Rammeverk for digital samhandling

Når bør du bruke rammeverket?

Rammeverket bør brukes når virksomheten skal lage en løsning som samhandler med andre gjennom innhenting og deling av data eller gjenbruk av løsninger. Denne veilederen skal hjelpe offentlige virksomheter med å definere, designe, utvikle og forvalte digitale tjenester for utveksling av data i offentlig sektor. Det er ikke en komplett «lærebok» i hvordan man skal arbeide med samhandlingsarkitektur, men snarere en introduksjon til viktige tema knyttet til samhandlingsevne i utviklingen av digitale løsninger.

Det mest sentrale i rammeverket for digital samhandling er inndelingen i juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk samhandlingsevne. Disse områdene er helt nødvendige å jobbe med for å få til samhandling på tvers av virksomheter. De fleste har erfart at det tekniske raskere lar seg løse, mens det juridiske oftest tar lenger tid. Det kan også være utfordrende å løse det organisatoriske ved samhandlingen, og ofte bruker vi begreper forskjellig eller data henger ikke sammen. Andre ganger er det ulikt lovverk som er årsaken.

Rammeverket er basert på European Interoperability Framework (EIF) sin lagmodell, og het i første versjon Norsk arkitekturrammeverk for samhandling.

Det offentlige skal samhandle mer

God samhandlingsevne er nødvendig for å nå virksomhetens mål om digitalisering og det offentliges mål om det samme. For å oppnå dette, er det viktig med god samhandlingsarkitektur som legger til rette for at virksomheter kan samhandle med og gjenbruke informasjon fra andre. Rammeverket for digital samhandling skal bidra til at det offentlige fremstår mer enhetlig. I digitaliseringen av offentlige tjenester må både fellesløsninger og data gjenbrukes i større grad enn i dag dersom informasjonsflyten mellom etater skal bedres og gjøre det enklere å samhandle på tvers av virksomheter og sektorer.

Juridisk samhandlingsevne

Hva er det?

Juridisk samhandling skal sikre at organisasjoner som arbeider under ulik lovgivning kan samhandle. For at organisasjoner på tvers i forvaltningen kan utvikle og bruke like tjenester og funksjonalitet så må det rettslige grunnlaget for samhandling mellom aktørene være på plass.

Når er dette viktig?

Det er viktig å jobbe med juridiske forhold så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

Hvordan?

For å fremme juridisk samhandling bør det gjennomføres en samhandlingssjekk. Dette innebærer en gjennomgang av eksisterende lovgivning for å oppdage samhandlingshindre. Deretter settes tiltak i gang for å løse utfordringene.

Organisatorisk samhandlingsevne

Hva er det?

Organisatorisk samhandling handler om hvordan samhandlende virksomheter tilpasser tjenestekjeder/forretningsprosesser, ansvar og forventninger for å oppnå felles mål og fordeler. Området dekker også forventninger til å gjøre tjenester tilgjengelige og brukerorienterte, samt hvilke samhandlingsmodeller og avtaler virksomhetene etablerer knyttet til felles forvaltning.

Når er dette viktig?

Det er viktig å begynne å gjøre organisatoriske avklaringer så tidlig som mulig i prosessen. Etter hvert blir det naturlig å gå mer i dybden.

Hvordan?

Dokumenter virksomhetenes forretningsprosesser på en avtalt måte, gjerne ved bruk av felles rammeverk og modelleringsteknikker, og bli enige om hvordan tjenestekjeder/prosesser tilpasses på tvers av virksomhetsgrenser. Sørg for at dokumentasjon av prosesser identifiserer aktører/roller, hendelser, tjenester og data.

Forholdet mellom tilbyder og konsument av tjenester må være klart definert. Det innebærer å dokumentere gjensidige forpliktelser knyttet til samhandling og å formalisere gjensidige avhengigheter knyttet til tjenester i form av intensjonsavtaler og tjenestenivåavtaler (Service Level Agreements, SLA)

Semantisk samhandlingsevne

Hva er det?

Semantisk samhandlingsevne har å gjøre med betydningsinnhold i dataelementer, relasjonen mellom dem og formatet informasjonen utveksles på. Det deles i syntaktisk og semantisk aspekt. Semantisk aspekt skal sikre dataenes betydningsinnhold og interne relasjon, som også innebærer begrepsavklaringer som sikrer at alle parter forstår kommunikasjonen. Syntaktisk aspekt refererer til eksakt format og struktur på data som utveksles.

Når er dette viktig?

Det er viktig å jobbe med semantiske forhold så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

Hvordan?

En strategi for informasjonsforvaltning bør utarbeides hos samhandlingsaktørene og koordineres på høyeste nivå. Eksempelvis bør det finnes avtaler om referansedata (taksonomier, vokabularer, kodelister etc). Delte datastrukturer/datamodeller er helt nødvendige for å oppnå samhandlingsevne.

