere prosesser for koordinering og prioritering av myndigheters behov og bestillinger, også tverrsektorielt vil gi større forutsigbarhet for leverandørene og økt gjennomføringskraft for digitalisering av helsesektoren.
Regelverk som understøtter effektiv rapportering: Smidig regelverk som følger den tekniske utviklingen, og som er i samsvar med helsepersonells faglige og funksjonelle behov. Det er særlig forskrifter til sentrale helseregistre som trekkes frem som utfordrende
Veien videre – forutsetninger for å lykkes
Det finnes midler til realisering av tiltak
Prosjektet får høy nok prioritering i nasjonal sammenheng
Prosjektet lykkes med å få nødvendige endringer i EPJ-systemene
Det blir i samarbeid med fastleger, kommuner og helseregistre identifisert egnede områder for utvikling og pilotering