Hva skal vi egentlig med kommunikasjonsrådgivere?

Sjelden har behovet for informasjon og kommunikasjon vært større enn under de siste ukenes koronakrise. Helsemyndighetene har jobbet dag og natt i mange uker og har mottatt tusenvis av henvendelser fra media og andre. De fleste har nok lagt merke til at det i hovedsak er fagfolk, politikere og ledere som har vært i ilden i nyhetssendinger og debattprogrammer, fra tidlig morgen til seint på kveld. Hvis disse ikke hadde hatt kommunikasjonsfolk til å være førstelinje mot media, finne fram faktaopplysninger og avtale intervjuer og debattdeltagelse med mye mer, hadde de neppe klart å oppvise så imponerende grad av åpenhet og tilgjengelighet.

Forutsetning for tillit

Etter snart 20 år som kommunikasjonsrådgiver i staten, vet jeg likevel at presse-/mediearbeid bare er en liten flik av det kommunikasjonsmedarbeidere i staten jobber med. Kommunikasjonsfolk hos helsemyndighetene har garantert jobbet intenst med å opplyse befolkningen om godt smittevern. De siste dagene er jeg rimelig sikker på at de også har bidratt til at barnehager, frisører og fysioterapeuter har mottatt informasjon om hvordan de kan gjenåpne virksomhetene og samtidig gjøre risikoen for smittespredning så liten som mulig.

Derfor blir det anslagsvis 95 prosent feil når media og politikere framstiller kommunikasjonsmedarbeidere i staten som PR-rådgivere og spinndoktorer.

• Vil sparke PR-rådgivere ut av helseetatene: – Kan ikke forsvare at offentlig sektor eser ut (nrk.no)

De fleste av oss jobber med grunnforutsetningene for at det er så høy tillit mellom innbyggere, næringsliv og myndigheter her i landet – nemlig åpenhet, tilgang til forståelig og korrekt informasjon og medvirkning i utforming av politikk, ordninger og tjenester.

Statens kommunikasjonspolitikk

Den statlige kommunikasjonspolitikken, som kommunikasjonsfolk i hele staten har som rettesnor, har fem hovedprinsipper:

• Åpenhet – I sin kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig
• Medvirkning – Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester
• Nå alle – Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte
• Aktiv – Staten skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter
• Helhet – Statlig kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet

Klart språk og brukervennlighet

Lørdag 18. april kunne Skatteetaten åpne portalen kompensasjonsordning.no. På tre uker har Norge fått på plass en avansert søknadsløsning der et hardt rammet næringsliv kan søke om kompensasjon for å redde arbeidsplasser og foretak. Portalen har vært et offentlig–privat samarbeid mellom Skatteetaten, Finansdepartementet, Finans Norge, Bits AS, DNB og Digitaliseringsdirektoratet. Dyktige nettredaktører, tjenestedesignere, utviklere, kommunikasjonsfolk og en rekke andre fagfolk har jobbet døgnet rundt i tre uker, inkludert påsken, for å gjøre det enklest mulig for de næringsdrivende å forstå forutsetningene for å kunne søke om kompensasjon og oppgi korrekt informasjon til Skatteetaten. Det er et imponerende eksempel på digitalisering på tvers av sektorer – men et like godt eksempel på forståelig kommunikasjon og god brukskvalitet.

Kampen for det forståelige

Min tidligere, nå pensjonerte kollega, Tor Nygaard, pleier å si at klart språk fra forvaltningen er en evig kamp mellom det forståelige og det korrekte. Her har kommunikasjonsfolk tradisjonelt gått i krigen for det forståelige, mens juristene ofte har villet ha med alle forbeholdene, unntakene og paragrafhenvisningene slik at det vi skriver skal være hundre prosent korrekt. Kommunikasjonsfolkene må oversette fra «jussisk», som Tor også pleide å si.

Et resultat av en slik kontinuerlig kamp er sidene med regelverksinformasjon til næringslivet på sidene Starte og drive bedrift i Altinn. Arbeidet startet rundt årtusenskiftet som et samarbeid mellom Brønnøysundregistrene, Skatteetaten, Rikstrygdeverket (NAV), Arbeidstilsynet og Statistisk sentralbyrå. Målet har hele tiden vært at små og mellomstore bedrifter skal finne helhetlig og oppdatert informasjon om noe de lurer på skrevet på en forståelig måte.

For eksempel - hvis du som gründer skal ansette noen, skal du slippe å måtte lete deg fram til regelverksinformasjon der noe ligger hos NAV, noe annet hos Arbeidstilsynet, noe hos Skatteetaten og litt hos SSB. Det er det som er poenget med helhetsprinsippet. Men det krever altså at gode kommunikatører gjør jobben – i dette tilfellet flinke medarbeidere ved Bedriftsveiledning på Narvik-kontoret til Brønnøysundregistrene. Starte og drive-gjengen har de siste ukene selvsagt også samlet viktig informasjon for næringslivet i forbindelse med koronakrisen.

Store samfunnsøkonomiske gevinster

Digitaliseringsdirektoratet, KS (kommunesektorens organisasjon) og Språkrådet deler ansvaret for klarspråkarbeidet i det offentlige. Vi pleier å si at informasjon er skrevet i klarspråk dersom mottakerne finner det de trenger, forstår det de finner og kan bruke det til å gjøre det de skal. Klart språk og god kommunikasjon mellom innbyggerne og myndighetene fremmer demokratiet og rettsikkerheten. Det skaper tillit mellom myndigheter, næringsliv og innbyggere og sparer trolig samfunnet for milliardbeløp hvert år.

Jeg ønsker ikke å gå inn i noen polemikk med politikere om det bør kuttes stillinger i det offentlige. Politikere er i sin fulle rett til å mene hva de vil om det. Mitt anliggende er å fortelle om hva de aller fleste kommunikasjonsarbeiderne i staten brenner for og legger sjelen sin i hver eneste dag – og det er ikke å være spinndoktorer.

Innlegget er også publisert på Kommunikasjonsforeningens blogg PR Prat.