Prioriter kontroll med metadata og masterdata. Bruk standarder og referansedatasett der formålstjenlig. Husk at sammenhengen data brukes og er skapt i også er viktig for å forstå og bruke data riktig.

Teknisk samhandlingsevne

Hva er det?

Teknisk samhandlingsevne sikrer at ulike systemer kan «snakke sammen». Dette krever teknisk standardisering, noe som i dag blant annet blir understøttet av forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. Området dekker forhold knyttet til applikasjon, data, teknologi og sikkerhet.

Når er dette viktig?

Det er viktig å få oversikt over tekniske forhold så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

Hvordan?

I arbeidet med teknisk samhandling utarbeides spesifikasjoner for grensesnitt, kommunikasjonstjenester, dataintegrasjon, datapresentasjon og sikre kommunikasjonsprotokoller og annen informasjonssikkerhet.

Mulige utfordringer til teknisk samhandling kan være knyttet til historiske applikasjoner og informasjonssystemer som ble bygget for å løse domenespesifikke og lokale problemer. I slike tilfeller kan IKT-løsninger være ressurskrevende å videreutvikle i et samhandlingsperspektiv.

Styring og forvaltning av sammenhengende tjenester

Styring og forvaltning av sammenhengende offentlige tjenester er det femte området, og løper på tvers av de andre samhandlingsområdene. Med styring og forvaltning mener vi her oppfølging av rammeverk, organisatoriske strukturer, roller og ansvar, retningslinjer, avtaler og annet som bidrar til samhandling på nasjonalt nivå.

Felles offentlige kataloger som Felles datakatalog og API-katalog og andre integrerte tjenester til forvaltningen er også del av dette området. I tillegg er informasjonssikkerhet og personvern viktige forutsetninger for å skape og opprettholde tillit til innbyggerne, næringslivet og resten av forvaltningen.

Det er viktig å komme i gang med avklaringer rundt styring og forvaltning så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

Nasjonale offentlige tjenester er et resultat av felles arbeid fra den som etablerer tjenesten, og de som benytter den. Det må derfor opprettes styringsrutiner knyttet til kvalitet, pålitelighet, langsiktighet og endringsdyktighet når man etablerer samarbeid knyttet til sammenhengende offentlige tjenester.

Viktige overordnede forhold knyttet til styring og forvaltning av samhandlingsarkitektur er:

• Politisk forankring. Bistand fra politisk hold er nødvendig for å skape endringsvilje for samhandling mellom nasjonale aktører. Effektivt samarbeid krever at alle interessenter deler visjonen knyttet til samhandling, og er enige om de konkrete resultatene arbeidet skal resultere i. Samhandling i offentlig sektor forutsetter at det gis tilstrekkelig prioritet til arbeidet fra politisk hold og at nok ressurser frigis til de ulike initiativene.
• Tilstrekkelig kompetanse. Manglende intern kompetanse kan være et hinder for arbeidet med samhandlingsløsninger. Arbeid med å utvikle egen evne innen området bør være del av hver sektor sin plan for kompetanseutvikling. Dette gjelder alle de ulike samhandlingsområdene (juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk samhandling).
• Bærekraftige komponenter. Bruken av samhandlingskomponenter må være forutsigbar. For den enkelte komponentbruker er det viktig at komponenten er tilgjengelig for løsninger på lang sikt.
• Samhandlingsavtaler. Offentlige etater som er involvert i bruk og/eller tilgjengeliggjøring av tjenester bør inngå formelle samhandlingsavtaler. På semantisk og teknisk nivå bør avtalene inneholde standarder og spesifikasjoner. På juridisk nivå bør det å inngå avtaler være obligatorisk. Samhandlingsavtaler gjelder spesielt i forhold til drift og forvalting (eks: Service Level Agreements, eskaleringsrutiner, supportrutiner).

Brukerne av de offentlige tjenestene – innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner eller offentlige etater – er viktige premissgivere og deltakere. De forventer alle at offentlige tjenester fremstår sammenhengende, brukerorienterte, og at informasjon som det offentlige allerede har gjenbrukes. Offentlige tjenester bør derfor designes og tilbys integrerbare, slik at de kan skape sammenheng med andre tjenester.

Tjenestekataloger, datakataloger, applikasjoner og datamodeller er til hjelp når løsninger som kan deles og gjenbrukes skal identifiseres.

Informasjonssikkerhet kan legge begrensninger på deling av data og tjenester.

Ønsker du mer veiledning?

Arkitekturprinsipper

De overordnede arkitekturprinsippene for digitalisering av offentlig sektor er spesielt innrettet for å bidra til god samhandling og økt samhandlingsevne i og med offentlig sektor. Prinsippene er obligatoriske for staten og anbefalte for kommunesektoren. Prinsippene og anbefalingene understøtter alle samhandlingslagene i Rammeverk for digital samhandling.

