Iverksetje godkjente tiltak

1. Utgangspunkt og bakgrunn

Denne aktiviteten startar når ein handteringsansvarleg har fått eit oppdrag frå ein avgjerdstakar. Bakgrunnen er at ein avgjerdstakar har godkjend ei liste over tiltak som skal gjennomførast eller etablerast.

2. Etablere handlingsplan

Handteringsansvarleg må først utforme ein handlingsplan for gjennomføring eller etablering av dei godkjende tiltaka. Tiltak som skal gjennomførast som eingangstiltak, er ofte naturlege aktivitetar som kan leggjast rett inn i handlingsplanen. Tiltak som skal etablerast for å fungere over tid, må ofte omformulerast til aktivitetar som skal utforme og etablere tiltaka. Det er desse utformings- og etableringsaktivitetane som då leggjast inn i handlingsplanen.

Aktivitetar som er store og omfattande, må i praksis kanskje organiserast som eigne prosjekt. Om dei då skal kallast aktivitetar eller prosjekt i handlingsplanen, må handteringsansvarleg sjølv avgjere.

2.1 Involvering i arbeidet

Ein handlingsplan må oftast utformast i dialog med dei som skal gjennomføre aktivitetane. Tiltakslista som avgjerdstakar har godkjend seier ofte noko om kven dette er. Om det ikkje er tilfelle må desse peikast ut som ein del av planlegginga her. Det kan i utgangspunktet vere både interne og eksterne tiltaksleverandørar samt personar i avgjerdstakar si eiga linje. I enkelte tilfelle kan handteringsansvarleg sjølv ta ansvaret for aktivitetar i handlingsplanen.

2.2 Innhaldet i handlingsplanen

Handlingsplanen bør som minimum innehalde

• oversikt over kva aktivitetar som skal gjennomførast
• kven som har ansvaret for at dei blir gjennomførte
• fristar for ferdigstilling

Det vil normalt også vere behov for ei synleg kopling mellom aktivitetane i handlingsplanen og dei godkjende tiltaka som er utgangspunktet for arbeidet. Ein enkel måte å løyse dette på er å leggje dei aktuelle tiltaksnumra frå den godkjende tiltakslista inn som ein kommentar til dei enkelte aktivitetane i handlingsplanen.

2.3 Fokus og gruppering i planen

Planlegginga bør i hovudsak følgje god praksis for prosjekt- og aktivitetsplanlegging generelt og leggje god vekt på tid, kost og forventa effekt av tiltaka. Tiltak retta inn mot handtering av dei største risikoane, tiltak med størst effekt og tiltak med stor kostnad og kompleksitet er mest viktig å ha god styring på.

Om det er svært mange likearta tiltak som skal utformast og etablerast, kan det vere føremålstenleg å gruppere arbeidet med desse i nokre færre aktivitetar i handlingsplanen. Ved behov for slik gruppering bør handteringsansvarleg, i samråd med dei aktuelle tiltaksleverandørane, vurdere kva gruppering som er føremålstenleg.

2.4 Handlingsplan i anskaffingar og systemutvikling

Om eitt eller fleire av tiltaka fører med seg ei ny anskaffing, må ein følgje regelverket for offentlege anskaffingar. I handlingsplanen vil tiltaket eller gruppa av tiltak då ofte bli eit anskaffingsprosjekt leia av ein intern person.

Om alle tiltaka er krav i ein anskaffings- eller systemutviklingsprosess, må handlingsplanen og det vidare avtale- og oppfølgingsarbeidet utformast og følgjast opp tilpassa den framgangsmåten som nyttast i desse prosessane.

3. Avtale gjennomføring

Handteringsansvarleg må som ein del av planlegginga gjere avtalar med dei som skal gjennomføre aktivitetane i handlingsplanen. Formalisering og detaljeringsnivå kan variere og bør tilpassast

• storleiken på risikoane og kor viktig tiltaket er
• omfang og kompleksitet på det som skal gjerast
• kven som skal vere ansvarleg
• korleis verksemda har organisert seg internt

3.1 Varierande behov for formalitet i avtalane

For gjennomføring eller etablering av enkle eller standardiserte tiltak internt i ei verksemd kan det ofte vere nok med ei kort oppdragsskildring med tidsfristar som partane i ein e-post uttrykkjer semje om. I dei heilt enklaste interne tilfella kan aksept av planen i seg sjølv vere «avtale nok».

