Kunnskapsoppsummering om krav og anbefalingar i offentleg forvaltning

Digdir gjennomfører for tida ei kartlegging av forskjellige krav og anbefalingar innan digitalisering i offentleg forvaltning. For å få betre kunnskap om korleis brukarane - tilsette i offentleg forvaltning som arbeider med digitalisering - opplever desse krava og anbefalingane, har vi gjennomført fleire brukarintervju og ei spørjeundersøking. I intervjua har vi hovudsakeleg snakka med representantar frå små og mellomstore verksemder, både i kommunal og statleg sektor. Spørjeundersøkinga fekk vi 322 svar på, jamt fordelt mellom tilsette i kommunal og statlege verksemder.

Her summerer vi dei viktigaste funna frå denne datainnsamlinga. I tillegg har vi lagt inn ein del interaktive framstillingar av data frå spørjeundersøkinga. Vi oppmodar til å klikke seg litt rundt for å sjå om nye, interessante vinklingar dukkar opp.

Vi legg òg ut resultata frå spørjeundersøkinga, lett redigert for å gjere dei anonyme, som ei Excel-fil. Vi ønskjer gjerne at dei blir brukt vidare – gitt at vi får kredittering for det.

Korleis står det til med kjennskap, bruk og nytte?

Vi har i spørjeundersøkinga mellom stilt spørsmål om kor godt respondentane kjenner til ressursar som digitaliseringssrundskrivet, forskrift om IT-standardar i offentleg forvaltning, referansekatalogen for IT-standardar og de overordna arkitekturprinsippa for digitalisering av offentleg sektor (side 1 i illustrasjonen over). Av desse er det digitaliseringsrundskrivet (side 2) som er best kjent: litt over halvparten svarar at de kjenner det godt eller svært godt. I andre enden er referansekatalogen: Her er det litt over halvparten som svarar at dei kjenner den dårleg eller svært dårleg.

Vi ser òg at ressursane er lite hyppig i bruk. Nokre brukar rundskrivet månadleg. Dette er særleg personar som jobbar i statleg sektor. Ein stor del av respondentane svarar at dei brukar ressursane sjeldnare enn årleg, eller at dei ikkje veit kor ofte dei brukar dei. Igjen er referansekatalogen den ressursen som i gjennomsnitt blir brukt sjeldnast.

Når det gjeld vurderingane av nytteverdien, kan vi først legge merke til at ein stor del svarar veit ikkje. Mellom dei som har vurdert nytten, er det igjen digitaliseringsrundskrivet som skårer høgast, fulgt av arkitekturprinsippa, forskrift om IT-standardar og referansekatalogen.

Det vi òg kan sjå er at kva respondentane svara om bruk og nytte heng tett saman med om dei kjenner til ressursane. Vi kan ta forskrifta som døme (side 3 i illustrasjonen over). Dersom vi ser på dei som har svara at dei kjenner forskrifta godt eller svært godt (klikk på søylene som viser 4 og 5 i illustrasjonen), ser vi korleis dette påverker svara om bruk og nytte: Dei brukar den oftare (delen som sa dei brukar den månadleg doblar seg), og synest den er meir nyttig (2 av 3 i denne gruppa svarte at den er nyttig eller litt nyttig).

Korleis framstille krav og anbefalingar på ein meir forståeleg måte?

Eitt av innspela vi fekk oftast i brukarintervjua var at dei ønskte at det var enklare å få oversikt over gjeldande krav innan digitalisering. Ein av informantane omtala det som ei «autoritativ oversikt», ein stad der ein kan vere sikker på at ein finn det som gjeld, og at når ein har vore gjennom det som ligg der, etterlever ein dei krava som gjeld.

Spørjeundersøkinga er svært tydeleg på at det er for vanskeleg å få oversikt over krav og anbefalingar slik situasjonen er no (side 1 i illustrasjonen over). Brukarintervjua har gitt oss ein del peikepinnar på kvifor det er slik. Det at krav og anbefalingar er spreidd på fleire kjelder, slik som forskrift om IT-standardar, digitaliseringsrundskrivet, overordna arkitekturprinsipp og referansekatalogen for IT-standardar, hjelper ikkje. Det er òg vanskeleg å få oversikt over kva som er krav, og kva som er anbefalingar.

Spørjeundersøkinga viser at det er tre kjelder som er klart mest brukt for å få oversikt over krav og anbefalingar: Digdir sine nettsider, digitaliseringsrundskrivet og nettsøk (side 2 i illustrasjonen). Rundskrivet er mest brukt blant dei som jobbar i statleg sektor, noko som ikkje er overraskande sidan krava der berre gjeld for statlege verksemder. Andre kjelder, som forskrift om IT-standardar, arkitekturprinsippa og referansekatalogen er mindre nytta. At referansekatalogen blir så lite brukt er overraskande, sidan formålet med den nettopp er å gi betre oversikt over obligatoriske og anbefalte standardar.

Det er tre bruksområde for krav og anbefalingar som skil seg ut (side 3): i samband med strategiarbeid, prosjekt (særleg i oppstartsfasen) og anskaffingar.

Når det gjeld kva kanalar ein ønskjer å få informasjon om nasjonale krav og anbefalingar (side 4), er det tydeleg at Digdir sine nettsider vil bli stadig like viktige framover. Det er òg verdt å merke seg at ein kanal som webinar skårar høgt, medan meir tradisjonelle former som konferansar og kurs er mindre etterspurde.

Når vi spør om korleis vi kan gjere for å lage ei meir brukarvenleg framstilling av krav og anbefalingar (side 5), er det to av svaralternativa som er mest populære: Om lag 80 prosent ønskjer at vi skal samle dei nasjonale krava til digitaliseringsarbeid, og om lag 65 prosent meiner det må bli tydelegare korleis ein følgjer krava.

Korleis er haldningane til styring og oppfølging?

Vi spurte i spørjeundersøkinga om dei var einige eller ueinige i denne påstanden: «Det stilles for mange krav i offentlig forvaltning». Jamt over verka respondentane å vere fornøgde med mengda krav nasjonale krav, og alternativet som fekk flest svar var det nøytrale verken einig eller ueinig (31 prosent). Samla sett hadde svara tyngdepunkt på ueinig-sida, altså at fleirtalet meiner det ikkje er for mange nasjonale krav. Det kjem òg fram at kommunal sektor er meir positive til omfanget av nasjonale krav enn statleg.

Dette blir òg reflektert i spørsmålet om det trengst obligatoriske standardar. Vel tre av fire svara at det bør vere obligatoriske standardar; 13 av 322 meinte det ikkje var behov for slike.

Mykje av dette er som forventa, og stadfester i stor grad inntrykket vi fekk gjennom brukarintervjua. Til dømes var det to kommunar som heilt uavhengig av kvarandre ytra ønskje om ein «digitaliseringsdiktator», som i nokre tilfelle kan skjære gjennom så ei unngår situasjonar der mange kommunar gjer dei same vurderingane kvar for seg.

I spørjeundersøkinga hadde vi òg med nokre spørsmål der vi ville finne ut om respondentane ønskjer tettare oppfølging av om krav innan digitalisering i offentleg forvaltning blir etterlevd. Dei skulle mellom anna seie om dei var einige eller ueinige i påstanden «Det burde være tettere oppfølging av om offentlige virksomheter følger kravene til digitalisering». Vel to av tre var anten heilt eller litt einig i denne påstanden, noko som indikerer at ein i det minste bør vurdere eit system for å følgje opp om krav i t.d. digitaliseringsrundskrivet eller forskrift om IT-standardar blir følgd.