Hvordan lage sammenhengende tjenester

Veilederen for hvordan lage sammenhengende tjenester beskriver de tre fasene starte sammen, forme sammen og levere sammen. Denne veiledningen er utarbeidet basert på erfaringer med de syv utvalgte livshendelsene i Digitaliseringsstrategien.

Deling av data

Datadeling gir bedre tjenester for alle, men det er mye å huske på både for deg som har data å dele, og deg som gjerne vil ha fatt i data fra andre. Her har vi samlet verktøy og ressurser som skal hjelpe deg gjennom stegene i prosessen.

Informasjonsforvaltning

Informasjonsforvaltning er helt nødvendig for å få til samhandlingsevne. Veiledere som Orden i eget hus og Rammeverk for informasjonsforvaltning gir føringer, støtte og verktøy i arbeidet med informasjonsforvaltning.

Andre nyttige ressurser

Europeiske verktøy

På europeisk nivå har det blitt utviklet et rammeverk for samhandling, EIF, fra 2017, og en verktøykasse for arbeid med samhandlingsevne på tvers av landegrenser, EIF Toolbox, fra 2020.

Beskrive samhandlingsarkitektur

Samhandling setter krav til at vi kommuniserer på en måte som gjør at vi forstår hverandre og kan gjenbruke arkitekturelementer. Viktige hjelpemidler er felles begrepsapparat, felles beskrivelse av informasjonselementer og felles modelleringsspråk knyttet til arkitektur. Virksomheter som skal samhandle bør bli enige om å dokumentere på en slik måte at samhandlingsarkitekturen blir riktig og forstått hos samhandlingspartene. Det er anbefalt at arkitekturkomponenter som er viktige for samhandling, blir gjort tilgjengelig via et samhandlingsbibliotek.

Archimate og BPMN er modelleringsspråk (notasjon) som kan brukes. ArchiMate (architecture modeling language) brukes til å beskrive arkitektur og representerer en visuell måte å beskrive arkitekturobjekter med relasjoner i form av modeller. Språket og modellene kan brukes for å kommunisere, designe og vurdere arkitektur. BPMN (Business Process Model and Notation) anbefales for prosessbeskrivelser.

Rammeverket og metodikk for virksomhetsarkitektur

Denne veiledningen tar ikke spesielle hensyn til hvilke arbeidsmetodikk du benytter i arbeidet med digitalisering, og er like relevant om du jobber etter Prosjektveiviseren eller ikke, eller om du jobber med tjenestedesign eller virksomhetsarkitektur. Men vi har laget en kort beskrivelse av i hvilke faser i TOGAF ADM det er spesielt viktig å arbeide med de ulike samhandlingslagene.

Hvorfor rammeverket ble til

Norsk offentlig sektor har tradisjonelt tenkt og handlet som selvstendige enheter. Til tross for betydelige framskritt, møter det offentlige hindringer når det gjelder å utveksle informasjon og elektronisk samarbeid. Man møter blant annet på utfordringer knyttet til lovgivning, ulike arbeidsprosesser og teknologi.

OECD rapporterte i 2017 at Norge er langt nede på lista når det gjelder digitalisering på tvers av sektorene og mellom kommune og stat. I 2018 sa Riksrevisjonen i en rapport om digitalisering i staten at forbedringspotensialet for å samhandle på tvers av sektorer og departementsområder er stort, og at statlige virksomheter i for liten grad gjenbruker informasjon.

Å ha samhandlingsevne og det å få til samhandling er en forutsetning for å oppnå hovedprioriteringene i Digitaliseringsstrategien «Én digital offentlig sektor» (2019) og Digital agenda for Norge (Meld. St. 27, 2015-2016), som peker på at «effektiv digitalisering av offentlig sektor» er en viktig målsetning, og at stat, kommune og ulike sektorer bør dele og gjenbruke data og dessuten benytte fellesløsninger når de skal lage tjenester for å dekke ulike behov. Digitaliseringsstrategien fremhever (ev «Det fremheves også»..) at utviklingen av de offentlige tjenestene skal skje ut ifra brukerens perspektiv for å få til sammenhengende tjenester på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. At virksomhetene har evne til å samhandle er en forutsetning for å få til dette.

På europeisk nivå har man jobbet fram et felles rammeverk for interoperabilitet, samhandlingsevne, på tvers av landegrenser som heter European Interoperability Framework (EIF). Det skal fremme samhandling mellom medlemsstater i EU og det enkelte land.

Som følge av vedtatte politiske mål, og erkjennelsene som kom etter Digital Agenda i 2016 og OECD-rapporten i 2017, har Norge undertegnet Tallinn-erklæringen (6. oktober 2017) sammen med EU og andre EFTA-land. Erklæringen forplikter Norge til å implementere EIF gjennom egne nasjonale rammeverk. Første versjon av dette nasjonale rammeverket, et National Interoperability Framework (NIF), ble utarbeidet som et Skate-tiltak i 2018. Rammeverket har i dag navnet «Rammeverk for digital samhandling».