Ved store risikoar eller meir komplekse eller omfattande tiltak bør det vurderast om det er behov for meir formelle avtalar, eller ei eiga prosjektetablering i samsvar med verksemda sine ordinære prosjektrutinar.

Aktuelt innhald i avtalar som krev formalisering, er

• skildring av kva som skal gjerast eller etablerast
• fristar for sluttleveranse og eventuelle milepålar
• korleis oppfølging av framdrifta skal skje
• eventuell kostnad og budsjettdekning
• ansvar og vilkår ved eventuell permanent drift og vedlikehald av tiltaka
• korleis avgjerdstakar skal involverast ved sentrale val i utforming eller innføring som kan få konsekvensar for risikoreduserande effekt, sideeffektar eller kostnad
• eventuelle krav til testing, måling eller evaluering av tiltaka både under gjennomføring eller etablering, ved ferdigstilling og i ein eventuell driftsfase

Konkretisering bør skje i dialog med dei som skal gjennomføre eller etablere tiltaka.

3.2 Bruk av eksterne tiltaksleverandørar

Om det skal brukast eksterne tiltaksleverandørar, bør oppdraget formaliserast i samsvar med eksisterande avtalar med dei eksterne leverandørane som verksemda nyttar.

Ved bruk av eksterne tiltaksleverandørar vil mange verksemder ha interne koordinatorar på verksemdsnivå for ulike tiltaksområde. Handteringsansvarleg, eller dei som får ansvaret for aktivitetar ut mot eksterne, må då samarbeide eller ha dialog med koordinatorane for verksemda.

4. Godkjenne handlingsplan og avtalar

Når handteringsansvarleg er ferdig med behandlingsplan og avtalar, må desse godkjennast av avgjerdstakar som har gjeve oppdraget, og eventuelle avgjerdstakarar hos tiltaksleverandørane. For at dette skal skje effektivt, bør både handteringsansvarleg og representantane frå tiltaksleverandørane ha gjennomført nødvendig løpande dialog med sine overordna undervegs.

Handlingsplanen med tilhøyrande avtalar for dei ulike aktivitetane bør sendast avgjerdstakar som vedlegg til eit kort notat. Både notat og godkjenning bør dokumenterast på ein føremålstenleg måte.

5. Følgje opp gjennomføring

Sjølve gjennomføringa av aktivitetane må deretter skje i samsvar med handlingsplanen og inngåtte avtalar. Handteringsansvarleg bør systematisk følgje opp framdrifta i samsvar med plan og avtalar. Nødvendig rapportering bør skje til avgjerdstakar i samsvar med gjevne føringar.

6. Handtere endringar undervegs

I nokre samanhengar kan ein bli nøydd til å gjere justeringar undervegs i høve til kva som var avtalt. Alle slike endringar av vesentleg karakter bør godkjennast av avgjerdstakar.

Før ein legg fram ei endringssak, bør handteringsansvarleg syte for ei klargjering av korleis endringa påverkar

• tiltaka og restrisikoane
• investerings- og driftskostnader
• sideeffektar

Handteringsansvarleg kan i slike situasjonar ha behov for ein dialog med sentrale aktørar både frå risikovurderinga, frå dei som kom med framlegg til handtering, og frå organisasjonen elles.

Handteringsansvarleg bør basert på dette leggje fram eit framlegg for avgjerdstakar om at justeringa skal aksepterast, eller at ein bør gjere delar av aktiviteten Foreslå handtering av risikoar på nytt.

7. Testing og evaluering

Etter kvart som aktivitetane i handlingsplanen blir ferdige, bør handteringsansvarleg sikre gjennomføring av eventuell sluttesting. Vedkomande må sjekke at det som var avtalt, er utført eller levert.

Handteringsansvarleg bør spesielt vere merksam på om det er samsvar mellom sluttresultatet og det som var forventa i tiltakslista rundt effekt av tiltaka og graden av sideeffektar.

Vesentlege avvik bør rapporterast til avgjerdstakar i samsvar med gjevne føringar. Generelt bør handteringsansvarleg som minimum lage eit kort notat til avgjerdstakar når heile handlingsplanen er gjennomført. Notatet bør kort oppsummere vesentlege avvik.